22 oktober 2020

Drie belangrijke vragen over slimme workflow automatisering voor facility management service providers

Vandaag de dag verwachten we dat alles digitaal en verbonden is. De werkelijkheid is echter weerbarstiger; zo ondervinden veel facilitaire service providers moeite bij het digitaliseren van hun activiteiten. 

Live webinar - Bedrijfsdoelstellingen en klantverwachtingen

Op 17 november 2020 hosten Planon en Verdantix samen een webinar voor facilitaire service providers over de impact van data en technologie op het realiseren van bedrijfsdoelstellingen en het tegelijkertijd voldoen aan de verwachtingen van klanten.

Registreer voor deze webinar

Veel facilitaire service providers hebben ervaring met de implementatie van technologie en de digitalisering van hun bedrijfsvoering. Sommige organisaties hebben echter moeite met het automatiseren van complexere bedrijfsactiviteiten. Wanneer facilitaire service providers bijvoorbeeld hun onderhoudsbeheer willen digitaliseren, moeten ze zichzelf drie belangrijke vragen stellen.

  1. Wat willen we aanbieden?
  2. Wie zijn onze klanten?
  3. Wie doet welk werk?

De antwoorden op deze vragen helpen bij het definiëren van de stappen richting een geautomatiseerd onderhoudsproces. Dit leidt uiteindelijk tot meer efficiëntie, kostenbesparingen, meer tevreden klanten en een boost voor het innoverend vermogen. Laten we elk van deze drie vragen eens nader onderzoeken.

Wat willen we aanbieden?

De meeste facilitaire service providers hebben een standaardaanbod met standaardprijzen. In de praktijk wordt hier echter vaak van afgeweken. Biedt u standaardpakketten voor reactief onderhoud, gepland onderhoud, schoonmaak en andere diensten? En moet u deze pakketten vaak combineren en een offerte op maat bieden?

Wanneer details over al deze diensten in een centraal systeem worden opgeslagen, kunt u veel eenvoudiger voorstellen maken, klantprojecten benchmarken, de efficiëntie van uw dienstverlening bevorderen en transparantie bieden aan uw klanten.

Wie zijn onze klanten?

Het onboarden van een nieuwe klant begint voor service providers vaak met het beoordelen van de staat van het vastgoed, het uploaden van BIM- en CAD-tekeningen en het verzamelen van allerlei andere relevante informatie over de klant. Maar de klant krijgt ook een uniek contract, eventueel met specifieke vereisten. Daarom zijn er twee verschillende soorten klantinformatie waarmee rekening moet worden gehouden:

  1. Informatie over klantfaciliteiten: hoeveel gebouwen, ruimten, assets en beschikbare sensoren heeft uw klant? En in welke staat verkeren ze? Deze informatie kan vervolgens worden gecombineerd met uw best practices en algemene dienstenaanbod om het optimale onderhoudsregime te creëren.
  2. Informatie over klantcontracten: Wat is inbegrepen in het contract en wat niet? Zijn er speciale tarieven voor spoedprojecten of werkzaamheden buiten het contract om? Wat zijn de voorwaarden (zowel financieel als procedureel) die u met de klant bent overeengekomen?

Door hiermee rekening te houden kan een IT-systeem u gedurende de volledige customer lifecycle op diverse manieren ondersteunen, bijvoorbeeld bij het bepalen of u al dan niet een voorstel moet doen vóór aanvang van de werkzaamheden, afhankelijk van het soort werk, of de verwachte kosten hoger zijn dan een bepaalde drempelwaarde en of ze zijn opgenomen in het bestaande contract. Het kan ook helpen bij de berekening van het tarief voor verschillende soorten werk, de reisduur of werkzaamheden buiten werktijd. Zo kunt u automatisch het juiste bedrag voor uitgevoerde werkzaamheden factureren op basis van afgesproken tarieven.

Wie doet welk werk?

Ten slotte moet u ook volledig inzicht hebben in wie contractueel welk werk verricht. Service providers zijn afhankelijk van een delicaat evenwicht tussen hun eigen medewerkers en onderaannemers om deze diensten te verlenen.

  1. Uw eigen medewerkers: Voor veel facilitaire service providers kan het bijhouden van het personeelsbestand, inclusief beschikbaarheid en vaardigheden, een uitdaging zijn. U kunt deze derde vraag alleen effectief beantwoorden als u weet welke ervaring en certificeringen uw arbeidskrachten hebben, wie nog in opleiding is, wie welke expertise heeft, voor welke werktijden mensen beschikbaar zijn en wanneer ze op vakantie zijn.
  2. Onderaannemers: Vanwege de verscheidenheid aan samenwerkingen die bestaan, kan het beheer van onderaannemers net zo ingewikkeld zijn als het beheer van uw eigen medewerkers. U wilt de tarieven, beschikbaarheid, reactietijden en specialisaties van uw onderaannemers vastleggen.

Door deze informatie in te voeren in een tool voor resourceplanning, aangestuurd door kunstmatige intelligentie, kunnen medewerkers en onderaannemers automatisch worden toegewezen op basis van vaardigheden, beschikbaarheid, route en contracttarieven.

Het hele plaatje

De aanschaf van één softwareplatform dat al deze informatie bevat is zeker het overwegen waard. Een softwareplatform waarin alle relaties en contracten met klanten centraal zijn vastgelegd. Door de processen voor het opstellen van offertes, het toewijzen van werk en facturatie te automatiseren kunt u uw onderhoudswerkzaamheden verder digitaliseren wat uiteindelijk leidt tot meer efficiëntie, kostenbesparingen en bovenal meer tevreden klanten

Planon Universe voor Service Providers omvat best practice-workflows voor onderhoudsbeheer en andere processen. Maar echte innovatie en digitalisering zijn alleen mogelijk als alle basisgegevens beschikbaar zijn in één geïntegreerd softwareplatform.

Martijn Dam