L’accent est mis sur la création d’espaces de travail collaboratifs, la mise en place d’un aménagement dynamique des postes de travail et l’utilisation de postes de travail réservables pour soutenir des modèles de travail flexibles et hybrides. L’objectif est de stimuler la productivité, la satisfaction des collaborateurs et l’utilisation efficace des espaces de bureau. Grâce à une application pour le lieu de travail, les collaborateurs peuvent réserver des postes de travail, des salles de réunion ou demander une maintenance.
Qu’est-ce que la gestion des espaces ?
La gestion des espaces désigne la manière dont les organisations gèrent leurs espaces physiques pour soutenir les objectifs de rentabilité, de développement durable, de productivité et de bien-être des collaborateurs. Il s’agit d’un processus essentiel pour les lieux de travail modernes, qui garantit l’utilisation efficace des ressources, la réduction des coûts opérationnels et la satisfaction des collaborateurs.
Si chaque organisation a besoin d’espace pour mener à bien ses activités, le terme « espace » lui-même a de nombreuses connotations. Il peut s’agir d’une simple salle avec un ou deux bureaux, d’un étage entier, de plusieurs étages au sein d’un même bâtiment ou même de plusieurs étages dans un portefeuille immobilier global. Mais quel(le) que soit sa taille ou son objectif, la gestion efficace et stratégique des espaces est un défi universel pour toutes les organisations. Elle s’applique donc à un large éventail de contextes, des organisations gouvernementales aux campus universitaires et aux institutions financières, en passant par les établissements de santé, les usines, les entrepôts, les chaînes de magasins et bien d’autres types d’installations.
Les avantages de la gestion des espaces
Un espace bien géré aide les organisations à atteindre leurs objectifs clés en rationalisant l’utilisation de l’espace. Ces avantages peuvent être classés comme suit :
- Rapport coût-efficacité : en identifiant et en réaffectant les espaces sous-utilisés, les organisations peuvent réduire leurs dépenses immobilières et rationaliser leurs opérations.
- Amélioration de l’allocation des ressources : l’alignement de la consommation d’énergie et des systèmes CVC sur les données d’occupation minimise le gaspillage et maximise l’efficacité.
- Amélioration de la productivité : des espaces confortables et fonctionnels stimulent le moral des collaborateurs et leur permettent de travailler plus efficacement.
- Bénéfices pour le développement durable : les conceptions économes en énergie et la réduction des déchets soutiennent les objectifs environnementaux des entreprises tout en réduisant les coûts d’exploitation.
- Perturbations réduites au minimum : la coordination des activités de maintenance avec les données de localisation et d’occupation permet aux techniciens de savoir où aller et de ne programmer les travaux de maintenance que lorsque les espaces sont disponibles.
Par exemple, les entreprises qui mettent en œuvre des stratégies de gestion des espaces basées sur des données font souvent état de réductions des coûts immobiliers allant jusqu’à 30 %, tout en augmentant la satisfaction et la productivité des collaborateurs.
Gestion des espaces par industrie
En utilisant des tactiques efficaces de gestion des espaces, les organisations peuvent s’assurer que chaque mètre carré d’un espace est pleinement optimisé. Les entreprises doivent donc tenir compte de l’évolution de la dynamique des environnements de travail modernes tout en alignant les besoins des collaborateurs et des visiteurs sur les objectifs de l’entreprise. Il s’agit de trouver un équilibre entre la création d’espaces fonctionnels et attrayants, d’une part, et la réalisation d’objectifs stratégiques, d’autre part.
Selon le type d’entreprise ou d’organisation, l’optimisation de la gestion des espaces peut varier considérablement en fonction des besoins, des priorités et des objectifs opérationnels. Voici quelques exemples du rôle de la gestion des espaces pour différents types d’organisations :
L’optimisation consiste à concevoir des aménagements centrés sur le client qui maximisent la visibilité des produits, rationalisent le trafic piétonnier et améliorent l’expérience d’achat dans son ensemble. L’utilisation stratégique de l’espace peut également améliorer le stockage et la gestion des stocks en s’intégrant à un ERP.
