Gestion des campus

Qu’est-ce qu’une solution de Campus Management?

La gestion des campus, parfois appelée facility management des campus, consiste à répondre aux divers besoins des parties prenantes d’un établissement d’enseignement, qu’il s’agisse des étudiants, du personnel, des visiteurs ou de la communauté environnante. Ces besoins sont répartis entre les caractéristiques physiques des campus (salles de classe, résidences, restaurants universitaires, etc.) et les technologies digitales des bâtiments (Wi-Fi à haut débit, sécurité, systèmes dans le cloud).

Les établissements d’enseignement supérieur sont confrontés à la nécessité d’intégrer une multitude de départements: informatique, sécurité, immobilier, maintenance, restauration, terrains, etc. Une solution de gestion de campus est une plateforme intégrée qui relie ces éléments digitaux et physiques. Elle centralise diverses fonctions telles que la gestion des installations et des actifs immobiliers du campus, la planification des espaces et la gestion des demandes de services, afin de rationaliser l’exploitation et de garantir une utilisation efficace des ressources pour soutenir au mieux la mission de l’établissement.

L’importance du facility management pour les universités

Les établissements d’enseignement supérieur disposent de nombreuses installations physiques, toutes sollicitées à différents moments par différentes parties prenantes. Les systèmes de facility management des établissements d’enseignement supérieur permettent de répondre aux demandes, de les équilibrer et d’y répondre. Examinons quelques-uns des principaux aspects du facility management des universités:

Asset & Maintenance Management (Gestion des actifs et de la maintenance)

Les campus peuvent s’étendre sur des milliers d’hectares avec un mélange de bâtiments modernes et historiques, ce qui rend le suivi des actifs essentiel. Le contrôle des stocks, le suivi des équipements, la gestion des calendriers de maintenance et le remplacement des actifs vieillissants sont essentiels pour assurer le bon déroulement des opérations et le maintien d’un niveau d’éducation élevé.

Space & Workplace Services Management (Gestion des espaces)

Avec autant de personnes ayant besoin d’installations à différents moments, la visibilité en temps réel de l’occupation et de l’utilisation des espaces est un élément essentiel de la gestion des lieux de travail sur les campus. Quels sont les salles de classe, les amphithéâtres, les laboratoires et les bureaux utilisés, et quand ? La gestion des espaces universitaires englobe également des aspects tels que les plans d’étage et les systèmes d’orientation intérieurs et extérieurs.

Les campus sont des lieux privilégiés pour l’organisation d’événements. Les logiciels de gestion de campus peuvent également assurer la supervision de la planification, de la coordination et de l’organisation des événements.

Real Estate Management (Gestion de l’immobilier)

La gestion immobilière pour les campus englobe tout, des logements étudiants aux bâtiments administratifs. La gestion des contrats de location, la garantie de la conformité et le maintien d’une infrastructure fonctionnelle dans divers types d’actifs immobiliers sont essentiels à la viabilité à long terme du campus. Les contrats doivent être conformes aux réglementations locales et au droit de propriété. Le facility management pour les campus comprend également des accords de niveau de service (SLA) pour les espaces universitaires, de recherche et administratifs.

Energy and Sustainability Management (Gestion des énergies)

Les universités accordent de plus en plus d’importance aux initiatives de campus durables, de la réduction de la consommation d’énergie aux objectifs de neutralité carbone. Les équipes chargées des installations doivent surveiller les déchets, l’eau et la consommation d’énergie et mettre en œuvre des technologies qui permettent d’améliorer l’efficacité des bâtiments.

Avec l’aide d’un logiciel de facility management pour les universités, les établissements peuvent rendre compte avec précision des progrès accomplis et de l’amélioration continue. Par exemple, l’analyse spatiale peut guider les décisions concernant la planification des transports durables et les données d’occupation sur l’optimisation de l’énergie.

Relevez les défis de la gestion des installations sur les campus

Les professionnels des installations de campus sont confrontés à des défis uniques en raison du large éventail d’environnements qu’ils desservent: besoins de maintenance variés, complexité opérationnelle, considérations budgétaires, technologies déconnectées et nombreuses parties prenantes différentes au sein des universités.

