30. Juli 2020

Einzellösungen oder eine integrierte Lösung: Warum sich entscheiden müssen?

Viele Unternehmen tun sich schwer mit der Auswahl einer IT-Strategie, die die richtige(n) Softwarelösung(en) beinhaltet, um ihr Immobilien- und Facility Management zukunftssicher zu machen. Zwei Optionen sind besonders beliebt: entweder eine einzige integrierte Lösung – wie ein IWMS – oder eine Kombination aus einer oder mehreren Einzellösungen, die auch als „Best-of-Breed“-Strategie bezeichnet wird. In diesem Blog werde ich die Unterschiede zwischen diesen beiden Optionen erläutern und eine wichtige Frage aufwerfen: Ist es heutzutage noch notwendig, sich zwischen der einen oder der anderen Option zu entscheiden?

Webinar - Wie Sie Ihre IT-Strategie für das Immobilien- und Facility Management optimal nutzen
Einzellösungen oder eine integrierte lösung: Warum sich entscheiden müssen?

Planon veranstaltete zusammen mit Verdantix ein Webinar, in dem vier wichtige Software-Strategien für das Immobilien- und Facility Management diskutiert wurden. Darüber hinaus wurde der Mehrwert der Einbindung einer integrierten Lösung wie eines IWMS beleuchtet und untersucht, wie diese den Einsatz von Einzellösungen noch weiter verbessern können.

 

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Die immer stärkere Fokussierung auf operative Exzellenz und eine messbare Wertschöpfung hat dazu geführt, dass der Einsatz unterstützender Softwarelösungen für das Immobilien- und Facility Management heute zum Alltag gehört. Der Business Case für diese Art von Softwarelösungen basiert in den meisten Fällen auf Themen wie der transparenten Gestaltung des Immobilienportfolios, der effizienten Einrichtung von Betriebsprozessen, Kosteneinsparungen, der Erhöhung der internen Kundenzufriedenheit und der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien.

Dennoch tun sich viele Organisationen offensichtlich schwer mit der Auswahl der richtigen, passenden Softwarelösung, denn längst nicht jede Software-Implementierung führt zu den erhofften Ergebnissen. Die Gründe dafür sind vielfältig, aber einige Gemeinsamkeiten lassen sich dennoch feststellen:

  • eine Kluft zwischen den Erwartungen und den tatsächlichen Möglichkeiten
  • die Unterschätzung des Zeitaufwands und der Mühe, die mit der Implementierung und dem Veränderungsmanagement verbunden sind
  • die unerwartete Komplexität sowohl der Technologie als auch des operativen Betriebs

Was ist der Unterschied?

Leider macht das breite Feld der Anbieter derartiger Software die Auswahl auch nicht einfacher. Eine große Zahl lokaler Lieferanten bietet eine breite Skala an Softwarelösungen unter Bezeichnungen wie IWMS, CAFM, CMMS, FMIS, Service-Management- oder Asset-Management-Software oder unter den verschiedenen anderen Namen an, die zur erfolgreichen Vermarktung ihrer Produkte beitragen. Aber inwiefern unterscheiden sich diese Lösungen eigentlich voneinander? Ein wichtiger Unterschied zwischen ihnen ist die Typologie der Lösung: handelt es sich um eine Einzellösung oder um eine integrierte Lösung. Lassen Sie mich kurz ihre jeweiligen Stärken und Schwächen erläutern.

Die Einzellösung: Stärken und Schwächen

Einzellösungen werden im Allgemeinen als Lösung für ein einziges, spezifisches Problem entwickelt. Angesichts dieser Spezialisierung und Fokussierung haben diese Lösungen natürlich in ihrem spezifischen Funktionsbereich die Nase vorn. Beispiele für Einzellösungen sind Softwarelösungen für die Verwaltung von Konferenzsälen, für die Unterstützung von Helpdesk-Prozessen oder für das Flächenmanagement und die Wartungsplanung.

Die Stärke einer Einzellösung ist aber zugleich auch ihre Schwäche: die Software löst nur ein einziges, spezifisches Problem. Wenn es mehrere Aufgaben zu bewältigen gilt, müssen also verschiedene Einzellösungen ausgewählt und implementiert werden. Dann müssen die gemeinsamen Daten zwischen diesen Lösungen ausgetauscht werden, was zu hoher Komplexität, der Gefahr von inkonsistenten Daten und einem erhöhten Betriebsrisiko führt, da die Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind.

