Analysten-Berichte
Wenn Ihr Unternehmen schon einmal seine IT-Strategie für das Immobilien- oder Facility Management neu ausrichten wollte, wissen Sie, dass es nicht einfach ist, die richtige, zukunftssichere Softwarelösung zu finden. Zum einen gibt es eine Fülle von Optionen, was die Entscheidungsfindung bereits schwierig macht. Doch Sie sind nicht allein. Alle unsere Kunden standen vor der gleichen Herausforderung und stellten sich die Frage: „Es gibt so viele Anbieter, wo soll ich anfangen?“
In dieser Situation setzen die meisten Unternehmen entweder eine einzige integrierte Lösung ein, z. B. ein Integrated Workplace Management System (IWMS), oder sie entscheiden sich für eine Kombination von Einzellösungen, was auch als „Best-of-Breed“-Strategie bezeichnet wird. Aber welche Option ist die beste für Ihr Unternehmen, warum sollten Sie sich für die eine und nicht für die andere Lösung entscheiden? In diesem Blog erkläre ich Ihnen, warum integrierte Lösungen einer Kombination von Einzellösungen vorzuziehen sind, und wie Planon Ihnen helfen kann, die richtige Lösung zu implementieren.
Was ist eine integrierte Lösung bzw. ein IWMS?
Das Analystenhaus Gartner prägte 2004 den Begriff „Integrated Workplace Management System“, um eine Unternehmensplattform zu beschreiben, die mehrere Funktionsbereiche gleichzeitig verwalten kann.
Durch die Entwicklung der High-Speed-Datenkonnektivität in den letzten Jahren sind solche Plattformen wichtiger denn je. IWMS wird von einer einzigen Technologieplattform bzw. einem Datenspeicher aus betrieben und integriert Schlüsselkomponenten aus verschiedenen Bereichen, insbesondere aus dem Immobilien-, Facility-, Arbeitsplatz- und Nachhaltigkeitsmanagement. In diesen Bereichen kann IWMS z. B. bei der Optimierung des Gebäudebetriebs, der Verwaltung von Investitionsprojekten, der Verwaltung von Arbeitsplätzen, dem Energiemanagement und dem Ressourcenmanagement helfen.
Es gibt jedoch wichtige Implementierungsschritte, die bei allen integrierten Lösungen befolgt werden sollten. Um die richtige Lösung zu finden, müssen die Datenanforderungen eines Unternehmens, die Benutzeroberfläche und die mögliche Konsolidierung anderer Anwendungen analysiert und in einen rentablen Business Case übersetzt werden. Letztendlich ist die Einführung eines IWMS kein Kostenpunkt in der Bilanz, sondern eine Investition mit hoher Rendite.
Was bietet eine Einzellösung?
Während eine integrierte Lösung es Ihnen ermöglicht, eine einzige Softwarelösung zu erwerben und zu implementieren, die sicherstellt, dass Daten einheitlich, fehlerfrei und nur einmal gespeichert werden, sind Einzellösungen in der Regel nur für die Lösung eines bestimmten Geschäftsproblems konzipiert. Da sie auf einen spezifischen Funktionsbereich ausgerichtet sind, decken sie nur eine begrenzte Anzahl von Bereichen ab. Einzellösungen sind daher eher Nischenlösungen, wie z. B. Raumbuchungssoftware, Helpdesk-Software oder Instandhaltungssoftware.
Integrierte Lösungen, wie IWMS, unterstützen dagegen automatische Verknüpfungen zwischen mehreren Prozessen und erleichtern die Berichterstattung über verschiedene Bereiche hinweg. Einzellösungen der „Best-of-Breed“-Strategie versuchen, dasselbe zu leisten. Letztendlich gibt es aber verschiedene maßgeschneiderte Schnittstellen, die gewartet werden müssen und Kenntnisse über verschiedene Tools erfordern, was zu wesentlich höheren Gesamtbetriebskosten und geringerer Akzeptanz bei den Nutzern führt.
Die Implementierung einer integrierten Lösung ist daher im Vergleich zu einer Einzellösung viel breiter angelegt und vermeidet einen komplexen Datenaustausch zwischen den Prozessen.
Warum sollten Sie sich für eine integrierte Lösung und nicht für eine
Einzellösung entscheiden?
Einzellösungen ermöglichen es Unternehmen zwar, einzelne Bereiche wie Nachhaltigkeits-, Instandhaltungs-, Immobilien- oder Arbeitsplatzmanagement (teilweise) zu verwalten, aber diese Art von Software löst immer nur ein Geschäftsproblem auf einmal. Um mehrere Probleme zu lösen, müssen mehrere Einzellösungen implementiert werden, wobei die Daten zwischen den einzelnen Lösungen ausgetauscht werden müssen. Dies macht die Sache oft unnötig komplex und führt zu Inkonsistenzen innerhalb eines Unternehmens.
