In der modernen Geschäftswelt von heute erwarten wir, dass alles digital und vernetzt ist. In der Realität haben aber viele FM-Dienstleister immer noch Schwierigkeiten mit der Automatisierung ihrer Abläufe.
Für viele Facility Management-Dienstleister ist es nichts Neues, Technologien zu nutzen und ihr Geschäft zu digitalisieren. Einige haben jedoch immer noch Schwierigkeiten, komplexe Vorgänge zu automatisieren. Wenn diese FM-Dienstleister ihre Prozesse in der Instandhaltung professionalisieren wollen, müssen sie sich drei zentrale Fragen stellen:
- Was bieten wir an?
- Wer sind unsere Kunden?
- Wer macht die Arbeit?
Die Antworten auf diese Fragen werden den FM-Dienstleistern helfen, die nächsten Schritte für einen digitalisierten und automatisierten Instandhaltungsprozess zu definieren. Dies schafft letztlich Effizienz, spart Geld, erhöht die Kundenzufriedenheit und fördert Geschäftsinnovationen. Schauen wir uns diese drei Lösungen etwas genauer an.
Was bieten wir an?
Die meisten FM-Dienstleister haben eine Standardliste von Angeboten mit Standardpreisen. In der Praxis kann dies jedoch sehr variieren. Haben Sie Standardpakete für reaktive Wartung-, geplante Wartung-, Reinigung und andere Dienstleistungen? Wie oft müssen Sie diese Angebote kombinieren, was zu individuellen Preisen führt?
Wenn die Einzelheiten dieser FM-Dienstleistungen an einem zentralen Ort gespeichert werden, ist es einfacher für Sie, Angebote zu erstellen, Kundenprojekte zu bewerten, die Effizienz Ihrer Dienstleistungserbringung zu steigern und Ihren Kunden mehr Transparenz zu bieten.
Wer sind unsere Kunden?
Wenn ein FM-Dienstleister einen neuen Kunden gewinnt, muss er häufig eine Bewertung seiner Immobilien durchführen, BIM- und CAD-Zeichnungen hochladen und alle möglichen Informationen über den Kunden sammeln. Dieser Kunde hat auch seinen eigenen Vertrag, was zu spezifischen Anforderungen führen kann. Daher gibt es zwei Arten von Kundeninformationen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Informationen zu Kundeneinrichtungen: Wie viele Gebäude, Räume, Anlagen und verfügbare Sensoren hat Ihr Kunde? In welchem Zustand befinden sie sich? Diese Informationen können dann mit Ihren Best Practices und allgemeinen Angeboten kombiniert werden, um ein optimales Instandhaltungsprogramm zu erstellen.
- Informationen zum Kundenvertrag: Was ist im Vertrag enthalten, was nicht? Gibt es unterschiedliche Sätze für Eilprojekte oder außervertragliche Arbeiten? Welche Bedingungen (sowohl finanzieller als auch verfahrenstechnischer Art) haben Sie mit dem Kunden vereinbart?
Wenn Sie dies berücksichtigen, kann Ihnen das System während des gesamten Prozesses auf verschiedene Weise helfen, z. B. bei der Festlegung, ob Sie je nach Art der Arbeiten vor deren Beginn einen Kostenvoranschlag abgeben müssen oder ob die zu erwartenden Kosten über einem bestimmten Schwellenwert liegen oder sogar im bestehenden Vertrag enthalten sind. Dies kann auch dabei helfen, die Kosten für verschiedene Arten von Arbeiten, die Reisedauer oder die Ausführung außerhalb der normalen Arbeitszeit zu ermitteln. Auf diese Weise können Sie automatisch den korrekten Betrag für die durchgeführten Arbeiten auf der Grundlage vereinbarter Kosten in Rechnung stellen.
Wer macht die Arbeit?
Schließlich müssen Sie auch vollständig verstehen, wer die Arbeiten durchführt, mit denen Sie beauftragt wurden. FM-Dienstleister sind bei der Erbringung dieser Dienstleistungen auf ein komplexes Gleichgewicht zwischen ihren eigenen Mitarbeitern und Subunternehmern angewiesen.
- Ihre eigenen Mitarbeiter: Den Überblick über Ihren Mitarbeiterstamm, einschließlich ihrer Verfügbarkeit und ihrer Fähigkeiten, zu behalten, kann für FM-Dienstleister eine besondere Herausforderung darstellen. Um diese Frage effektiv beantworten zu können, müssen Sie wissen, welche Erfahrungen und Zertifizierungen Ihre Fachkräfte haben, wer sich noch in der Ausbildung befindet, wer die Experten sind, zu welchen Arbeitszeiten sie zur Verfügung stehen und wann sie in Urlaub sind.
- Subunternehmer: Aufgrund der Vielzahl verschiedener Geschäftspartnerschaften kann die Verwaltung von Subunternehmern genauso kompliziert sein wie die Verwaltung Ihrer eigenen Mitarbeiter. Sie sollten außerdem die Preise, Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Fachgebiete Ihrer Subunternehmer kennen.
Die Einspeisung dieser Informationen in ein auf künstlicher Intelligenz basierendes Ressourcenplanungs-Tool ermöglicht es, Mitarbeiter und Subunternehmer automatisch auf der Grundlage von Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Routen und Vertragspreisen zuzuweisen.
Alles an einem Ort
Stellen Sie sich die Vorteile einer einzigen Softwareplattform mit all diesen Informationen vor – einer Softwareplattform, die die Beziehungen und Verträge, die Sie mit Ihren Kunden haben, zentralisiert. Sie kann Ihnen helfen, Ihre Instandhaltungsarbeiten zu digitalisieren und zu modernisieren, indem sie die Erstellung von Angeboten, die Zuweisung von Arbeiten und die Rechnungsstellung automatisiert.
Planon Universe for Service Providers umfasst Best-Practice-Workflows für die Instandhaltung und andere Prozesse. Aber die wahre Innovation und Automatisierung besteht darin, dass alle grundlegenden Informationen in einer integrierten Softwareplattform enthalten sind. Davon ausgehend kann jeder FM-Dienstleister seine eigenen Geschäftsprozesse anwenden.