Une gestion efficace de l’espace pour les campus et les universités peut inclure la gestion des amphithéâtres, des bibliothèques et des espaces d’étude pour favoriser l’apprentissage. Il s’agit également de programmer et d’optimiser l’utilisation des salles de cours et des installations communes pour répondre à l’évolution des besoins des étudiants et des enseignants.
Le but est ici d’assurer un aménagement efficace pour les soins aux patients, notamment en plaçant les équipements essentiels dans des endroits accessibles, en gérant les zones d’attente et en optimisant l’utilisation des espaces de traitement et de diagnostic, tant pour le personnel que pour les patients.
L’optimisation consiste ici à concevoir des aménagements qui minimisent les pertes et rationalisent les flux de travail. Une gestion efficace des espaces garantit que les machines, les stocks et les zones de stockage sont placés de manière stratégique afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les coûts énergétiques, tout en respectant les objectifs de développement durable.
Les espaces doivent souvent trouver un équilibre entre l’accessibilité et la fonctionnalité des services publics, tout en intégrant des initiatives de développement durable. La gestion des espaces peut également inclure l’optimisation des ressources partagées telles que les salles de réunion et les espaces communautaires.
Les hôtels, les centres de conférence et les sites événementiels ont besoin d’aménagements flexibles pour répondre aux besoins de leurs clients, qu’il s’agisse de réunions privées ou d’événements de grande envergure, tout en veillant à ce que chaque mètre carré génère de la valeur.
En adaptant les stratégies de gestion des espaces aux exigences spécifiques des différentes industries, les organisations peuvent mieux s’aligner sur leurs objectifs opérationnels, améliorer l’utilisation des ressources et améliorer l’expérience des collaborateurs, des clients et des autres parties prenantes.
L’impact du travail flexible et hybride
Dans le contexte des modèles de travail flexibles et hybrides, la gestion des espaces revêt une importance encore plus grande. Avec une main-d’œuvre plus agile que jamais, les organisations semblent n’avoir d’autre choix que d’adopter des conditions de travail flexibles – à la fois sur site et hors site.
Pour s’adapter à l’évolution de la dynamique du personnel, les organisations doivent adopter des stratégies telles que l’aménagement évolutif des postes de travail, les espaces de travail réservables et les zones de collaboration dédiées. Ces adaptations créent des environnements qui s’adressent à la fois aux travailleurs en présentiel et aux travailleurs à distance, favorisant ainsi l’engagement et la productivité, quel que soit l’endroit où les collaborateurs travaillent.
Espaces alloués ou partagés
Les espaces peuvent être configurés pour être attribués ou partagés.
Les espaces de travail sont souvent attribués à des collaborateurs spécifiques en fonction de flux de travail basés sur le poste ou l’activité. Par exemple, les graphistes peuvent avoir besoin de postes de travail équipés d’outils spécialisés tels que des écrans à couleurs calibrées, des ordinateurs à haute performance ou des configurations ergonomiques pour soutenir leurs processus créatifs. De même, les PDG et autres cadres peuvent avoir besoin d’espaces conçus pour garantir le respect de la vie privée et la confidentialité, tels que des bureaux privés ou des salles de réunion dotés de systèmes de communication sécurisés et de cloisons insonorisées.
Les espaces partagés ou flexibles sont des espaces polyvalents conçus pour être utilisés par plusieurs personnes ou équipes en fonction de leurs besoins. Il peut s’agir par exemple d’espaces partagés pour les équipes de marketing, de vente ou de développement, de salles de concentration dédiées ou de salles de réunion équipées d’installations de vidéoconférence et de tableaux blancs. Les approches flexibles de l’espace mettent en évidence la capacité d’attribuer ou de partager des espaces en fonction des besoins en temps réel de plusieurs utilisateurs.
Différents types d’approches flexibles du lieu de travail
En fonction de l’organisation, de nombreux termes sont utilisés pour catégoriser les stratégies sur le lieu de travail :
Hot-desking
Système dans lequel les collaborateurs n’ont pas de bureau attitré, mais utilisent les postes de travail disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi.
Système dans lequel les collaborateurs n’ont pas de bureau attitré, mais utilisent les postes de travail disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi.
Hoteling
Un système de réservation dans lequel les collaborateurs réservent un espace de travail spécifique à l’avance.
