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24. Mai 2018

Wie FM-Dienstleister Instandhaltungsmanagementprozesse automatisieren können

In der modernen Geschäftswelt erwarten wir, dass alles digital ist und alles miteinander verbunden ist. In Wirklichkeit haben viele Organisationen aber immer noch Schwierigkeiten, ihren Betrieb zu automatisieren. Dies gilt insbesondere für FM-Dienstleister, da die Komplexität der Prozesse sehr hoch ist.

Studie - Disruptive Trends in der Informationstechnologie und deren Auswirkungen auf FM-Dienstleister

In dieser gemeinsamen Forschungsstudie von Panorama und Planon erfahren Sie mehr über die disruptiven Technologietrends in der FM-Dienstleister-Branche.

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Für die meisten Facility Management-Dienstleister ist es nicht neu, Technologie zu nutzen und ihr Geschäft zu digitalisieren. Es ist jedoch immer noch ein Problem, komplexe Operationen zu automatisieren. Wenn diese Dienstleister ihre Instandhaltungsmanagementprozesse professionalisieren wollen, müssen sie sich drei wichtige Fragen stellen.

  1. Was wird angeboten?
  2. Wer sind die Kunden?
  3. Wer macht die Arbeit?

Durch die Beantwortung dieser drei Fragen und das Erfassen der zugehörigen Daten auf einer Softwareplattform kann ein Dienstleister viele Wartungsprozesse digitalisieren und automatisieren. Das schafft letztendlich Effizienz, spart Geld, erhöht die Kundenzufriedenheit und ermöglicht Geschäftsinnovationen. Sehen wir uns diese drei Fragen genauer an.

Was wird angeboten?

Die meisten FM-Dienstleister haben eine Standardliste von Angeboten mit Standardpreisen. In der Praxis kann dies jedoch sehr unterschiedlich sein. Gibt es Standarddienstleistungen für reaktive Instandhaltung, Wartungsplanung, Reinigungsdienste und andere Angebote? Und wie oft muss eine komplexe Mischung dieser Dienstleistungen angeboten werden, was natürlich auch zu unterschiedlichen Preisen führt?

Wenn diese Angebote an einem zentralen Ort gespeichert werden, wird es einfacher, Vorschläge zu erstellen, Kundenprojekte zu bewerten und die Effizienz der Servicebereitstellung zu steuern.

Wer sind die Kunden?

Hat der Dienstleister einen neuen Kunden gewonnen, muss er häufig eine Bewertung der Liegenschaft(en) vornehmen, BIM- und CAD-Zeichnungen hochladen und alle möglichen Informationen über den Kunden zusammentragen. Aber dieser Kunde hat auch seinen eigenen spezifischen Vertrag, der zu unterschiedlichen Bedürfnissen führen kann. Daher sollten zwei Arten von Kundeninformationen berücksichtigt werden:

  1. Informationen zu Facilities des Kunden: Wie viele Gebäude, Räume, Anlagen, verfügbare Sensoren hat der Kunde? Und in welchem ​​Zustand sind sie? Diese Informationen können dann mit den Best Practices und generischen Angeboten kombiniert werden, um einen optimalen Plan für die Instandhaltung zu erstellen.

  2. Vertragsinformationen zum Kunden: Was ist im Vertrag enthalten, was nicht? Gibt es unterschiedliche Tarife für Eilaufträge oder außervertragliche Arbeiten? Welche Bedingungen (sowohl finanziell als auch verfahrenstechnisch) wurden mit dem Kunden vereinbart?

Dadurch kann das System den FM-Dienstleister während des gesamten Prozesses auf verschiedene Arten unterstützen, zum Beispiel bei der Frage, ob vor Beginn der Arbeit – abhängig von deren Art -  ein Angebot gemacht werden muss oder nicht, ob die erwarteten Kosten über einem bestimmten Schwellenwert liegen, oder ob sie im bestehenden Vertrag enthalten ist. Es kann auch dazu beitragen, den passenden Kostensatz für verschiedene Arten von Arbeit, die Reisedauer oder die Durchführung von Services außerhalb der Arbeitszeit anzubieten. Darüber hinaus unterstützt es Sie bei der Definition, ob Sie nur die Materialverwendung für bestimmte Arten von Arbeit in Rechnung stellen können, und es hilft Ihnen, den korrekten Betrag für die geleistete Arbeit basierend auf den vereinbarten Raten in Rechnung zu stellen. Und die Liste geht weiter…

Wer macht die Arbeit?

Schließlich müssen Sie auch verstehen, wer die Arbeit leistet, für die Sie beauftragt wurden. Dienstleister sind eigene Mitarbeiter und Subunternehmer angewiesen, um diese Dienstleistungen zu erbringen und müssen die Arbeitsverteilung in einem guten Gleichgewicht halten.

  1. Die eigenen Mitarbeiter: Der Überblick über die eigene Mitarbeiterbasis, einschließlich ihrer Verfügbarkeit und Fähigkeiten, kann für FM-Dienstleister eine besondere Herausforderung darstellen. Vor allem wenn man bedenkt, dass die durchschnittliche Fluktuationsrate hier recht hoch ist. Um zu entscheiden, wer die Arbeit macht, muss man wissen, welche Zertifizierungen die Fachkräfte haben, wer sich noch in der Ausbildung befindet, wer die Experten sind und wer wann zur Verfügung steht?
  2. Subunternehmer: Aufgrund der Vielfalt der bestehenden Geschäftspartnerschaften kann die Verwaltung von Subunternehmern genauso kompliziert sein wie die Verwaltung eigener Mitarbeiter. Für Subunternehmer muss der Dienstleister Preise, Verfügbarkeiten, Reaktionszeiten und Besonderheiten kennen.

Die Bereitstellung dieser Informationen für ein Ressourcenplanungstool, das von Artificial Intelligence unterstützt wird, ermöglicht die automatische Zuweisung von Mitarbeitern und Subunternehmern basierend auf Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Vertragsraten.

Alles zusammenbringen

Denken Sie über die Vorteile einer Softwareplattform nach, die all diese Informationen bietet ... eine Softwareplattform, die all diese Informationen automatisch interpretiert und verarbeitet – und dafür nur wenige Eingaben benötigt. Das kann helfen, Ihre Instandhaltungsprozesse zu digitalisieren und zu modernisieren, indem die Angebotserstellung, die Zuweisung von Arbeiten und deren Fakturierung automatisiert wird.

Natürlich umfasst Planon Universe für Service Provider Best-Practice-Workflows für das Instandhaltungsmanagement und andere Prozesse. Aber die wahre Innovation und Automatisierung liegt darin, dass alle Basisinformationen in einer integrierten Softwareplattform enthalten sind. Von diesem Ausgangspunkt an kann jeder FM-Dienstleister seine eigenen proprietären Geschäftsprozesse verwenden.

Marc Wetzelaer
General Manager Service Provider