Le crédit-bail, ou leasing, est une solution financière commune pour la plupart des organisations. Il permet aux entreprises de disposer de biens immobiliers, d'installations ou d'équipements sans mobilisation de fonds ni investissements importants. Le crédit-bail est également une façon courante d'accroître la flexibilité des portefeuilles et de libérer du financement pour des investissements dans le cœur de métier.
Les normes de comptabilité ASC 842 et IFRS 16, établies par le Financial Accounting Standards Board (FASB) nord-américain et son équivalent mondial l'International Accounting Standards Board (IASB), modifient considérablement la façon dont les locations sont comptabilisées dans les bilans et états financiers des entreprises.
Ces normes ASC 842 et IFRS 16 résultent d’un besoin de plus de transparence qui découle de la comptabilisation de différents modes de location. L’application de ces normes en matière de lease accounting induisent de nombreux changements pour les entreprises. Cet article en recense 5 principaux que nous détaillons plus bas
En comptabilité, on distingue deux types de location : la location simple (operating lease, c'est à dire location d'exploitation) et la location financière (finance lease).
Une location simple n'est comptabilisée qu'en tant que charge d'exploitation, sur la base des loyers versés de façon linéaire. Une location financière (appelée également Capital lease par le FASB) figure dans le bilan comme un passif capitalisé, contrepartie d'un droit d'utilisation faisant l'objet d'amortissements qui affectent le compte de résultat.
Selon une étude de PWC, les actifs immobiliers peuvent représenter de 1 % à 66 % du bilan. Ce large éventail en pourcentage reflète les différentes formes de propriété, certaines organisations choisissant la pleine propriété de leurs biens immobiliers alors que d'autres préfèrent les louer, en les finançant ainsi hors bilan.
Cette comptabilisation des locations a fait l'objet de débats comptables pendant des années. Dans quelle mesure les états financiers dans le bilan sont-ils réalistes quand un bien immobilier du bilan peut être vendu en quelques mois alors qu'un contrat de location hors bilan peut représenter un engagement sur plusieurs années ? Ces locations simples ont été préférées pour de multiples bonnes raisons liées à la liquidité et à la disponibilité des capitaux pour des investissements dans les activités métier. Cependant, elles entrainent des effets négatifs en rendant plus difficile l'analyse de la situation financière des organisations. En effet, les engagements futurs qui découlent de ces contrats de location ne sont pas reflétés dans le bilan.
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En savoir plusLes normes IFRS 16 et ASC 842 introduisent des changements dans la façon d'appréhender la location des biens immobiliers et des actifs aussi bien corporels et qu'incorporels. Selon les précédentes normes IAS 17 (IFRS) et ASC 840 (FASB), les engagements découlant des contrats de location simples ne figuraient pas dans le bilan qui n'intégrait que les contrats de location financière. Les locations enregistrées en exploitation n'apparaissent ainsi que dans des notes de bas de page dans les états financiers des organisations.
Les dernières normes ASC 842 et IFRS 16 pour les locations permettent de s'assurer que les engagements au titre des contrats de location soient reflétés dans les bilans de manière plus uniforme. Tous les baux et contrats de location d'actifs pour des durées supérieures à 12 mois sont automatiquement comptabilisés comme location financière selon l'IFRS 16 et mentionnés au bilan comme Contrat de location en vertu de l'ASC 842. Une étude de PWC a montré qu'il devrait en résulter une augmentation des dettes portant intérêt de 58 % en moyenne, mais que celle-ci pourrait dépasser les 200 % pour les secteurs qui utilisent de nombreux actifs loués. Des indicateurs financiers connexes, notamment l'EBE (ou EBITDA), l'effet de levier et la solvabilité, seront tout autant affectés. Les normes ASC 842 et IFRS 16 laissent une liberté d'interprétation mais exigent des évaluations et des argumentations clairement documentées dans le cadre du processus de gestion des baux par les professionnels pour qu'ils s'assurent de la conformité des comptes.
