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07. März 2019

Welchen Wert könnte ein IWMS für Ihre Organisation bringen?

Immobilien- und Facility-Manager sind oft auf der Suche nach innovativen Lösungen zur Optimierung ihres Geschäftsbetriebs.

Webinar - Was, Warum und ROI eines IWMS

Planon veranstaltete zusammen mit Susan Clarke, Principal Analyst bei Verdantix ein Webinar, das praktische Tipps zur Berechnung des potenziellen ROI einer IWMS-Implementierung liefert.

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Im Bereich der Immobilien und Anlagen ist ein Integrated Workplace Management System (IWMS, in Duetschland auch als Computer Aided Facility Management – CAFM - bezeichnet) eine herausragende Lösung. Es hat viele Vorteile gegenüber dem Einsatz von Insellösungen für verschiedene Geschäftsabläufe. Denken Sie über die Implementierung oder Erweiterung eines IWMS nach? In diesem Fall müssen Sie wahrscheinlich einen überzeugenden, zahlenbasierten Business Case erstellen, um eine Budgetfreigabe für diese Investition zu bekommen. 

Vor kurzem organisierte Planon zusammen mit Verdantix - einem unabhängigen Forschungs- und Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt auf innovativen Technologien zur Optimierung des Geschäftsbetriebs - ein Webinar auf der Grundlage des neuen Verdantix-Berichts "The Business Case for Integrated Workplace Management Systems". Das Webinar gab praktische Tipps zur Berechnung des potenziellen ROI eines IWMS und zur Erstellung eines zahlengesteuerten Business Case. In einer Reihe von drei Blog-Posts werde ich die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Webinar vorstellen. In diesem ersten Blog geht es darum, genau zu verstehen, was ein IWMS ist und welche Vorteile es hat.

Was ist ein IWMS?

Um zu verstehen, wie ein IWMS einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen kann, ist es wichtig, zunächst einmal zu verstehen, was ein IWMS leistet und wie es in den Bereich der Unternehmenssoftwarelösungen passt. Ein IWMS ist eine Softwareplattform, die unternehmensweit für das Corporate Real Estate- und Facility-Management eingesetzt werden kann. Innerhalb dieses Systems können wichtige Informationen erfasst, verwaltet und gemeldet werden, um den Anlagenbetrieb zu optimieren. Es hilft Ihren Mitarbeitern, Immobilienportfolios und arbeitsplatzbezogene Dienstleistungen effizienter zu verwalten. Es unterstützt mehrere Geschäftsaktivitäten, darunter: Leasing, Investitionsprojekte, Anlagen- und Flächennutzung, Arbeitsplatzservices, Instandhaltung, Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement. Die Unterstützung all dieser Bereiche durch eine einzige Softwareplattform bietet mehrere Vorteile.

Was sind die wichtigsten Vorteile eines IWMS?

Es gibt viele verschiedene Vorteile eines IWMS, nicht nur für Immobilien- und Facility-Manager, sondern auch für die gesamte Organisation. Hier möchte ich vier von ihnen hervorheben:

  • Verbesserte Datenqualität. Ein IWMS ersetzt Insellösungen durch ein einziges, zentrales System und wird so zur "Sngle Source of Truth". Das verbessert die Datenqualität, -kontrolle und -konsistenz. Das IWMS kann mit anderen Anwendungen in Ihrer IT-Landschaft integriert werden, um Redundanzen und Differenzen zu vermeiden.
  • Geringere IT-Supportkosten. Ein IWMS vereinfacht Ihre IT-Infrastruktur, da es Einzel- oder Altsysteme eliminiert und sicherstellt, dass die gleiche Version unternehmensweit verwendet wird. Daher haben Application Manager weniger Systeme zu warten und können die Software zentral updaten und upgraden. Es macht ihre Arbeit einfacher, effektiver und produktiver.
  • Prozess-Standardisierung. Mit dem Einsatz vorkonfigurierter Workflows auf Basis von Best Practices können Sie Prozesse standardisieren und Situationen vermeiden, in denen mehrere Lösungen und Anwendungen in die Prozesse eingreifen. Es gewährleistet eine kontinuierliche Abstimmung und verbesserte Kommunikation zwischen den Geschäftsbereichen während der gesamten Lebensdauer der Software.
  • Bessere Entscheidungsfindung. Ein IWMS bietet Ihnen eine integrierte Sichtweise und damit ein umfassenderes Verständnis Ihres Immobilien- und Workplaceportfolios. Es kombiniert Informationen über das Immobilienportfolio, Flächen, Anlagen, Instandhaltungs- und Serviceaktivitäten und vieles mehr. Das hilft Ihnen nicht nur, schneller zu reagieren, sondern auch vorausschauend zu planen.

Es zeigt sich, dass sich Führungskräfte aus den Bereichen Corporate Real Estate und Facility Management zunehmend der Vielzahl der Vorteile bewusst werden. Eine globale Umfrage von Verdantix im Jahr 2018 zeigt, dass 84% von ihnen darüber nachdenken, ihre Systeme in Zukunft zu konsolidieren. Darüber hinaus befinden sich 34% bereits in der Phase der Evaluierung des Kaufs einer integrierten Lösung zur Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe.

Einen Schritt zurücktreten: Was sind meine Ziele?

Jetzt, da Sie ein besseres Verständnis davon haben, was ein IWMS ist und welche potenziellen Vorteile es bietet, ist es wichtig, sich über die spezifischen Ziele, die Sie für ein IWMS innerhalb Ihrer Organisation haben, im Klaren zu sein. Was ist der Hauptgrund, warum Sie die Einführung eines IWMS in Betracht ziehen? Als Immobilien- oder Facility-Manager lassen sich die strategischen Ziele, für die Sie wahrscheinlich verantwortlich sind, in fünf Hauptkategorien unterteilen:

  • Verbesserung der Produktivität
  • Sicherstellung der Business Continuity
  • Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Sicherstellung der Compliance
  • Senkung der Betriebskosten

Häufig wird auf dem Markt beobachtet, dass Immobilien- und Facilityabteilungen gezwungen sind, so zu agieren, dass diese Ziele schwer zu erreichen sind. Das hängt meist mit schlecht gepflegten, inkonsistenten Datenbanken in mehreren Einzellösungen zusammen. Das erschwert eine optimale Entscheidungsfindung erheblich und führt zu einer isolierten Arbeitsweise in „Silos“, so dass Prozesse schwer nachvollziehbar sind. 

Einen Schritt nach vorne machen: Was kommt als Nächstes?

Ein IWMS kann helfen, diese Hürden zu überwinden und jedes der fünf oben genannten strategischen Ziele zu erreichen. Das mag für Sie als Leser schon eine spannende Geschichte sein, aber wie können Sie Ihren Budgetverantwortlichen oder Finanzmanager überzeugen? Wie sollten Sie den potenziellen ROI eines IWMS berechnen und einen überzeugenden Business Case schreiben? Der nächste Blog in dieser Serie wird Wege aufzeigen, wie man das angehen kann.

Möchten Sie nicht auf den nächsten Blog warten? Hier können Sie die aufgezeichnete Version des Webinars anschauen.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer