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Le space management ou gestion de l'espace est la gestion de l’inventaire des espaces physiques d'une organisation. Il faut ainsi envisager un suivi précis du nombre d'espaces dont elle dispose, une gestion des informations relatives à l’occupation et l'élaboration de stratégies d’aménagement des espaces.
Qu'il s'agisse d'une organisation gouvernementale, d'une université, d'une usine, d'une chaîne de distribution ou d'une institution financière, chaque organisation a besoin d'espaces pour soutenir ses activités principales. Ces espaces peuvent consister en une pièce recevant un ou deux bureaux, mais aussi en un département entier, un étage entier, plusieurs étages dans un même bâtiment ou répartis dans un vaste portefeuille de bâtiments, à travers le monde. De plus, certains espaces peuvent être assignés, comme par exemple l'espace de travail dédié à un employé particulier, ou au contraire partagés, c'est le cas d'une salle de réunion ou d'un plateau. Les espaces sont donc de différentes natures et peuvent être utilisés de plusieurs manières. Une chose est certaine : toute organisation doit gérer ses espaces.
Disposer d'une bonne compréhension des espaces est essentiel pour une gestion efficace des installations. La gestion des espaces est fondamentale pour de nombreuses autres activités. C'est le cas par exemple pour la gestion des déménagements, de l'occupation ou des réservations de salles mais aussi pour la gestion de la maintenance et des portefeuilles immobiliers.
L’utilisation d’une solution logicielle innovante pour gérer l’espace d’une entreprise apporte de nombreux avantages. Par exemple :
On sait généralement que les frais de personnel et les frais d’hébergement représentent la part la plus importante des dépenses d’une organisation. Une gestion efficace de l'espace a donc un impact direct sur ces deux centres de coûts et constitue ainsi un composant essentiel qui peut affecter directement le résultat net de l'entreprise.
Dans l'idéal, chaque organisation utiliserait chaque millimètre de son espace dans un but précis, qu'il s'agisse de salles de réunion ou de restauration et d'espaces de stockage. L'utilisation d'un logiciel de space mangement ou gestion des espaces fournit des données précises et en temps réel pour déterminer si ces espaces peuvent être utilisés plus efficacement et pour réduire ainsi les coûts. Les organisations peuvent alors éviter de devoir s'étendre davantage ou ne plus payer pour un espace qu'elles n'utilisent pas. Avec des données précises et en temps réel, prendre les bonnes décisions peut considérablement réduire les coûts du portefeuille.
C'est aujourd'hui la « guerre des talents » et recruter les bonnes personnes avec les bonnes compétences au bon endroit est plus important que jamais. Le space management a évolué en passant de la réduction des coûts de l'espace à la création d’un environnement de travail propice à retenir les talents. Cela ne signifie pas que cette réduction des coûts ne figure plus parmi les priorités des responsables du FM, mais que trouver un juste équilibre devient plus important.
46% des directeurs Immobilier et DET font du confort des occupants une priorité absolue pour le futur proche
~Verdantix
Au bout du compte, les employés heureux obtiennent de meilleurs résultats, restent plus longtemps dans l'organisation et sont plus productifs. Une situation gagnant-gagnant pour tout le monde.
Sans logiciel de gestion des espaces, il est complexe et fastidieux de réaliser des rapports sur des données spatiales précises et en temps réel car ces données ne sont tout simplement pas centralisées dans un seul système. De plus, lorsque les données spatiales sont dispersées, stockées à différents endroits, une redondance est possible, rendant vos données moins fiables. Une solution logicielle innovante pour le space management, idéalement intégrée dans un IWMS, centralise toutes les données dans un seul système. Mises à jour en temps réel, ces données sont toujours précises et actualisées. De cette manière, les responsables du FM peuvent rédiger des rapports d'utilisation ou d'affectation des charges, par exemple, et s'appuyer sur des simulations pour l'allocation d'espaces à venir. Sur la base de ces rapports, les responsables du FM peuvent suivre et analyser leurs données de gestion des espaces et planifier les améliorations futures.
Il existe d'excellents systèmes de space management sur le marché, mais les entreprises tireront le meilleur parti de leur gestion des espaces en s'appuyant sur un IWMS. Avec un IWMS, plus de fragmentation des données car tout ce qui touche au Facility Management et à la gestion de l'immobilier est stocké dans un seul système, une base de données unique. Il en est ainsi des données sur la gestion de la maintenance, des baux ou des propriétés, mais aussi pour la gestion des services et jusqu'au développement durable. Cela permet une réelle efficience des processus et de meilleurs services.
Cet e-book traite de l’importance de créer une expérience de travail optimale et présente des éléments clés de la gestion de l’espace qui y contribuent.
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Lors de ce webinaire en direct, co-organisé par Planon et Vedantix, ces derniers ont souligné l’importance de la gestion des espaces, puis comment les responsables FM peuvent renforcer l’efficacité de leurs pratiques dans ce domaine. 43:16 Anglais
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Plus d'infoLa gestion des espaces a considérablement évolué au fil des ans. Au début, les organisations ne disposaient pas d'outils ou solutions pour faire face à leurs problématiques d'optimisation de l’espace. Si une pièce était mal utilisée ou si des ressources étaient mal allouées, l'organisation n’avait pas la possibilité d’agir pour y remédier. Les ressources nécessaires manquaient pour collecter des informations pertinentes et prendre les bonnes décisions.
De nos jours, il existe des solutions logicielles innovantes. Pourtant, certaines organisations tentent encore de gérer leurs espaces manuellement. Elles s'appuient par exemple sur un simple schéma qui décrit la disposition des étages et les occupants des différentes pièces, ou encore sur une feuille Excel listant les détails de chaque espace et les ressources utilisées. Il est ainsi extrêmement difficile de conserver des enregistrements précis, de partager les données et de les analyser en temps réel pour prendre des décisions stratégiques en vue de répondre aux besoins opérationnels de l’organisation.
De plus en plus d'organisations se rendent compte que ces méthodes manuelles de space management deviennent inadaptées dès lors qu'il est question de réduire les coûts, améliorer l'efficacité et augmenter la productivité. Ces méthodes ne sont tout simplement pas assez souples pour s'adapter à un portefeuille d'espaces en constante évolution et pour en assurer le suivi. Par conséquent, les responsables du Facility Managements (FM) sont de plus en plus intéressés par des solutions logicielles intelligentes, notamment les solutions de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS), pour coordonner la gestion des espaces.
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