Campus-Management ist mehr als nur die Instandhaltung von Gebäuden. Es ist ein multidisziplinärer Ansatz, der Einrichtungen, Technologie, Nachhaltigkeit und Nutzeranforderungen auf einem modernen Hochschulcampus aufeinander abstimmt. Von Smart Campus-Technologien bis hin zu Grüner Campus-Strategien – Bildungseinrichtungen überdenken die Funktionsweisen ihrer Hochschulumgebungen.
Was ist eine Campus-Management-Lösung?
Campus-Management, manchmal auch als Campus Facility Management bezeichnet, hat zum Ziel, die vielfältigen Anforderungen der Stakeholder einer Bildungseinrichtung zu erfüllen – von Studierenden und Mitarbeitern bis hin zu Besuchern und der lokalen Gemeinschaft. Diese Anforderungen betreffen sowohl auf die physische Ausstattung des Campus (Seminarräume, Wohnheime, Sportzentren usw.) als auch auf digitale Gebäudetechnologien (Hochgeschwindigkeits-WiFi, Sicherheit, Cloud-Systeme).
Hochschuleinrichtungen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Fachbereichen integrieren zu müssen: IT, Sicherheit, Immobilien, Instandhaltung, Catering, Außenanlagen und mehr. Eine Campus-Management-Lösung ist eine integrierte Plattform, die diese digitalen und physischen Elemente miteinander verbindet. Sie zentralisiert verschiedene Funktionen wie das Management von Campus-Einrichtungen und Gebäuden und , Raumplanung und das Management von Serviceanfragen, um Abläufe zu optimieren und sicherzustellen, dass Ressourcen effektiv genutzt werden, um die Ziele der Institution optimal zu unterstützen.
Die Bedeutung des Facility Managements für Hochschulen
Hochschulen verfügen über zahlreiche Einrichtungen, die zu unterschiedlichen Zeiten von verschiedenen Stakeholdern nachgefragt werden. Facility Management-Software für Hochschulen hilft dabei, den Bedarf zu steuern, auszugleichen und angemessen darauf zu reagieren. Hier sind einige der wichtigsten Aspekte des Managements von Universitätseinrichtungen:
Anlagen- und Instandhaltungsmanagement in Hochschulen
Campusgelände können sich über eine Vielzahl Hektare erstrecken, mit einer Mischung aus modernen und historischen Gebäude. Dies macht die Nachverfolgung der Anlagen unerlässlich. Die Überwachung des Inventars, die Nachverfolgung der Ausrüstung, die Verwaltung von Instandhaltungsplänen und der Austausch veralteter Anlagen sind nötig, um einen reibungslosen Betrieb und hohe Bildungsstandards zu gewährleisten.
Flächen- und Arbeitsplatzmanagement an Hochschulen
Da viele Personen die Einrichtungen zu unterschiedlichen Zeiten beanspruchen, ist ein Echtzeit-Überblick über Raumbelegung und -nutzung ein entscheidender Bestandteil des campusspezifischen Arbeitsplatzmanagements. Welche Seminarräume, Hörsäle, Labore und Büros werden wann genutzt? Das Flächenmanagement für Universitäten umfasst auch Aspekte wie Grundrisse sowie Indoor- und Outdoor-Wegweiser bzw. digitale Leitsysteme.
Der Campus ist ein Hotspot für Veranstaltungen. Besuchermanagement- und Campus-Management-Software können zudem die Planung, Koordination und Organisation von Veranstaltungen überwachen.
Immobilienmanagement für Hochschulen
Das Campus-Immobilienmanagement umfasst alles von Studentenwohnungen bis hin zu Verwaltungsgebäuden. Die Verwaltung von Mietverträgen, die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Instandhaltung der funktionalen Infrastruktur verschiedener Immobilientypen sind grundlegend für die langfristige Funktionsfähigkeit eines Campus. Verträge müssen den lokalen Vorschriften und dem Immobilienrecht entsprechen. Das Management von Campus-Einrichtungen umfasst auch Service Level Agreements (SLAs) für akademische, Forschungs- und Verwaltungsräume.
Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement in Hochschulen
Universitäten legen zunehmend Wert auf nachhaltige Campus-Initiativen, von Energieeinsparungen bis hin zu CO₂-Neutralitätszielen. Facility Teams müssen Abfall, Wasser- und Energieverbrauch überwachen und Technologien einsetzen, die eine effiziente Gebäudeperformance ermöglichen.
Mithilfe einer Facility Management-Software für Hochschulen können die Einrichtungen den Fortschritt genau dokumentieren und kontinuierlich Verbesserungen vorantreiben. Zum Beispiel können räumliche Analysen Entscheidungen über eine nachhaltige Verkehrsplanung unterstützen, während Belegungsdaten zur Optimierung des Energieverbrauchs genutzt werden können.
