7. Januar 2020 – Das Illinois Institute of Technology (Illinois Tech), eine private, technologieorientierte Forschungsuniversität in Chicago, IL, hat sich für, das Integrated Workplace Management System (IWMS) von Planon entschieden. Die erste Phase des Projekts beinhaltete die Einführung für alle Lehrkräfte und Mitarbeiter, die von ihrem früheren Arbeitsauftragssystem auf das System von Planon umgestiegen sind, um von einem verbesserten Nutzererlebnis zu profitieren. Das System verbesserte die Kommunikation in der gesamten Illinois Tech Community und ermöglichte eine effizientere Bearbeitung von Arbeitsanfragen sowie eine Rationalisierung der Workflows insgesamt. Durch seine Integration in die aktuelle ERP-Softwareanwendung der Illinois Tech, mit der Studenten-, Ehemaligen-, Finanz- und Personaldaten verwaltet werden, umfasst das System auch Daten zu finanziellen Transaktionen.
Im Herbst 2018 startete die Illinois Tech die zweite Phase, in der der Systemzugang für Studierende, die auf dem Campus wohnen, sowie maßgeschneiderte Self-Service-Formulare von Planon bereitgestellt wurden, die auf die Nutzung der Wohnräume auf dem Campus abgestimmt waren. Dadurch sind die auf dem Campus lebenden Studierenden direkt mit den Menschen vernetzt, die für ihre Anfragen und Bedürfnisse zuständig sind. Zuvor wurden die Arbeitsanfragen der Studierenden von der Abteilung für Wohnungswesen durch ein System eines Drittanbieters geleitet und anschließend manuell in das Arbeitsauftragssystem der Universität eingegeben. Dies führte zu Verzögerungen, Fehlkommunikation und mangelndem Vertrauen der Benutzer, dass die Anfragen tatsächlich bearbeitet werden.
Die Einführung des IWMS von Planon hat die Durchlaufzeit von Arbeitsaufträgen erheblich verkürzt, die Kommunikation verbessert und dafür gesorgt, dass die Facility Management-Abteilung zuverlässiger und berechenbarer arbeiten kann. Darüber hinaus hat es dank automatischer und benutzerspezifischer Benachrichtigungen die Transparenz erhöht und den Studierenden die Möglichkeit gegeben, den Verlauf ihrer Arbeitsanforderungen einzusehen. „Planon hat sich als hervorragender bidirektionaler Kommunikationskanal erwiesen. Wir haben festgestellt, dass die Häufigkeit, mit der Studierende andere Kanäle wie soziale Medien nutzen, um ihre Belange zu äußern, zurückgegangen ist“, so Kevin Gallagher, Assistant Vice President (AVP) der Abteilung Facilities Operations & Maintenance.
Die dritte Phase der Einführung fand im Oktober 2019 statt, im Rahmen derer Planon allen Studierenden der Illinois Tech zur Verfügung gestellt wurde. „Dies wird uns die Möglichkeit geben, besser zu verstehen, was für unsere Studierenden wichtig ist, und Defizite nachzuverfolgen und zu kategorisieren. Es wird uns auch dabei helfen, datengesteuerte strategische Entscheidungen zu treffen und bei Investitionen in Reparaturen und Renovierungen Prioritäten zu setzen“, so Gallagher. „Das System gibt den Studierenden eine Stimme, was letztlich zu einer höheren Zufriedenheit und Bindung der Studierenden und zu einer Verbesserung des Rufs der Universität insgesamt führen wird.“