Un système de réservation dans lequel les collaborateurs réservent un espace de travail spécifique à l’avance.
Espaces de travail flexibles
Conception d’aménagements adaptables pour répondre à l’évolution des besoins de l’organisation.
Conception d’aménagements adaptables pour répondre à l’évolution des besoins de l’organisation.
Espaces de travail partagés
Espaces conçus pour être utilisés par plusieurs équipes ou départements, souvent avec des ressources partagées telles que des salles de réunion ou des zones de collaboration.
Espaces conçus pour être utilisés par plusieurs équipes ou départements, souvent avec des ressources partagées telles que des salles de réunion ou des zones de collaboration.
Allocation dynamique des espaces
Le processus de réaffectation de l’espace en fonction des besoins en temps réel et des données d’utilisation.
Le processus de réaffectation de l’espace en fonction des besoins en temps réel et des données d’utilisation.
Espaces de travail basés sur l’activité
Zones adaptées à des activités spécifiques, telles que les zones de collaboration, les zones de concentration ou les espaces sociaux, qui peuvent être partagés par plusieurs utilisateurs.
Zones adaptées à des activités spécifiques, telles que les zones de collaboration, les zones de concentration ou les espaces sociaux, qui peuvent être partagés par plusieurs utilisateurs.
Ces concepts sont au cœur des stratégies modernes de flexibilité du lieu de travail, garantissant que l’espace est utilisé de manière efficace et adaptable pour répondre aux besoins des collaborateurs et de l’organisation.
Stratégies communes pour optimiser la gestion des espaces
Pour optimiser l’efficacité de l’espace, les nouveaux responsables du lieu de travail adoptent souvent une approche pratique en déplaçant les meubles, en réorganisant les bureaux et en apportant de petites modifications à l’agencement. Si ces premiers efforts peuvent donner des résultats immédiats, les organisations peuvent mettre en œuvre des approches plus stratégiques pour optimiser leurs espaces physiques. Ces stratégies ne se contentent pas de répondre aux besoins actuels et futurs du lieu de travail, mais placent également l’expérience des collaborateurs au premier plan :
- Espaces de travail flexibles : les espaces partagés, tels que le hot-desking, sont idéaux pour les modèles de travail hybrides. Ils permettent aux organisations de s’adapter aux fluctuations des effectifs tout en veillant à ce que les collaborateurs aient accès aux ressources dont ils ont besoin, qu’ils travaillent sur place ou à distance.
- Définition de zones dans l’espace : la désignation de zones spécifiques pour des activités distinctes améliore la fonctionnalité et garantit que chaque zone a un objectif clair. Il peut s’agir, par exemple, de zones calmes pour un travail nécessitant de la concentration ou de zones de collaboration pour le travail d’équipe ou les moments de détente.
- Espaces multifonctionnels : les bureaux plus petits peuvent chercher à créer des salles à usages multiples, comme des espaces de réunion qui font également office de postes de travail informels. Cela permet de tirer le meilleur parti de l’espace et de s’adapter aux différents besoins des collaborateurs.
- Optimisation basée sur les données : plutôt que de se contenter de deviner les besoins des espaces de bureau, les organisations peuvent utiliser des outils tels que des capteurs d’occupation et des logiciels de gestion fournissant des données en temps réel, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées sur l’allocation de l’espace, les ajustements d’agencement et la distribution des ressources.
- Bien-être des collaborateurs : une autre stratégie consiste à optimiser le confort des espaces pour favoriser la santé et le bien-être des occupants en améliorant la qualité de l’air intérieur (QAI) et la gestion de l’assainissement.
3 éléments clés de toute stratégie de gestion des espaces
La gestion des espaces repose sur trois piliers fondamentaux :
- Planification de l’espace : la planification de l’espace pose les bases d’une gestion efficace. Cela implique de créer des agencements et des conceptions stratégiques qui s’alignent sur les objectifs d’une organisation. Les bureaux, les salles de réunion et les espaces de collaboration sont soigneusement agencés pour maximiser l’utilité et soutenir des styles de travail spécifiques. Cette approche avant-gardiste garantit que les espaces peuvent s’adapter aux besoins actuels et futurs.
