De nos jours, tout nous semble devoir être numérique et connecté. Pourtant, de nombreux prestataires de services de Facility Management ont encore du mal à automatiser leurs opérations.
Pour de nombreux prestataires de services de Facility Management, adopter les nouvelles technologies et numériser leur activité n'est pas nouveau. Cependant, certains ont encore du mal à automatiser les opérations les plus complexes. Pour professionnaliser leurs processus, les prestaires doivent se poser trois questions clés :
- Quels services offrons-nous ?
- Qui sont nos clients ?
- Qui fait le travail ?
Les réponses à ces questions guideront les prestataires de services dans la définition des étapes à suivre pour numériser et automatiser les processus de maintenance. Elles montreront finalement la voie vers l’efficience et l’innovation, une réduction des coûts et une amélioration de la satisfaction client. Examinons de plus près chacune de ces trois questions.
Quels services offrons-nous ?
La plupart des prestataires ont défini une liste de services standards associés à des tarifs standards. Cependant, dans la pratique, elle peut varier considérablement. Offrez-vous des packages standards pour la maintenance réactive, la maintenance préventive, le nettoyage et d'autres services ? À quelle fréquence devez-vous combiner ces offres et donc finalement définir une tarification sur mesure ?
Qui sont nos clients ?
Lorsqu’il aborde un nouveau client, le prestataire doit souvent évaluer ses biens immobiliers en téléchargeant des maquettes numériques (BIM) et schémas CAO et rassembler toutes sortes d'informations sur lui. Mais ce client imposera également son propre package de services, ce qui pourra entraîner des exigences spécifiques. Au total, deux types d'informations client sont à prendre en compte :
- Les informations sur les installations du client : combien de bâtiments, d'espaces, d'actifs, de capteurs disponibles ? Dans quel état sont-ils ? Ces informations peuvent être rapprochées de vos meilleures pratiques et de vos offres génériques pour concevoir le programme de maintenance optimal.
- Les informations sur le contrat du client : quelles prestations sont inclues dans le contrat et qu'est-ce qu’il ne prévoit pas ? Définit-il des tarifs spécifiques pour les projets urgents ou les travaux non contractuels ? Quelles conditions (financières, de procédures...) avez-vous convenues avec le client ?
En intégrant tout cela, un système peut vous aider tout au long de vos processus. Par exemple, il vous préviendra, selon le type de service, si vous devez faire une proposition avant de commencer des travaux, si les coûts attendus sont supérieurs à un certain seuil, voire si la prestation est prévue dans le contrat existant. Il peut également vous aider à calculer un tarif pour différents types de prestation, en prenant en compte la durée d’un déplacement ou une exécution en dehors des heures de travail. Cela vous aidera à facturer automatiquement, pour chaque prestation effectuée, le montant correct sur la base des tarifs convenus.
Quelles sont les ressources ?
Enfin, vous devez aussi parfaitement maîtriser qui effectue la mission pour laquelle vous êtes engagé. Pour fournir vos services, vous devez vous appuyer en effet sur un équilibre délicat entre vos propres employés et vos sous-traitants.
- Vos propres employés : assurer un suivi de sa base d'employés, notamment de leur disponibilité et de leurs compétences, est parfois complexe pour les prestataires. Le faire efficacement implique de tout connaître sur leurs qualifications et leur expérience, de savoir qui est encore en formation et qui est expert, quels sont leurs horaires de travail et quand sont leurs congés.
- Vos sous-traitants : Compte tenu des multiples formes de partenariats possibles, la gestion des sous-traitants peut s’avérer tout aussi complexe que la gestion de ses propres employés. Il s’agit de parfaitement connaître leurs tarifs, leur disponibilité, leurs temps de réponse et leurs spécialités.
En alimentant un outil de planification des ressources avec toutes ces informations, vous pourrez compter sur son intelligence artificielle pour affecter automatiquement les employés et sous-traitants en fonction de leurs compétences et disponibilités, des itinéraires et des tarifs contractuels.
Réunir tous ses atouts
C’est ainsi qu’apparaissent tous les avantages d'une plateforme logicielle rassemblant toutes ces informations et centralisant les relations et les contrats qui vous lient avec vos clients. Elle peut vous aider à numériser et à moderniser vos tâches de maintenance en automatisant la création des offres, l'affectation des travaux et les processus de facturation.
Planon Universe for Service Providers comprend aussi des workflows conformes aux meilleures pratiques pour la gestion de la maintenance et d'autres processus. Mais l’innovation véritable et l’automatisation résulteront du fait que toutes les informations sont réunies dans cette plateforme logicielle intégrée. Sur cette base, chaque prestataire peut déployer avec succès ses propres processus métier propriétaires.