Rapports & Analyses
Le monde de l’entreprise s’articule aujourd’hui autour des données, c’est un constat sans appel. À tous les niveaux d’une organisation, la prise de décision doit désormais être étayée par les données : c’est la clé pour prouver votre valeur à vos dirigeants.
Bien sûr, les systèmes de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) sont idéaux pour générer des données et optimiser les processus, mais il n’y aucun intérêt à recueillir des données ou des « faits » si vous ne pouvez pas les expliquer efficacement ou en tirer des mesures concrètes. Toutes les données du monde vous seront inutiles, si vous ne disposez pas de données pertinentes. Il s’agit de celles qui auront des retombées sur le résultat final, que ce soit en démontrant l’efficacité d’un processus, en défendant les bons arbitrages budgétaires ou en réduisant les coûts.
Alors, comment recueillir ces « données pertinentes » et les communiquer à vos décisionnaires ? Voici quelques étapes me semblant essentielles dans cette tâche.
Commencez avec l’objectif final à l’esprit
Voici les objectifs que vous devriez vous fixer : collecter toutes les données nécessaires à la gestion de votre organisation, établir le contexte permettant de comprendre ce qu’elles signifient réellement, et montrer que les services de gestion immobilière et de facility management soutiennent les objectifs de l’entreprise dans son ensemble. À cette fin, quel type d’informations vous faut-il ? Sur quoi souhaitez-vous centrer votre rapport ? Comprendre les informations à votre disposition vous permettra de vous concentrer sur les processus nécessaires à leur collecte progressive.
Attention à ne pas vous laisser distraire : il ne sert à rien de créer un rapport uniquement parce que le logiciel que vous utilisez est capable de le faire. Ne perdez pas votre temps si les données en question ne sont pas réellement importantes et utiles pour vous. Je vous suggère plutôt de prendre le problème à l’envers : « quelle est la meilleure façon d’intégrer les informations dont j’ai besoin dans le système le plus simplement possible pour les utilisateurs finaux ? » Moins les utilisateurs finaux auront d’efforts à fournir, plus vos données seront pertinentes.
Arrêtez-vous un instant sur les données recueillies dans le cadre d’un demande d’intervention en particulier. Que demandez-vous au salarié qui soumet une requête ? Qu’attendez-vous du technicien sur le terrain ? Les formulaires et les interfaces sont-ils conçus pour une expérience utilisateur conviviale et efficace ? Vont-ils s’en lasser et se mettre à saisir des réponses « faciles » ou par défaut, qui n’auront pas d’intérêt pour la prise de décision de l’entreprise ? Est-il possible de collecter automatiquement certaines données à l’aide de capteurs, de GPS ou d’autres moyens ?
Pour une solution bien conçue, la clé est de prendre le temps d’envisager le processus depuis le point de vue de chaque intervenant, c’est ce qui garantira en fin de compte la qualité des données issues de votre système de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS). Il faut que les avantages pour les personnes concernées leur apparaissent clairement ; assurez-vous qu’elles comprennent pourquoi on leur demande d’accomplir certaines tâches ou de saisir certaines informations, pourquoi l’exactitude de ces données est capitale pour l’entreprise et en quoi leur saisie peut s’avérer précieuse sur le terrain. Les architectes de solutions peuvent concevoir des interfaces utilisateur, des processus automatisés et des processus opérationnels efficaces qui permettront de recueillir les données que les responsables souhaitent analyser.
Présentez vos données dans des rapports convaincants
Vous avez obtenu des données précises et vous vous êtes assuré(e) que vos indicateurs s’accordent avec les objectifs de l’entreprise ? Vous allez dans la bonne direction pour une prise de décision s’appuyant sur les données ! L’étape suivante consiste à extraire les données que vous souhaitez présenter dans un rapport clair et efficace. Mais quels éléments en feront un bon rapport ?
Comme point de départ, considérez qu’un bon rapport centré sur les données présente uniquement les données importantes, de manière claire et imagée. Utilisez la terminologie de votre organisation pour expliquer ce qui fait l’objet du rapport et faites en sorte de simplifier les graphiques ou tableaux individuels, en considérant chacun comme une composante de base. Plus important encore, les corrélations entre un graphique ou un diagramme et d’autres données qui y sont présentées doivent sauter aux yeux. Lorsque des personnes issues d’autres services examinent votre rapport, elles ne doivent pas avoir de difficulté à comprendre ce que décrivent les données ni les relations entre les différents champs de données. En bref, un bon rapport centré sur les données raconte une histoire, avec conviction et logique, afin de faire écho auprès du public visé.
Les logiciels Planon incluent des outils de reporting, et même des exemples de rapports et de tableaux de bord, pour faciliter ce processus :
- Pour les clients multidevises, Planon propose une vue d’ensemble pour mieux comprendre le risque associé aux taux de change ;
- Il est possible de suivre la consommation d’énergie liée au chauffage et à la climatisation, en corrélation avec les températures externes et/ou les indicateurs d’occupation, ce qui permet d’identifier les anomalies ;
- Vous pouvez créer des rapports sur les requêtes de maintenance, en fonction de l’efficacité par rapport aux accords de niveau de service, du volume de requêtes selon l’horaire ou le lieu, des heures-hommes des artisans, et d’autres indicateurs clés de performance en gestion de la maintenance ;
- Vous avez également la possibilité de calculer l’espace de travail net par personne et par service, les taux d’occupation et d’autres chiffres concernant l’utilisation de l’espace.
Avec la sortie récente de Planon Connect for Analytics, la possibilité d’exploiter vos données issues du système de gestion intégrée de l’environnement de travail de Planon, en les associant aux informations sur la gestion immobilière et le FM provenant d’autres sources, a été étendue à la Business Intelligence au service des entreprises.
Comprenez ce que vous estimez savoir
Le reporting sur les indicateurs clés de performance et autres indicateurs est essentiel aux opérations d’une entreprise, cependant de nombreux services de gestion immobilière et de FM souhaitent à présent aller plus loin et étudier les données plus en profondeur. Mais pour cela, il faut faire appel à l’Analytique.
Les space managers ont un intérêt évident pour les taux d’occupation, par exemple lorsqu’ils désirent comprendre comment les espaces de bureaux sont réellement utilisés. En regardant en surface, nous pouvons trouver des statistiques en fonction des services, ou des tendances en matière d’occupation, mais une entreprise qui s’appuie sur les données souhaitera une étude plus approfondie. Pourquoi existe-t-il une préférence particulière pour certaines salles et pourquoi d’autres ne sont-elles pas du tout utilisées ? Dans quelle mesure sommes-nous sûrs que nos « données » nous montrent la vérité ?
Du côté de la maintenance, les responsables savent le plus souvent très bien comment ils utilisent leur budget, mais ils peuvent éprouver des difficultés à obtenir des informations plus détaillées : concernant l’efficacité de leurs équipes ou encore les conséquences pour les principaux intervenants. L’Analytique peut les aider de deux manières : en leur montrant le « bruit » qui se superpose aux données (souvent le résultat de processus opérationnels inefficaces, que l’on peut cibler pour les améliorer) et en examinant leur aptitude à soutenir les objectifs de l’entreprise concernant l’environnement de travail, la clé d’une expérience positive pour les salariés.
Grâce à des processus opérationnels bien pensés, vous pouvez tirer des données d’excellente qualité de votre système de gestion intégrée de l’environnement de travail. L’Analytique vous offre l’opportunité de réellement comprendre ce que vous estimez savoir et de découvrir des éléments que vous ne soupçonniez même pas.