- Utilisation des espaces : l’analyse de l’utilisation des espaces aide les organisations à identifier les inefficacités et les possibilités d’amélioration. En examinant des paramètres tels que les taux d’occupation et les schémas d’utilisation, les entreprises peuvent réaffecter les espaces sous-utilisés pour mieux répondre aux besoins de leur personnel, ce qui permet en fin de compte d’améliorer l’efficacité globale et de réduire les coûts associés à l’achat d’espace supplémentaire.
- Optimisation des espaces : l’optimisation des espaces s’appuie sur la planification et l’utilisation en appliquant des stratégies qui adaptent dynamiquement les espaces à l’évolution des demandes des occupants.
En clair, pour qu’une stratégie de gestion des espaces soit efficace, il faut suivre les espaces disponibles dans une organisation, gérer les informations relatives à l’occupation et concevoir des plans spatiaux stratégiques pour garantir une utilisation optimale.
La gestion des espaces comme composante des solutions de FM
Quelle que soit la configuration de l’espace, il est évident qu’une bonne compréhension du nombre d’espaces et de leur utilisation est essentielle pour un facility management efficace. Ces informations constituent le fondement d’activités essentielles en facility management, notamment :
- Suivi de l’occupation
- Gestion des déplacements
- Réservations de salles
- Programmation de la maintenance
- Gestion immobilière
En tirant parti de solutions logicielles intégrées, telles que la Space and Workplace Services Management solution primée de Planon, les organisations peuvent obtenir une visibilité en temps réel de l’utilisation de leurs espaces, afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de favoriser un environnement plus engageant et plus productif pour tous.
Pour atteindre cette agilité, de nombreuses organisations utilisent des systèmes de gestion des espaces et du matériel complémentaire. Des outils tels que les capteurs d’occupation, les plateformes d’analyse et les jumeaux numériques fournissent des informations en temps réel, ce qui permet de prendre des décisions basées sur des données afin d’optimiser l’agencement des locaux, de gérer les ressources et de s’adapter à l’évolution des besoins. En associant la planification stratégique à une technologie innovante, les entreprises peuvent créer des environnements dynamiques, efficaces et pérennes, qui soutiennent leurs collaborateurs et favorisent la réussite de l’organisation.
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Lire la suiteLes avantages des logiciels de gestion des espaces
L’utilisation d’un logiciel de gestion des espaces pour gérer l’environnement de travail d’une organisation offre de nombreux avantages.
1. Réduction des coûts du portefeuille
Deux des dépenses les plus importantes d’une organisation sont les frais de personnel et les frais immobiliers. Une gestion efficace de l’espace a un impact direct sur les deux centres de coûts, ce qui en fait un levier essentiel pouvant influencer de manière significative la rentabilité de l’entreprise.
Dans l’idéal, une organisation utiliserait chaque centimètre carré de son espace pour l’usage prévu, qu’il s’agisse de salles de réunion, de stockage, de laboratoires, de bureaux ou de salles de restauration. L’utilisation d’un logiciel de gestion des espaces fournit les données précises et en temps réel nécessaires pour déterminer si les espaces peuvent être utilisés plus efficacement afin de réduire les coûts.
Les organisations peuvent alors réaffecter les espaces non utilisés à des fins plus appropriées ou même plaider pour ou contre la nécessité d’un agrandissement sur la base de données en temps réel. Une organisation dotée d’une équipe de gestion des espaces disposant de données précises en temps réel peut prendre de meilleures décisions qui réduiront considérablement les coûts du portefeuille immobilier.
Pour s’assurer que les collaborateurs restent satisfaits et engagés, les gestionnaires d’espaces et les facility managers doivent leur fournir des espaces de travail qui répondent à leurs besoins. Cela signifie qu’il faut fournir suffisamment d’espace physique pour effectuer les tâches quotidiennes de manière confortable et efficace, mais pas trop pour que l’organisation paie pour un espace dont elle n’a pas besoin. Les gestionnaires d’espaces ont commencé à étudier comment fournir différents types d’espaces pour différents objectifs. Il peut s’agir de salles calmes pour les collaborateurs qui ne veulent pas être dérangés, ou d’espaces créatifs avec des chaises confortables qui encouragent les collaborateurs à réfléchir, à innover et à collaborer avec d’autres dans un cadre moins formel.