Die Herausforderungen beim Management von Campus-Einrichtungen meistern
Facility Manager an Hochschulen stehen vor besonderen Herausforderungen, da sie für eine Vielzahl unterschiedlicher Umgebungen zuständig sind: vielfältige Instandhaltungsanforderungen, komplexe Betriebsabläufe, Budgetbeschränkungen, nicht vernetzte Technologien und zahlreiche verschiedene Stakeholder innerhalb der Universität.
Die Erwartungen der Studierenden ändern sich ebenfalls. Sie wünschen sich heutzutage vermehrt Online-Angebote und flexible Stundenpläne, die den Bedürfnissen unterschiedlicher Altersgruppen gerecht werden müssen.
Jedes Gebäude auf dem Campus kann unterschiedlichen Vorschriften, finanziellen Berichtspflichten, Sicherheitsstandards, Energieanforderungen und Instandhaltungsstrategien unterliegen. Die Koordination von Ressourcen in so vielfältigen Bereichen stellt eine logistische Herausforderung dar.
Auch die Nutzung verschiedener Einrichtungen auf dem Campusgelände variiert im Laufe der Zeit. Studierende, Wissenschaftler, Besucher und Instandhaltungspersonal bewegen sich ständig zwischen und innerhalb der Gebäude hin und her, wodurch die Komplexität zusätzlich erhöht wird.
Einige der visuell ansprechendsten Hochschulen sind solche mit langer Tradition, die jedoch oft mit alternder Infrastruktur einhergeht. Veraltete Einrichtungen können erhebliche Instandhaltungsprobleme (u. a. Sanitär-, Heizungs- und Lüftungsanlagen) und Energieineffizienzen mit sich bringen. Darüber hinaus wird das Hochschulgelände oft rund um die Uhr genutzt. Instandhaltungsarbeiten müssen schnell und mit minimalen Ausfallzeiten oder Unterbrechungen durchgeführt werden. Smart-Campus-Technologie wie Vorbeugende Instandhaltung, Echtzeit-Überwachung und intelligente Warnmeldungen tragen dazu bei, Störungen auf ein Minimum zu reduzieren, selbst in Gebäuden, die ständig genutzt werden.
Lehre, Forschung, studentische Dienstleistungen und Instandhaltung der Einrichtungen bedeuten, dass Universitäten bei der Mittelvergabe viele konkurrierende Prioritäten abwägen müssen. Die Instandhaltung der Einrichtungen ist zwar wichtig, wird aber oft weniger beachtet und aufgeschoben, bis Probleme kritisch werden. Diese Vernachlässigung kann jedoch zu schwerwiegenderen Störungen führen, die den Lehr- und Forschungsbetrieb unterbrechen und sich negativ auf Mitarbeiter und Studierende auswirken.
Das Finanzmanagement im Hochschulbereich ist aufgrund der Schwankungen bei der Finanzierung und den Einnahmen aus Studiengebühren an sich schon eine Herausforderung. Zudem sehen sich viele Einrichtungen mit Kürzungen der staatlichen Finanzierung und öffentlicher Zuschüsse konfrontiert, während sie gleichzeitig unter Druck stehen, in die Infrastruktur zu investieren und die Gehälter der Lehrkräfte zu erhöhen.
Universitäten gelten als Zentren der Innovation, die durch Spitzentechnologie, Gründerzentren und Partnerschaften mit der Wirtschaft geprägt sind. Dies weckt natürlich die Erwartung, dass ihre physische Umgebung denselben zukunftsorientierten Ansatz widerspiegelt. Um diese Erwartungen zu erfüllen, müssen Datenmanagementsysteme integriert werden.
Hier kommt der "Smart Campus“ ins Spiel. Gartner, Inc.: "Ein Smart Campus ist eine physische oder digitale Umgebung, in der Menschen und technologiegestützte Systeme in zunehmend offenen, vernetzten, koordinierten und intelligenten Ökosystemen interagieren.“
Smart-Campus-Technologien umfassen u. a.:
- IoT-Sensoren – für Systemvernetzung in Echtzeit, um reaktionsfähige Umgebungen zu ermöglichen (z. B. automatische Anpassung von Beleuchtung oder HLK je nach Belegung)
- KI (Künstliche Intelligenz) – für vorausschauende Belegungs- und Sicherheitsüberwachung
- BIM (Building Information Modelling) zur Visualisierung und verbesserten Entscheidungsfindung bei Planung und Bau von Campus-Anlagen
- CAD – zur Erstellung detaillierter digitaler Infrastrukturpläne, die die Aktualisierung von Einrichtungen erleichtern und Reparaturzeiten minimieren
- Fortschrittliche Datenanalyse – zur Vorhersage des künftigen Bedarfs auf dem Campus
Stakeholder an Hochschulen sind nicht isoliert: Effektives Campus-Management fördert die Zusammenarbeit und Einbindung sowohl zwischen als auch innerhalb der Betroffenen: von Gebäudenutzern wie Mitarbeitern, Studierenden und Mitgliedern der lokalen Gemeinschaft bis hin zur Fakultätsleitung. Kommunikation und Informationsaustausch über klare Software-Systeme für Serviceanfragen, Warnmeldungen und Statusverfolgung schaffen Transparenz und Vertrauen und fördern die allgemeine Sicherheit.
