Wahlmöglichkeiten bei der Implementierung eines IWMS

Sobald Sie beschlossen haben, ein Computer Aided Facility Management System (CAFM) bzw. ein Integrated Workplace Management System (IWMS) zu implementieren, müssen Sie viele weitere Entscheidungen treffen. Der Implementierungsprozess besteht aus einer Aneinanderreihung von Auswahlmöglichkeiten: Welche Sprachen sollten Sie aktivieren? Bevorzugen Sie einen weltweit standardisierten Prozess oder lokale Varianten? Welche Key Performance Indikatoren (KPI) möchten Sie überwachen? Welche Detailprozesse möchten Sie unterstützen?

Die Vielzahl der Entscheidungen, die getroffen werden müssen, kann ziemlich überwältigend wirken. Auf der Grundlage von über fünfzehn Jahren Erfahrung mit internationalen IWMS-Implementierungen wagen wir zu behaupten, dass der Versuch, alle Entscheidungen am Anfang des Implementierungsprozesses zu treffen, nicht unbedingt immer zum Erfolg führt. Denn es ist einfach zu kompliziert, um alle Konsequenzen solcher Entscheidungen voraussehen zu können.

Deswegen empfehlen wir, einen „Projektzielfilter“ anzuwenden. Mit ihm können Sie Ihre Entscheidungen mit den Projektzielen vergleichen. Der Trick besteht darin, sich kontinuierlich dessen bewusst zu sein, dass die Projektziele von drei Hauptbestandteilen abgeleitet worden sind. Und diese Hauptbestandteile sollte man immer im Hinterkopf haben:

1. Der Business Case: das grundsätzliche „Warum“. Warum haben Sie sich dafür entschieden, ein IWMS zu implementieren?Warum gab es in der Organisation eine solche Nachfrage?
2. Die Fähigkeiten des IT Systems: Welche Funktionalitäten sind in dem von Ihnen ausgewählten IWMS verfügbar und anwendbar?
3. Die Organisationskultur und -struktur: Der dritte Aspekt wird oft übersehen, obwohl er den wichtigsten Bestandteil einer erfolgreichen Implementierung darstellt. Wie sieht die Kultur Ihrer Organisation aus, welche Organisationsstruktur dominiert? Welches Mandat haben die Projektverantwortlichen? Wie sieht das Projektfinanzierungsmodell aus? Wird die Nutzung des Systems zur Pflicht erklärt oder erfolgt sie auf freiwilliger Basis?

Diese Faktoren stellen die Grundlage für die Entscheidungsfindung im Hinblick auf die Einrichtung Ihrer IWMS-Lösung dar. Wenn man diese Ziele dem Projekt als allgemeinen Ausgangspunkt zugrundelegt, ist es nicht zwingend notwendig, dass alle Entscheidungen bis ins kleinste Detail vor Beginn der Implementierung getroffen sein müssen.

Beispiel: CAD-Integration

Ein klassisches Beispiel ist die CAD-Integration. Die CAD-Integration ist nichts anderes, als die Kombination grafischer CAD-Zeichnungen Ihrer Gebäude und Räume mit den in CAFM verwalteten Prozessdaten. Die zentrale Frage lautet: Sollen die CAD-Dateien in das CAFM integriert werden?

Diese Frage anhand des Projektzielfilters betrachtet:

• Der Business Case: CAD-Integration ist super (eine BIM-Integration ist sogar noch cooler), aber welches Ziel soll erreicht werden? Es könnte zum Beispiel um Berechnungen bezüglich der Raumverwaltung gehen. Oder um die Kalkulation von Mietzahlungen. Oder aber auch um die Unterstützung der Umzugsplaner.
• Die Fähigkeiten des IT Systems: Welche Optionen bietet das System bei der Wiedergabe, dem Drucken, der Berichterstattung und dem Verlinken unterschiedlicher CAD-Zeichnungen?
• Die Organisationskultur und -struktur: Das Erstellen und Ändern der CAD-Zeichnungen ist oft teuer, hier spielt also das Finanzierungsmodell eine Rolle. Hat jede Business Unit ein Budget für CAD-Zeichnungen oder wird ihre Finanzierung zentral vom Projekt aus bewilligt?

Die CAD-Integration ist visuell stark und steht deswegen oft oben auf der Wunschliste. Behalten Sie den Business Case im Auge, nicht nur bei der Erstellung, sondern auch bei der Pflege der CAD-Zeichnungen. Kosten versus Mehrwert (bei BIM ist das übrigens noch wichtiger).

Das ist nur ein Beispiel der zahlreichen Entscheidungen, die Sie während der Implementierung einer CAFM-Lösung treffen müssen.

Der Projektzielfilter - Zusammenfassung

Der Projektzielfilter hilft Ihnen beim Treffen von Entscheidungen. Wenn die Stakeholder des Projekts bezüglich des Business Case, der Kultur, des Mandats und der Finanzierungsstruktur an einem Strang ziehen, werden die Projektmanager und die Fachexperten im Stande sein, selbstständig zahlreiche Entwurfsentscheidungen zu treffen, die auch für die Sponsoren des Projekts verständlich sind und dann auch eher unterstützt werden.

Nur selten ist es möglich, jedes Detail der zu treffenden Entscheidungen bereits zu Beginn des Implementierungsprozesses vorauszusehen. Wenn dies als eine Tatsache anerkannt wird, anstelle es als unerwünschte Komplikation zu negieren, kann das Projektteam im Laufe des Prozesses Entscheidungen treffen.

Im Bereich der weltweiten IWMS-Implementierungen gibt es noch nicht so wahnsinnig viele Erfahrungswerte, aber es werden immer mehr: inzwischen gibt es sehr wohl Best Practices, bei denen ein großer Teil der Entscheidungen bereits für Sie getroffen worden ist. Anstelle bei Null anzufangen, können Sie diese nutzen und bei Bedarf entsprechend anpassen. Wir empfehlen Ihnen bei der IWMS-Implementierung nachdrücklich eine auf Best Practices basierte Vorgehensweise, denn nur so können Sie sich auf die organisationsspezifischen Entscheidungen konzentrieren.