Les universités ont du mal à gérer le flux de nouveaux étudiants, en partie dû au nombre insuffisant de salles de cours. C'est tout du moins ce que pensent les responsables de ces universités. Mais est-ce vraiment le cas ? ou est-ce simplement un problème lié à l’optimisation des espaces et des infrastructures ?
La pratique montre souvent qu'un gestionnaire ou propriétaire de patrimoine immobilier peut résoudre plusieurs problèmes grâce à l’optimisation des l'espaces.
1. Occupation inefficace des espaces
Comme d’autres organisations, les universités ont besoin de plus d'espace. Cependant dans de nombreux cas, elles ont assez de mètres carrés à leur disposition sans le savoir car ils ne sont pas exploités efficacement. L'Université technique d'Eindhoven, par exemple, n'utilisait jusqu'à récemment que 46 % de ses espaces de travail car soit ils n’étaient pas utilisés ou les salles de réunions étaient mail exploitées.
2. Dépenses inutiles des moyens d'exploitation
Lorsqu’ un bon gestionnaire ou propriétaire de patrimoine immobilier a une vision claire de l'occupation des espaces, il peut gérer et optimiser efficacement les espaces et immeubles à sa charge et prévoir s’il a besoin d’en acquérir ou de louer de nouveaux. Une meilleure exploitation des espaces disponibles équivaut à des économies considérables. De plus, la durabilité d'un bâtiment est mise en cause lorsque les espaces ne sont pas utilisés de manière optimales. Les lieux inoccupés requièrent également de l’entretien et des dépenses inutiles associées.
3. Amélioration de l'expérience des utilisateurs
L'expérience des utilisateurs est également améliorée par l’optimisation des espaces. Si l’on poursuit l'exemple des universités : lorsque les étudiants et les professeurs cherchent une salle libre et n’en trouvent pas, la frustration est inévitable. Sans parler des doubles réservations !
En fournissant, les bons outils au gestionnaire de patrimoine immobilier ou facility manager, il peut optimiser la durabilité du bâtiment et l'expérience de l'utilisateur, tout en évitant des investissements inutiles. Un tel outil peut être une simple application, comme celle qu'utilise l'Université technique d'Eindhoven. Grâce à cette application, les étudiants et les professeurs savent quelles sont les salles disponibles ; ils les réservent et les libèrent en fonction de leurs besoins. Le gestionnaire a ainsi une vision globale sur la gestion des espaces et voit si l'offre correspond à la demande des utilisateurs. Il peut également adapter le nettoyage en fonction de l'utilisation réelle.
La surveillance du taux d'occupation peut aussi être suivie par des capteurs. Ces capteurs mesurent en temps réel l'occupation d'un poste de travail ou d'une salle de réunion.
Quand ces mesures sont associées au planning de nettoyage ou à un système de climatisation, les données sont utilisées de manière stratégique pour optimiser les processus. Les organisations ont intérêt à investir dans cette technologie et le recueil des données, plutôt que d’investir sans fondement.