Im Jahr 2016 wurde der Kauf von Softwarelösungen zur Automatisierung von Immobilien- und Facility Management-Prozessen komplett anders angegangen. Ziemlich oft hatte man die Wahl zwischen Einzellösungen und integrierten Lösungen: Entweder hatte man sich dafür entschieden, eine Reihe von Einzellösungen zu integrieren, die zusammen alle Anforderungen auf die effektivste Weise erfüllen, oder man hat versucht, so viele funktionale Anforderungen wie möglich mit einer integrierten Softwarelösung abzudecken. Später in diesem Blog werde ich darüber sprechen, ob dieses Entweder-Oder-Denken heute noch aktuell ist.
Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, auf die in einem früheren Blog meines Kollegen Jos Knops ausführlicher eingegangen wurde. In der Vergangenheit haben wir Führungskräfte im Immobilien- und Facility Management beraten, welcher Ansatz für sie am besten geeignet ist – aus vier wichtigen Perspektiven. Lassen Sie mich näher darauf eingehen:
Offensichtlich erfordern unterschiedliche Geschäftsprobleme unterschiedliche Lösungen. Aufgrund des rapiden Wandels im Markt treten neue Probleme auf und frühere operative und strategische Herausforderungen sind möglicherweise nicht mehr relevant.
Geschäftsautomatisierung könnte dabei helfen. Wenn man die Automatisierung aus der Geschäftsperspektive betrachtet, müssen mindestens zwei Elemente gründlich berücksichtigt werden: die Verwendung und Speicherung von Daten sowie der Umfang funktionsübergreifender Prozesse. Man könnte sagen, dass Letzteres das erstere direkt beeinflusst. Die Verwendung derselben Daten über die gesamte Prozesskette hinweg ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden. Ein isolierter Ansatz, bei dem jeder Stakeholder eine eigenständige Anwendung verwendet, kann zu Risiken im Zusammenhang mit Dateninkonsistenzen führen, die die Verarbeitungszeit verlängern und Verarbeitungsfehler verursachen.
Eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Software-Implementierung ist die Akzeptanz durch den Endnutzer. Menschen müssen sich leicht im System zurechtfinden. In der Praxis bevorzugen Anwender die Benutzeroberfläche, die sie bei ihrer täglichen Arbeit am besten unterstützt.
Wenn Benutzer jeweils die beste Lösung für jede Aufgabe auswählen, erhalten sie möglicherweise eine Vielzahl von Lösungen mit unterschiedlichen Benutzeroberflächen, die sie verstehen und verwenden müssen. Dies könnte zu erheblichem Aufwand für Schulung und Wartung führen. In diesem Fall geht es also darum, das Gleichgewicht zwischen der Verwendung spezialisierter Benutzeroberflächen und dem Umfang der erforderlichen Schulungen und Unterstützung zu finden.
Als IT-Abteilung müssen Sie entscheiden, wie Sie neue Software einsetzen wollen: taktisch oder strategisch. Ein typischer taktischer Ansatz könnte die Einführung einer Arbeitsplatzanwendung zur Unterstützung des Wohlbefindens der Menschen in einem bestimmten Bürogebäude sein. Dies könnte eine schnelle und einfache Lösung sein, um das Engagement der Mitarbeiter kurzfristig zu verbessern, kann aber langfristig weniger nachhaltig sein - zum Beispiel, wenn die Lösung nicht wirklich in andere Bürogebäude passt. Auf Portfolio-Ebene könnte dies zu mehr eigenständigen Anwendungen führen, die die gleiche Funktionalität bieten.
Anstatt eine zweckgebundene Software auf lokaler Ebene zu nutzen, wäre es strategisch sinnvoller, die Auswirkung einer unternehmensweiten Lösung zu untersuchen. Die Auswahl eines Lösungstyps aus Sicht der IT sollte auf Kompromissen hinsichtlich des einfachen Austauschs von Lösungen und der Nachhaltigkeit auf Portfolioebene beruhen.
Jede Softwarelösung besitzt eine umfangreiche Liste der damit verbundenen Lebenszykluskosten. Um nur einige zu nennen: Lizenz- und Implementierungskosten, Anpassung, Schnittstellen, Kosten für neue Releases und Versionen, Kosten für Hardware oder Hosting, Datenmanagement, Anwendungsmanagement, technisches Management, Schulung und Support für Endbenutzer, Lieferantenmanagement usw. Diese zusätzlichen Kosten übersteigen häufig den anfänglichen Aufwand erheblich.
