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23. April 2020

Welchen Wert könnte ein IWMS für Ihre Organisation bringen?

Immobilien- und Facility Manager sind oft auf der Suche nach innovativen Lösungen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Es ist äußerst wichtig, dass sie genau verstehen, worauf sie sich langfristig einlassen, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Im Bereich von Immobilien und Anlagen ist ein Integrated Workplace Management System (IWMS) eine geeignete Lösung. Es hat viele Vorteile gegenüber dem Einsatz von Einzellösungen für verschiedene Geschäftsabläufe.

White Paper – Was ist ein IWMS?
White Paper – Was ist ein IWMS?

Ein Integrated Workplace Management System (IWMS) ist eine Softwareplattform für das Immobilien- und Facility Management, die integrierte Funktionen für Immobilienverwaltung, Raumplanung, Anlagen und Wartung, integrierte Dienstleistungen und Nachhaltigkeit kombiniert.

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Wie ich bereits in einem früheren Blog erwähnt habe, hat Verdantix - ein unabhängiges Forschungs- und Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt auf innovative Technologien zur Optimierung von Geschäftsabläufen - kürzlich den Forschungsbericht 'Real Estate IT Strategies: IWMS, Einzellösungen und alles dazwischen' veröffentlicht. Dieser Bericht analysiert die vier wichtigsten IT-Strategien für das Immobilien- und Facility Management, die Unternehmen heute nutzen. Eine dieser Strategien ist der Einsatz einer einzigen integrierten Lösung wie IWMS. In diesem Blog möchte ich erläutern, was ein echtes IWMS ist, und seine wichtigsten organisatorischen Vorteile diskutieren.

Was ist ein IWMS?

Um zu verstehen, wie ein IWMS einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen kann, ist es wichtig, zunächst einmal zu verstehen, was ein IWMS leistet und wie es in den Bereich der Unternehmenssoftwarelösungen passt. Ein IWMS ist eine Softwareplattform, die unternehmensweit für das Corporate Real Estate- und Facility Management eingesetzt werden kann. Innerhalb dieses Systems können wichtige Informationen erfasst, verwaltet und gemeldet werden, um den Anlagenbetrieb zu optimieren. Es hilft Ihren Mitarbeitern, Immobilienportfolios und arbeitsplatzbezogene Dienstleistungen effizienter zu verwalten. Es unterstützt mehrere Geschäftsaktivitäten, darunter: Leasing, Investitionsprojekte, Anlagen- und Flächennutzung, Arbeitsplatzservices, Instandhaltung, Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement. Die Unterstützung all dieser Bereiche durch eine einzige Softwareplattform bietet mehrere Vorteile.

Was sind die wichtigsten Vorteile eines IWMS?

Es gibt viele verschiedene Vorteile eines IWMS, nicht nur für Immobilien- und Facility Manager, sondern auch für die gesamte Organisation. Hier möchte ich vier von ihnen hervorheben:

  • Höhere Datenqualität. Ein IWMS ersetzt Einzellösungen durch ein einziges, zentrales System und wird so zur "Sngle Source of Truth". Das verbessert die Datenqualität, -kontrolle und -konsistenz. Das IWMS kann mit anderen Anwendungen in Ihre IT-Landschaft integriert werden, um Redundanzen und Differenzen zu vermeiden.
  • Geringere IT-Supportkosten. Ein IWMS vereinfacht Ihre IT-Infrastruktur, da es Einzel- oder Altsysteme eliminiert und sicherstellt, dass die gleiche Version unternehmensweit verwendet wird. Daher haben Application Manager weniger Systeme zu warten und können die Software zentral updaten und upgraden. Es macht ihre Arbeit einfacher, effektiver und produktiver.
  • Prozess-Standardisierung. Mit dem Einsatz vorkonfigurierter Workflows auf Basis von Best Practices können Sie Prozesse standardisieren und Situationen vermeiden, in denen mehrere Lösungen und Anwendungen in die Prozesse eingreifen. Es gewährleistet eine kontinuierliche Abstimmung und verbesserte Kommunikation zwischen den Geschäftsbereichen während der gesamten Lebensdauer der Software.
  • Bessere Entscheidungsfindung. Ein IWMS bietet Ihnen eine integrierte Sichtweise und damit ein umfassenderes Verständnis Ihres Immobilien- und Workplaceportfolios. Es kombiniert Informationen über das Immobilienportfolio, Flächen, Anlagen, Instandhaltungs- und Serviceaktivitäten und vieles mehr. Das hilft Ihnen nicht nur, schneller zu reagieren, sondern auch vorausschauend zu planen.

Es zeigt sich, dass sich Führungskräfte aus den Bereichen Corporate Real Estate- und Facility Management zunehmend der Vielzahl der Vorteile bewusst werden. Von den über 300 Führungskräften des Immobilien- und Facility Managements großer Organisationen aus aller Welt, die für den Forschungsbericht von Verdantix befragt wurden, planen 59% ihre Daten mit Lösungen zu verwalten, die eine breite Funktionalität bieten - einschließlich IWMS. Nur 11% planen eine "Best-of-Breed"-Strategie, indem sie Einzellösungen von mehreren Anbietern kaufen.

Einen Schritt zurücktreten: Was sind meine Ziele?

Jetzt, da Sie ein besseres Verständnis davon haben, was ein IWMS ist und welche potenziellen Vorteile es bietet, ist es wichtig, sich über die spezifischen Ziele, die Sie für ein IWMS innerhalb Ihrer Organisation haben, im Klaren zu sein. Was ist der Hauptgrund, warum Sie die Einführung eines IWMS in Betracht ziehen? Als Immobilien- oder Facility Manager lassen sich die strategischen Ziele, für die Sie wahrscheinlich verantwortlich sind, in fünf Hauptkategorien unterteilen:

  • Verbesserung der Produktivität
  • Sicherstellung der Business Continuity
  • Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Sicherstellung der Compliance
  • Senkung der Betriebskosten

Häufig wird auf dem Markt beobachtet, dass Immobilien- und Facility Management-Abteilungen gezwungen sind, so zu agieren, dass diese Ziele schwer zu erreichen sind. Das hängt meist mit schlecht gepflegten, inkonsistenten Datenbanken in mehreren Einzellösungen zusammen. Das erschwert eine optimale Entscheidungsfindung erheblich und führt zu einer isolierten Arbeitsweise in „Silos“, so dass Prozesse schwer nachvollziehbar sind.

Einen Schritt nach vorne machen: Was kommt als Nächstes?

Ein IWMS kann helfen, diese Hürden zu überwinden und jedes der fünf oben genannten strategischen Ziele zu erreichen. In meinem nächsten Blog werde ich kurz auf die Erfahrungen von Gasunie, des King's College London und des Maastricht University Medical Center (MUMC) eingehen und den Mehrwert der Implementierung eines IWMS veranschaulichen. Diese Serie von zwei Blogbeiträgen kann Ihnen bei Ihrer Suche nach dem richtigen automatisierten Ansatz für das Immobilien- und Facility Management als Inspiration dienen.
Sie können den nächsten Blog kaum erwarten, um herauszufinden, wie ein IWMS die Immobilien- und Facility Management-Prozesse in Ihrer Organisation verbessern kann? Fangen Sie jetzt an und lesen Sie mehr über die wichtigsten Vorteile, Anwendungsfälle und Möglichkeiten eines echten IWMS in unserem White Paper 'Was ist ein IWMS'?

Geert-Jan Blom
Solution Product Marketeer