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Un panel d’experts aborde l’évolution du facility management et de la technologie pour créer une expérience réussie de retour au travail post-pandémie.1:03:12 - Anglais
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La situation difficile dans laquelle se trouvent les propriétaires d’immeubles commerciaux dans les grandes villes a récemment fait la une du New York Times : alors que la pandémie de COVID-19 ralentit, il semblerait que les entreprises qui sont passées du jour au lendemain en télétravail l’année dernière continuent sur cette lancée. À New York, le nombre d’espace de bureaux vacants n’a jamais été aussi élevé depuis ces dernières décennies, la valeur de marché a diminué de 25%, entraînant dans sa chute les recettes fiscales du marché immobilier, et l’empreinte écologique des grandes entreprises telles que JPMorgan Chase, Ford Motor, Salesforce, Target et bien d’autres diminue. Selon Jamie Dimon, PDG de la holding financière JPMorgan Chase, il se pourrait qu’en adoptant le travail hybride ou à distance, son entreprise, qui n’est autre que le plus grand employeur du secteur privé à New York, continue à n’avoir besoin de que 60 postes de travail pour 100 employés.
New York n’est pas un cas isolé, de nombreuses villes à travers le monde suivent la même tendance. D’après Local Data Company (LDC), cabinet de conseil britannique en données sur la vente au détail, les taux de vacance dans la City de Londres sont les plus élevés depuis ces cinq dernières années.
Le quartier financier, qui abrite à la fois la Bourse de Londres et la Banque d'Angleterre, a été durement touché par la crise : fin 2020, 255 postes étaient vacants en raison du télétravail. Si le risque financier est évident pour les propriétaires, les occupants, quant à eux, voient l’opportunité d’optimiser leurs portefeuilles immobiliers. Et lorsque l’on parle d’optimisation, quoi de mieux qu’une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail ?
En quoi un IWMS est-il si essentiel ?
Quiconque s’intéresse à la stratégie de portefeuille immobilier de son organisation doit d’abord adopter une vision globale des contrats de location actifs, dates d’échéance, options de modification ou de résiliation anticipée, etc. Les impôts, charges, frais d’entretien des parties communes et autres coûts d’exploitation intégrés représentent autant d’informations essentielles à prendre en compte, sans oublier les équipements et avantages en nature compris dans certaines locations. Un système solide de gestion des contrats de location pourrait mettre tous ces éléments à disposition à moindre coût par rapport à un IWMS, mais n’est pas suffisant pour obtenir une vue d’ensemble permettant de prendre des décisions importantes concernant le portefeuille.
Tous les coûts ne sont pas compris dans les contrats de location, et tous les contrats de location ne concernent pas l’immobilier. De nombreuses organisations utilisent des équipements qu’elles louent, par exemple, et qui sont gérés par les services plutôt que par l’entreprise, mais qui contribuent toutefois au coût total de l’organisation.
Quels sont les coûts d’exploitation hors contrat de location sur chacun de vos sites ? L’électricité et autres services (eau, gaz, etc.), le nettoyage, le remboursement du parking pour les employés et les autres dépenses devraient être suivis afin de faciliter le calcul du coût total.
La décision de conserver ou non un site ne dépend pas seulement des coûts afférents. Il s’agit d’une décision stratégique pour l’entreprise qui affectera ses opérations pour les années à venir.
Les biens immobiliers sont-ils utilisés à bon escient ? Sont-ils adaptés aux employés affectés au site ? Disposent-ils d’un nombre d’espaces suffisant, dont le type et la surface sont adaptés à leur utilisation ? Ce n’est pas en examinant les contrats de location que ces questions essentielles trouveront des réponses. Elles nécessitent un système de gestion des espaces et, dans la mesure du possible, des add-ons de type solution d’orientation.
Besoins en termes de santé et sécurité pour la gestion des espaces et modèles de travail hybride
À l’heure où les priorités en termes d’organisation des espaces délaissent la densification au profit de la santé et de la sécurité des employés, les entreprises ont besoin d’une vision des informations plus complexe afin de garantir que les environnements de travail soient favorables aux politiques et réglementations. S’il est peut-être encore tôt pour savoir si les mesures de distanciation sociale de 2020 persisteront sur le long terme, il n’en reste pas moins qu’elles sont la réalité d’aujourd’hui. L’amélioration des processus de nettoyage, la mise à disposition d’équipements tels que le gel hydroalcoolique et les lingettes désinfectantes, et d’autres changements similaires semblent voués à durer au moins à moyen terme. Le contrôle du taux d’occupation réel est également devenu une priorité, les organisations pouvant ainsi déterminer les activités potentiellement risquées auxquelles il faudrait remédier.
La tendance vers le travail hybride implique également le besoin constant de mesures concernant l’affectation des postes de travail, comme des systèmes de réservation adaptés. Les employés qui ne se rendent au bureau qu’une à deux fois par semaine n’ont pas forcément besoin de postes de travail permanents. En revanche, ils doivent pouvoir avoir la certitude qu’un bureau sera disponible à leur arrivée. Ils auront toujours besoin d’un espace de travail adapté à leurs tâches et à leurs interactions avec leurs collègues, mais aussi d’un minimum d’intimité dans leur travail, etc. En fonction de l’organisation et du site, ces réservations peuvent par exemple entraîner un nettoyage des espaces plus rigoureux la veille au soir.
Il est possible que la réorganisation de l’environnement de travail au profit de nouveaux types d’occupation modifie l’agencement des pièces, crée de nouveaux espaces de travail collaboratifs mais aussi individuels, et déplace les bureaux et effets personnels des employés. Par ailleurs, la gestion des équipements, lorsque les employés les conservent chez eux, constitue de nouveaux défis par rapport à la gestion sur site.
Un système unique centré sur l’environnement de travail
On pourrait affirmer, pour chacun de ces composants, que les systèmes dédiés peuvent faire le travail, et que les systèmes de Business Intelligence et les Data Lakes peuvent rassembler les informations pour un reporting global. Et cette affirmation serait exacte. Mais il existe un argument plus convaincant : un système unique centré sur l’environnement de travail, ou IWMS, peut éliminer le suivi des données en double et/ou incohérentes, garantir la visibilité des informations exactes au-delà des frontières de l’organisation, et rendre possibles les comparaisons à partir d’informations équivalentes. Cet argument n’est évidemment pas nouveau. En réalité, il s’agit d’une proposition de valeur fondamentale de l’IWMS depuis la création de ces solutions. Mais le besoin ne s’en est jamais autant fait sentir qu’aujourd’hui.