Eine integrierte Lösung ist jedoch ein umfassendes Instrument, das die Kosten senkt, die betriebliche Effizienz steigert und durch die gemeinsame Nutzung von Daten auf einer Plattform einen besseren Überblick über den gesamten Bestand bietet. Auf diese Weise sind Nutzer – Führungskräfte, Angestellte, Gebäudenutzer oder Auftragnehmer – Teil einer einzigen Arbeitsgemeinschaft auf einer einheitlichen Plattform, die es ihnen ermöglicht, Tools gemeinsam zu nutzen und jederzeit miteinander zu kommunizieren. Dennoch können diese verschiedenen Prozesse unabhängig voneinander arbeiten, wobei die verschiedenen Abteilungen getrennt sind und die Software (je nach Berechtigung) nur die für sie relevanten Informationen anzeigt. Sie sind jedoch alle Teil eines großen Ganzen, da sie dieselbe Plattform und denselben Datenbestand nutzen.
Dies ist in den letzten Jahren besonders wichtig geworden, da hybride Arbeitsmodelle immer beliebter werden und die Erfahrung der Mitarbeiter für viele Unternehmen ganz oben auf der Tagesordnung steht. Ein Beispiel: IWMS-Lösungen können bei der Instandhaltung von Gebäuden helfen, damit die Nutzer sich wohl und sicher fühlen. Sie können Datenbanken mit wichtigen Informationen wie Wartungsanfragen, Inventar, Lieferanten, Garantien, Arbeitsaufträge und damit verbundene Kosten leichter verwalten. Auch die vorbeugende Wartung kann analysiert und durchgeführt werden, um künftige Kosten zu senken oder zu vermeiden. Bei integrierten Lösungen können Nutzer über ein Self-Service-Portal Anfragen einreichen, die dann von den Mitarbeitern für die Gebäudewartung priorisiert werden.
Da IoT-Systeme zunehmend in IWMS-Plattformen integriert werden, können Unternehmen diese Software nutzen, um ihre Prozesse und Entscheidungsfindung mit Echtzeitinformationen über Energieverbrauch, Raumbelegung oder Betriebsbedingungen von Gebäuden und zugehörigen Anlagen zu verbessern. Dies alles trägt positiv zu den Nachhaltigkeitszielen Ihres Unternehmens bei.
Die Hauptvorteile für ein Unternehmen, das eine integrierte Lösung einer Einzellösung vorzieht, sind also folgende:
- Ein Datenspeicher, der als zentrale Datenquelle fungiert.
- Eine zentral verwaltete, weniger komplexe und weniger kostspielige IT-Landschaft.
- Vereinfachte und leichter zu bedienende Benutzeroberflächen.
- Einfachere Berichterstattung auf Basis einer zentralen, gemeinsam genutzten Datenbank.
- Skalierbarkeit. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst Planon mit.
- Bessere Übersicht über den gesamten Bestand, während verschiedene Prozesse unabhängig voneinander auf einer einheitlichen Plattform arbeiten.
- Softwareverträge werden auf ein Minimum reduziert.
- Weniger Instanzen bedeuten Einsparungen beim IT-Support.
Warum sollten Sie Planon für die Implementierung Ihrer integrierten Lösung wählen?
Heute muss ein IWMS in der Lage sein, neue Technologien und das damit verbundene Potenzial auf einfache, konsistente und flexible Weise zu integrieren. Planons Integrated Workplace Management System ist eine innovative, IoT-fähige Plattform, die für mehr Effizienz und Qualität in Prozessen sorgt. Es senkt messbar die entsprechenden Kosten und trägt zur Steigerung der Unternehmensleistung bei.
Bei der Integration unserer IWMS-Lösung liefern wir Ihnen jedoch nicht nur die Informationen, die Sie benötigen, um die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. Wir sprechen mit den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, um Ihre Bedürfnisse und Anforderungen wirklich zu verstehen, ein klares Verständnis für das Gesamtbild zu entwickeln und Ihnen zu helfen, einen profitablen Business Case zu erstellen. Wir tun dies, um zu verstehen, was unsere Kunden wirklich brauchen: den Funktionsumfang, das Budget, den Zeitplan und die Auswirkungen, die Ihre Entscheidungen auf Stakeholder und Entscheidungsträger haben.
Wenn Sie uns reale Szenarien zu Ihren Schwachstellen vorlegen, können wir Ihnen zeigen, wie unsere Software Sie bei der Lösung Ihrer Probleme unterstützen kann, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie bringen würde.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir Ihr Unternehmen mit unserer IWMS-Lösung unterstützen können? Dann besuchen Sie planonsoftware.com/de/software/iwms für weitere Informationen.
