Notre monde change rapidement. Au rythme actuel des évolutions technologiques, le défi sera bientôt de savoir comment gérer au mieux le nombre croissant d'équipements, d'informations et de technologies disponibles. Centraliser toutes les informations pourrait être la solution et c'est là qu'une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de Travail (IWMS) peut aider.
Un IWMS est utilisé par les services en charge de l'immobilier et du Facility Management qui visent l'efficacité, la transparence, la flexibilité et la satisfaction client tout au long de leurs processus de gestion des installations. L'une des questions les plus fréquemment posées par les entreprises qui s'intéressent à l'IWMS de Planon est la suivante : « Comment le mettre en œuvre avec succès ? » Dans cet article, je partage avec vous quatre astuces pour optimiser l'implémentation de votre IWMS.
L'implémentation d'un IWMS est synonyme de processus de changement qui doit créer de la valeur pour l'entreprise. Sa portée va bien au-delà de la simple installation d'un système d'information. Le succès d'un tel projet de changement dépend, dans une large mesure, de sa préparation et d'un niveau approprié de mobilisation.
Même si le temps et l'argent sont importants, ils ne sont pas les seuls facteurs de réussite. La mise en œuvre réussie d'un IWMS conduit à des améliorations organisationnelles, ce qui implique des changements fondamentaux sous-jacents. Cette mise en œuvre prend généralement du temps car elle va au-delà de la simple implémentation d'un logiciel. En fait aucun des quatre piliers de l'organisation ne doit être négligé : structure, culture, personnes et systèmes. Ces quatre piliers de l'organisation interagissent et s'influencent mutuellement en permanence. Un changement au niveau d'un pilier nécessite aussitôt une attention pour les trois autres afin d’obtenir le juste équilibre.
Les entreprises internationales doivent relever de nombreux défis lorsqu'elles décident de mettre en œuvre un IWMS. Ces types de projets concernent plusieurs sites et plusieurs pays. La multiplicité des cultures, les particularités des législations et des pratiques commerciales locales seront donc autant de difficultés fondamentales.
Une bonne gestion de projet peut faire toute la différence. Assurez-vous que vous avez désigné un responsable ou une équipe responsable des budgets, des délais et de la maîtrise de la portée du projet. Les chefs de projet doivent identifier les parties prenantes les plus importantes. Celles-ci peuvent être des employés, la direction, des clients, des partenaires ou des utilisateurs finaux. En plus de définir qui sont ces parties prenantes, leurs besoins doivent être clarifiés. Et pour établir des priorités parmi ces besoins, il sera nécessaire de les classer par ordre d'importance.
Les avantages d'un IWMS sont substantiels en termes de transparence et réduction des coûts mais aussi d'efficacité des processus et de l'environnement de travail. Le succès d'un tel projet peut dépendre d'une bonne gestion du changement et la nomination d'un responsable du changement est donc une bonne décision. Le responsable du changement sera chargé de veiller à ce que suffisamment d'attention soit accordée à tous les facteurs influents et, par une communication efficace, à ce que toutes les parties se sentent impliquées et informées. En agissant ainsi, il est beaucoup plus probable que la Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de Travail soit pleinement adoptée et, en fin de compte, plus efficace.
Dans IWMS, le « I » qui correspond à « Intégré » est la promesse d'un apport de valeur ajoutée potentiellement élevée. Or il est parfois négligé. Ainsi, des implémentations d'IWMS réalisées de façon trop « cloisonnée », limitant le partage des données, peuvent générer de moindres avantages globaux.
Un exemple typique concerne la maintenance et la gestion du portefeuille immobilier. Parfois, les responsables de maintenance n'ont pas accès aux données des contrats de location. Cependant, ces contrats définissent souvent des obligations pour le bailleur d'effectuer certains travaux d'entretien sur le bâtiment. Lorsque ces obligations ne sont pas transmises avec précision aux responsables des actifs et de la maintenance, les organisations effectuent elles-mêmes cette maintenance (ou l'externalisent) et la paient donc effectivement deux fois. Pour résoudre ce problème, il suffit de rendre plus transparentes et accessibles aux utilisateurs le plus d'informations possible, au-delà de leur propre domaine ou service.
La Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de Travail de Planon combine des solutions logicielles innovantes avec des « bonnes pratiques » ayant fait leurs preuves et des services professionnels. Nos services professionnels incluent une méthodologie de mise en œuvre standard avec des services tels que la gestion de projet, la configuration et la mise au point. Pour en savoir plus, demandez une démo de notre solution.