Aber sind die damit verbundenen Kosten der Softwarelösung im Vergleich zu den Vorteilen, die sie bringen wird, angemessen und wie wird sich dies während ihres Lebenszyklus entwickeln? Ausgehend von dieser Frage geht es bei der Entscheidungsfindung aus der Investitionsperspektive darum, die Gesamtbetriebskosten zu senken und die Investitionsrendite zu maximieren. Und dies ist natürlich für beide Arten von Software-Lösungen unterschiedlich.
Für Fachkräfte im Immobilien- und Facility Management ist es nach wie vor wichtig, diese vier Bereiche zu berücksichtigen. Man könnte jedoch sagen (wie bereits im Blog von Jos Knops angesprochen) , dass sie auf einem „Entweder-Oder-Denken“ basieren, das vielleicht nicht mehr gültig ist, wenn wir den heutigen Markt betrachten. Der Schlüssel liegt darin, einen Schritt weiter zu gehen und mehrere Optionen in Betracht zu ziehen.
Der Immobilienmarkt wird von einer riesigen Welle technologischer Innovationen – PropTech genannt – überflutet. Diese Entwicklung hat Unternehmen dazu veranlasst, auf „Single-Purpose“-Technologien überzugehen, um Zugang zu hochspezialisierten Funktionen für jedes Geschäftsproblem zu erhalten und den Nutzern eine bessere Erfahrung zu bieten. Darüber hinaus sind diese Technologien dank der Cloud-Technologie immer einfacher einzusetzen und auszutauschen. Die Bereitschaft, neue Technologien und Möglichkeiten zu nutzen, könnte daher dazu führen, dass es auf Portfolioebene mehr Einzelanwendungen für ähnliche Zwecke gibt.
Neben den vier Perspektiven, die ich oben erwähnt habe, müssen wir bei der Betrachtung von Softwarelösungen für das Immobilien- und Facility Management nun auch zwei neue berücksichtigen: das Aufkommen neuer Technologien und die dadurch mögliche Zunahme der Portfoliodiversität. Dies lässt integrierte Lösungen wie ein IWMS in einem ganz anderen Licht erscheinen.
Ursprünglich wurde ein IWMS zur Integration von Geschäftsfunktionen des Immobilien- und Facility-Managements wie Immobilienmanagement, Asset- und Wartungsmanagement, Servicemanagement und anderen entwickelt. Die Folge des Aufkommens von PropTech ist, dass diese IWMS-Lösungen nun die grundlegende Fähigkeit hinzufügen müssen, die neuen Technologien und Möglichkeiten, die sich auf solche spezifischen Prozesse beziehen, zu unterstützen, bereitzustellen und zu integrieren. Zudem müssen sie in der Lage sein, die zunehmende Vielfalt im gesamten Portfolio zu bewältigen.
Dies hat Planon veranlasst, sein IWMS als Open Application Platform zu positionieren, um eine noch nachhaltigere Option für die Zukunft zu bieten. Die Plattform bietet nicht nur die Funktionalität zur Unterstützung aller Geschäftsprozesse die sich auf die Verwaltung von Arbeitsplätzen beziehen, sondern bietet Kunden und Partnern auch die Möglichkeit, (PropTech-)Lösungen direkt mit dem Plattform-Technologie-Stack zu verbinden, um eine nahtlose Interaktion mit dem IWMS von Planon unterstützten Geschäftsprozessen zu ermöglichen.
Damit kann Ihr Unternehmen in das digitalisierte Zeitalter des Immobilien- und Facility-Managements eintreten. Das IWMS von Planon bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis aus allen sechs oben genannten Perspektiven: Es fungiert auf technologischer und geschäftlicher Ebene als Integrator, indem es die höchste Flexibilität für die fortlaufende Einführung neuer Technologien und Möglichkeiten für die maximale Unterstützung der Endbenutzerbedürfnisse und den maximalen Beitrag zu den Geschäftsprozessen in einer einzigen Quelle der Wahrheit bietet.
Möchten Sie mehr über die Sichtweise von Planon auf PropTech, über unsere neue Positionierung als Open Application Platform oder unsere Technologiepartner im Bereich Flächen- und Arbeitsplatzmanagement erfahren? Dann lesen Sie unser White Paper „Einzellösungen oder eine integrierte Lösung: Warum sich entscheiden müssen?“