Dans les précédents systèmes comptables IASB et FASB, seul le loyer de base était capitalisé. Avec les normes IFRS16 et ASC 842, d'autres montants sont pris en compte. Les facteurs de coûts tels que les loyers variables, les frais de négociation, les loyers de renouvellement, les loyers conditionnels, les obligations de valeur résiduelle, les options d'achat, les coûts d'acquisition du bail et les frais futurs de remise en état pour les preneurs en fin de bail sont inclus dans le droit d'utilisation et dans le montant capitalisé au bilan.
Des périodes de prolongation facultatives devront être incluses lorsqu'elles sont « raisonnablement certaines ». Cela laisse une liberté d'interprétation mais représente aussi un risque en termes de conformité. Lors de l'évaluation des états financiers par des auditeurs, l'argumentation justifiant une éventuelle exclusion devra être acceptée. Une attention particulière doit être accordée à l'effet des indexations. Selon l'IFRS 16 et l’ASC 842, toute variation de l'indice imposera un nouveau calcul, ce qui augmentera fortement la volatilité des montants comptabilisés pour les locations, les actifs et les dettes.
En plus de la comptabilisation des contrats de location dans le bilan, les normes de lease accounting ASC 842 et IFRS 16 exigent également des informations supplémentaires. Celles-ci doivent éclairer les investisseurs et autres parties prenantes sur les engagements impliqués par les baux et locations d'actifs, sur le calendrier des obligations financières et sur toute incertitude concernant les flux de trésorerie qui en découlent. Dans la plupart des cas, ces informations supplémentaires doivent être conformes à la loi Sarbanes Oxley (SOX), ce qui implique la nécessité de suivre et d'enregistrer toutes les modifications apportées aux contrats de location et de prouver que les décisions ont été prises selon des procédures autorisées.
Les systèmes IFRS 16 et ASC 842 de comptabilité des locations exigent la capitalisation de la quasi-totalité des baux immobiliers et rendent nécessaire l'enregistrement d'informations supplémentaires sur les contrats de location. Cela aura une incidence sur toute l'activité quotidienne pour l'administration des baux et sur les solutions informatiques associées. L'obligation de fournir des informations sur le calendrier et l'incertitude des flux de trésorerie implique un enregistrement plus détaillé des données relatives aux contrats. Les incidences financières d'un renouvellement de bail changent donc fondamentalement. Aussi, la planification des scénarios de location, la modélisation des équilibres et les évaluations deviennent importantes dans le processus de prise de décision auquel devront participer les contrôleurs et responsables financiers.
Les normes IFRS 16 et ASC 842 sont entrées en vigueur pour les sociétés publiques depuis le début de l'exercice 2019, mais il faut les prendre en compte dans les états financiers dès l'exercice 2017. Pendant cette période de transition, de 2017 à 2019, les exigences de l'IAS17 et l'ASC 840 restent effectives et il est donc nécessaire de procéder pour les locations à un double calcul et à une double présentation dans les états financiers, mais sans double paiement ni double comptabilité.
Avec les changements à venir en matière de lease accounting, les organisations ont besoin d'un outil qui pourra leur apporter une vision intégrée de leur portefeuille et de leur stratégie d'actifs, des renouvellements et propositions de baux, dans la langue des dirigeants, contrôleurs, comptables et autres responsables financiers. L'incidence d'un renouvellement de bail sur les coûts et les bilans peut être considérable et doit être calculée et déclarée de façon conforme.
Les exigences en matière de comptabilité des locations, telles qu'elles sont établies par les normes ASC 842 et IFRS 16, nécessitent une administration précise de tous les coûts et paiements relatifs aux contrats de location, en temps voulu. Cette administration professionnelle des contrats de locations est possible à l'aide d'une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS). Une solution de lease accounting management est une solution complémentaire importante sur laquelle les contrôleurs peuvent s'appuyer en tant que système comptable spécialisé ou qui sera mise en œuvre en complément de l'administration des baux dans un IWMS. Dans les deux cas, elle s'intégrera de façon transparente à votre système financier.
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