Le mode d’engagement des étudiants évolue également. Les apprenants attendent aujourd’hui davantage d’options en ligne, avec des horaires flexibles permettant d’accueillir une plus large tranche d’âges d’étudiants.

Environnements complexes des campus

Chaque bâtiment du campus peut être sujet à des réglementations, à un reporting financier, à des normes de sécurité, à des besoins énergétiques et à des stratégies de maintenance différents. La coordination des ressources dans des zones aussi diverses représente un défi logistique.

L’utilisation dans les environnements de campus varie également dans le temps. Les étudiants, les universitaires, les visiteurs et le personnel de maintenance se déplacent constamment entre les bâtiments et à l’intérieur de ceux-ci, ce qui ajoute à la complexité.

Une maintenance efficace dans les campus vieillissants

Certains des établissements d’enseignement supérieur les plus attrayants sur le plan visuel sont ceux qui ont une histoire riche, qui s’accompagne d’une infrastructure vieillissante. Les installations vétustes peuvent présenter d’importants problèmes de maintenance (notamment en ce qui concerne la plomberie, le chauffage et la ventilation) et des inefficacités énergétiques. En outre, les campus sont souvent utilisés en permanence. Les processus de maintenance doivent être entrepris rapidement, avec un minimum de temps d’arrêt ou d’interruption. La maintenance préventive, la surveillance en temps réel et les alertes intelligentes permettent de minimiser les perturbations, même dans les bâtiments utilisés en permanence.

Contraintes budgétaires et équilibrage des priorités

L’enseignement, la recherche, les services aux étudiants et l’entretien des installations obligent les universités à équilibrer de nombreuses priorités concurrentes lorsqu’elles répartissent leur financement. La maintenance des installations, pourtant essentielle, est souvent moins prioritaire et est différée jusqu’à ce que les problèmes deviennent critiques. Cependant, négliger ces besoins peut entraîner des perturbations plus importantes, interrompant les activités d’enseignement et de recherche et ayant un impact négatif sur le personnel et les étudiants.

La gestion financière dans l’enseignement supérieur est un défi en soi, en raison des fluctuations de financement. En outre, de nombreux établissements sont confrontés à des réductions des financements de l’État et des subventions gouvernementales, tout en étant contraints d’investir dans des installations.

Innovation technologique et intégration

Les universités sont considérées comme des centres d’innovation grâce à la recherche de pointe, aux incubateurs de start-ups et aux collaborations avec l’industrie. Cela suscite naturellement des attentes quant à leur environnement physique, qui doit refléter la même approche avant-gardiste. Pour répondre à ces attentes, il faut intégrer les systèmes de gestion des données.

C’est là que le «smart campus» entre en jeu. Selon Gartner, Inc: «Un smart campus est un environnement physique ou digital dans lequel les êtres humains et les systèmes technologiques interagissent dans des écosystèmes de plus en plus ouverts, connectés, coordonnés et intelligents.»

Les technologies qui transforment un campus en «smart campus» peuvent être les suivantes:

• Capteurs IoT - pour une connectivité des systèmes en temps réel, permettant des environnements réactifs (par ex. l’éclairage ou les équipements CVC s’ajustent automatiquement en fonction de l’occupation)
• IA (intelligence artificielle) - pour l’occupation prédictive et la surveillance de la sécurité
• BIM (modélisation des données du bâtiment) - pour la visualisation et l’amélioration de la prise de décision dans la planification et la construction des actifs du campus
• CAD - pour des enregistrements digitaux détaillés de l’infrastructure qui rationalisent les mises à jour des installations et réduisent les temps d’arrêt pour les réparations
• Analyse avancée des données - pour prévoir les besoins futurs des campus

Communication, collaboration et engagement

Les parties prenantes du campus ne sont pas isolées. Une gestion efficace du campus permet une collaboration et un engagement entre et au sein des groupes de parties prenantes: des utilisateurs des bâtiments tels que le personnel, les étudiants et les membres de la communauté locale, à la direction facultaire du campus. La communication et le partage d’informations par le biais de systèmes clairs pour les demandes de services, les alertes et le suivi de l’état d’avancement créent de la transparence et de la confiance, et soutiennent la sécurité générale.