Die Integrierte Lösung: Stärken und Schwächen

Zur Unterstützung verschiedener Bereiche im Facility- und Immobilienmanagement mit einer einzigen Softwarelösung wurden integrierte Lösungen entworfen, die eine zentrale Datenbank nutzen. Wenn Sie sich für eine integrierte Lösung entscheiden, müssen Sie nur eine Lösung kaufen und implementieren. Das gewährleistet konsistente Daten, die nur ein einziges Mal gespeichert werden, Standardverbindungen zwischen verschiedenen Betriebsprozessen und einfach zu erstellende, prozessübergreifende Berichte. Eine integrierte Lösung unterstützt normalerweise verschiedene Prozesse aus den Bereichen Immobilienverwaltung, Anlagen- & Instandhaltungsmanagement, Integriertes Servicemanagement und Nachhaltigkeit.

Die Implementierung einer integrierten Lösung ist umfangreicher als die Einführung einer Einzellösung, und einige sehr spezifische Funktionalitäten können gegebenenfalls nicht enthalten sein. Andererseits entfällt in diesem Fall die potenziell hohe Komplexität des Datenaustausches zwischen den verschiedenen Bereichen.

Müssen Sie sich wirklich entscheiden?

Jetzt wissen Sie ein wenig mehr über die Unterschiede zwischen einer Einzellösung und einer integrierten Lösung. Aber wie können Sie diese Informationen nutzen, um die IT-Landschaft für Ihr Immobilien- und Facility Management zu gestalten? Vor fünf Jahren lautete die Empfehlung, entweder möglichst viele funktionale Anforderungen mit einer integrierten Softwarelösung abzudecken oder eine Reihe von Einzellösungen einzubetten, die zusammen alle Anforderungen auf bestmögliche Weise erfüllen. Jetzt, im Jahr 2020, ist es an der Zeit, einen neuen Ansatz zu verfolgen. Der Immobilienmarkt wird von verschiedenen technologischen Innovationen überflutet, die als PropTech bezeichnet werden. Sie stellen einen fundamentalen Schritt in Richtung Gebäudedigitalisierung dar und bieten hochspezialisierte Funktionen für jedes Geschäftsproblem, die ein besseres Nutzererlebnis bieten und einfach zu implementieren und einzusetzen sind.

Deshalb bewegen wir uns von einer Entweder-oder- hin zu einer Sowohl-als-auch-Denkweise: Wir betrachten Einzellösungen als komplementär zu integrierten Lösungen. Bei dieser neuen Vision ist der Einsatz eines IWMS als offene Anwendungsplattform mit einer nahtlosen Anbindung an PropTech Ihr Ausgangspunkt für ein zukunftssicheres Immobilien- und Facility Management. Hierbei gibt es eine wichtige Voraussetzung: Ein IWMS muss grundsätzlich in der Lage sein, die neuen Technologien und Möglichkeiten, die sich auf die von ihnen unterstützten Prozesse beziehen, zu nutzen und zu integrieren. Bei einer solchen Positionierung fungiert eine IWMS-Plattform als zentrales Interface, mit dem Immobilien- und Facility Management-Fachkräfte ihre Geschäftsprozesse verwalten können. Sie bietet unternehmensweite Lösungen und gewährleistet Datenqualität und -konsistenz – dank einer einzigen Datenquelle, die Daten aus allen erforderlichen Fachanwendungen und der lokalen Gebäudetechnik umfasst. In diesem Fall können eine integrierte Lösung und Einzellösungen Hand in Hand gehen.

Möchten Sie mehr erfahren?

Planon hat zusammen mit Verdantix ein interessantes Webinar zu diesem Thema mit dem Titel „Wie Sie Ihre IT-Strategie für das Immobilien- und Facility Management optimal nutzen“ veranstaltet. Sehen Sie sich die Aufzeichnung dieses Webinars an , um sofort einen umfassenden Überblick über die wichtigsten IT-Strategien für das Immobilien- und Facility Management zu erhalten und mehr darüber zu erfahren, welche bedeutende Rolle ein IWMS dabei spielt.

Jos Knops
Director Product Marketing