Der Wert eines integrierten Campus-Management-Systems
Universitäten, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, nutzen integrierte Campus-Management-Software, die ihnen hilft, die oben genannten Herausforderungen vorherzusehen und zu bewältigen.
Vorteile einer Campus-Management-Lösung
Mehr Effizienz, Transparenz und Flexibilität
Die Integration von IoT-Geräten in das Smart Building Management ermöglicht es Facility Managern, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen, insbesondere in Bezug auf Raumzuweisung, Instandhaltungszyklen, Gebäudeinspektionen und HLK. All diese Verbesserungen führen zu Kosteneinsparungen – sowohl beim Ressourcenverbrauch als auch beim Zeitaufwand des Personals.
Verbesserte Einbindung von Studierenden und Mitarbeitern
Ein zentralisiertes Facility Management ist besser vernetzt und effizienter. Modernisierte Systeme für eine optimierte Raumnutzung, digitale Wegweiser, Serviceanfragen und Gerätevernetzung sorgen für einen reibungsloseren Alltag am Campus. Die daraus resultierende höhere Zufriedenheit der Studierenden und Mitarbeiter fördert die aktive Einbindung und schafft positive Feedback-Schleifen.
Verbesserte Nachhaltigkeits-maßnahmen und Erkenntnisse
Mit einer Campus-Management-Software lassen sich Maßnahmen für eine nachhaltigere Hochschule oder einen grüneren Campus deutlich leichter umsetzen. Durch die Konsolidierung von Daten über Energieverbrauch, Wasserverbrauch, Abfallaufkommen und sonstige Ressourcennutzung lassen sich Muster und Ineffizienzen erkennen und beseitigen. Die räumliche Kartierung unterstützt die Förderung nachhaltiger Transportmöglichkeiten und eine effiziente Raumzuweisung.
Diese Lösungen können schnell Erkenntnisse zu Nachhaltigkeitskennzahlen liefern, wodurch Einrichtungen über ihren Fortschritt berichten und neue Ziele festlegen können. Schließlich können integrierte Plattformen das Engagement für Nachhaltigkeitsinitiativen fördern.
Business Case für eine Campus-Management-Lösung
Bevor Sie sich für eine Campus-Management-Softwarelösung entscheiden, empfehlen wir Ihnen, einen Business Case zu erstellen. Dabei sollten die internen und externen Kosten sowie die monetären und nicht-monetären Vorteile berücksichtigt werden (z. B. Verringerung der Kosten für Prozesse, Immobilienmanagement, Dienstleistungen und Instandhaltung sowie verbesserte Zufriedenheit von Studierenden und Mitarbeitern).
Weitere zu berücksichtigende Kosten von Campus-Management-Lösungen
In vielen Fällen machen die Softwarekosten nur einen geringen Teil der Gesamtinvestition aus. Datenerfassung, Änderungsmanagement, interne Kosten, IT-Infrastruktur und Projektmanagement sind allesamt notwendige Prozesse. Anpassung und Integration können sich je nach Anbieter und Lösung stark auf die Gesamtbetriebskosten (TCO) auswirken.
Bereitstellungs- und Supportphasen sollten ebenfalls als Teil des Business Case berücksichtigt werden. Ihr Team sollte in der Lage sein, Fragen zum Anwendungsmanagement und zur Bereitstellung zu beantworten. Integrierte Campus-Management-Lösungen werden häufig als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt, um die Gesamtbetriebskosten zu senken, die Einführungszeit zu verkürzen und die Integration und Skalierbarkeit zu verbessern.
Planon Campus Management Solution
Bei Planon setzen wir darauf, Hochschulen zu befähigen, ihre Campus-Umgebungen effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Die Planon Campus Management Solution unterstützt Sie dabei, die bestmögliche Umgebung zum Studieren, Leben und Arbeiten zu schaffen. Unterstützt durch unsere marktführende Smart Building Management Software, setzen wir auf eine offene Plattform, die sich nahtlos mit Datenquellen von Drittanbietern verknüpfen lässt.
Das King's College London, eine der ältesten Universitäten Englands, konnte mithilfe von Planon seinen Instandhaltungsrückstand um die Hälfte reduzieren. Dies ist ein typisches Beispiel dafür, wie eine integrierte Campus-Management-Lösung Prozesse, Daten und Technologien in einer Plattform zentralisiert und damit erhebliche Verbesserungen ermöglicht.
Jetzt den nächsten Schritt machen
Unser oberstes Ziel ist es, Hochschulen und Universitäten dabei zu unterstützen, ihre Campus-Strategie zu optimieren – durch mehr Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Zufriedenheit aller Stakeholder. Wenn dies Ihren Geschäftszielen entspricht, informieren Sie sich über unsere Campus Management Solution oder kontaktieren Sie uns, um weitere Informationen zu erhalten.
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