L’intérêt d’une approche intégrée de la gestion des campus

Les universités qui veulent rester compétitives s’appuient sur des systèmes de gestion de campus intégrés, qui les aident à prévoir et à surmonter les défis énumérés ci-dessus.

Avantage d’une solution de Campus Management

Efficacité, transparence et flexibilité accrues

L’intégration d’appareils IoT pour la gestion de smart buildings permet aux facility managers de prendre des décisions plus rapides et mieux informées, notamment en ce qui concerne l’allocation des espaces, les cycles de maintenance, les inspections des bâtiments et les équipements CVC. Toutes ces améliorations permettent de faire des économies, tant au niveau des ressources utilisées que du temps consacré par le personnel.

Amélioration de l’engagement des étudiants et du personnel

Le facility management centralisé est plus connecté et plus efficace. Des systèmes modernisés pour améliorer l’utilisation des espaces, l’orientation digitale, les demandes de services et la connectivité des appareils réduisent les frictions pour les utilisateurs du campus. Résultat: la satisfaction accrue des étudiants et du personnel stimule l’engagement constructif, créant ainsi des boucles de feedback positives.

Amélioration des efforts et des informations en matière de développement durable

Le logiciel de gestion de campus peut considérablement stimuler les efforts en faveur d’un établissement plus durable ou d’un campus vert. La consolidation des données relatives à la consommation d’énergie, à la consommation d’eau, à la production de déchets et à l’utilisation d’autres ressources permet d’identifier les schémas et les inefficacités, et d’y remédier. La cartographie spatiale peut contribuer à promouvoir les options de transport durable et l’allocation des espaces.

Les solutions sont capables de générer rapidement des informations sur les paramètres de développement durable, ce qui permet aux établissements de rendre compte des progrès accomplis et d’identifier de nouveaux objectifs. Enfin, les plateformes intégrées peuvent stimuler l’engagement dans les initiatives en matière de développement durable.

Analyse de rentabilité d’une solution de Campus Management

Avant de mettre en avant une solution de gestion de campus, nous recommandons d’effectuer une analyse de rentabilité. Cette analyse doit porter sur les coûts internes et externes, ainsi que sur les avantages monétaires et non monétaires (tels que la réduction des processus, de la gestion immobilière, des services et des coûts de maintenance, ainsi que l’amélioration de la satisfaction des étudiants et du personnel).

Le saviez-vous? Certains bâtiments de campus peuvent être inoccupés jusqu’à 65 % du temps, ce qui représente une énorme opportunité pour les universités d’économiser de l’argent grâce à une utilisation plus efficace des espaces.
_{- Higher Education Facilities Forum Article – ‘Higher Ed Facilities: Navigating Through Disruption’}

Autres coûts des solutions de gestion des campus à prendre en compte

Dans de nombreux cas, les coûts des logiciels représentent une part mineure de l’investissement total. La collecte de données, la gestion du changement, les coûts internes, l’infrastructure informatique et la gestion de projets sont autant de processus nécessaires. La personnalisation et l’intégration peuvent avoir un impact considérable sur le coût total de possession (TCO), en fonction du fournisseur et de la solution.

Les étapes de déploiement et d’assistance doivent également être considérées comme faisant partie de l’analyse de rentabilité. Votre équipe doit être en mesure de répondre aux questions relatives à la gestion et au déploiement des applications. Les solutions de gestion des campus intégrée sont souvent déployées en tant que service (SaaS) afin de réduire le coût total de possession et le temps de lancement, et d’améliorer l’intégration et l’évolutivité.

Campus Management Solution de Planon

Chez Planon, nous croyons qu’il faut donner aux établissements les moyens d’exploiter des campus plus intelligents et plus durables. La Campus Management Solution de Planon vous aide à créer le meilleur environnement possible pour étudier, vivre et travailler. Grâce à notre logiciel de gestion des smart buildings, leader sur le marché, nous sommes fiers d’héberger des plateformes ouvertes permettant d’utiliser des sources de données de tiers.

King’s College London, l’une des plus anciennes universités d’Angleterre, a utilisé Planon pour réduire de moitié son retard en matière de maintenance. C’est un exemple typique de la façon dont une solution de gestion de campus intégrée centralise les processus, les données et les technologies dans une plateforme, permettant ainsi des améliorations significatives.

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