Une solution logicielle innovante de gestion des espaces fournit des informations claires sur l’occupation et l’utilisation des espaces. Ces données peuvent aider les équipes de gestion des espaces à tirer de meilleures conclusions et à reconnaître les tendances concernant les espaces qu’elles fournissent et à travailler sur des initiatives qui répondent aux besoins réels des collaborateurs. Si les données montrent que certains espaces, tels que les salles de concentration, sont occupés en permanence, cela peut indiquer qu’il existe un besoin important pour ce type d’espace. Si vous constatez que le taux d’occupation des bureaux ouverts est extrêmement élevé, cela peut indiquer que les collaborateurs préfèrent un engagement plus collaboratif et qu’il convient donc de prendre des mesures pour améliorer cette situation. Ce ne sont là que quelques exemples. Si votre équipe de gestion des espaces dispose de meilleures données, elle peut fournir de meilleures informations et explorer plus rapidement les problèmes ou solutions potentiels.
L’accès à des données cohérentes et précises sur les espaces vous permet également de faciliter la recherche et la réservation des espaces disponibles par les collaborateurs, que ce soit par le biais d’un portail en libre-service, d’un appareil mobile, d’un kiosque ou d’un panneau de réservation de salles. En fin de compte, les collaborateurs heureux sont plus performants, restent plus longtemps dans l’entreprise et sont plus productifs.
46 % des responsables de l’immobilier et des installations considèrent l’amélioration du confort des occupants comme une priorité absolue dans un avenir proche.
~Verdantix
Les données relatives à l’occupation peuvent également être utilisées pour ajuster la ventilation dans les salles de conférences et de réunion afin d’améliorer la qualité de l’air intérieur (QAI). Lorsque trop de personnes restent trop longtemps dans une pièce fermée, les niveaux de CO2 peuvent augmenter rapidement, entraînant une fatigue et une baisse de la concentration, ce qui affecte la productivité. Dans les pièces à forte occupation, les niveaux de ventilation doivent être augmentés afin de réduire la propagation des virus et d’améliorer la santé et la sécurité.
Au-delà des économies d’énergie immédiates, la réaffectation d’espaces sous-utilisés peut réduire de manière significative le besoin de nouvelles constructions, qui sont souvent des processus à forte intensité de carbone. Par exemple, une organisation qui envisage d’agrandir ses espaces de bureau peut utiliser un logiciel de gestion des espaces pour analyser si les espaces existants, tels que les salles de stockage inutilisées ou les espaces de conférence surdimensionnés, pourraient être convertis en postes de travail fonctionnels ou en pôles de collaboration.
À plus grande échelle, les organisations peuvent appliquer ces informations à plusieurs sites afin d’optimiser leur portefeuille immobilier. Par exemple, une entreprise internationale peut constater qu’une installation fonctionne constamment à 50 % de sa capacité. Grâce à ces données, elles pourraient regrouper leurs activités dans un nombre réduit de bâtiments, réduire les coûts de maintenance, voire vendre ou louer les biens immobiliers sous-utilisés, tout en évitant la consommation inutile d’énergie et en réduisant leur empreinte carbone globale.
Ces mesures pratiques démontrent que les initiatives de développement durable soutenues par les logiciels de gestion des espaces s’alignent directement sur les objectifs ESG. En combinant des décisions fondées sur des données et l’optimisation des ressources, les organisations peuvent présenter des progrès mesurables, allant des économies d’énergie à la réduction des émissions opérationnelles, dans leurs rapports sur le développement durable et leurs communications avec les parties prenantes.
4. Générer des rapports pour développer des planifications d’aménagement des espaces stratégiques
Sans logiciel de gestion des espaces, il est complexe et fastidieux de réaliser des rapports sur des données spatiales précises et en temps réel car ces données ne sont tout simplement pas centralisées dans un seul système. De plus, lorsque les données spatiales sont dispersées, stockées à différents endroits, une redondance est possible, rendant vos données moins fiables. Une solution logicielle innovante pour le space management, idéalement intégrée dans un IWMS, centralise toutes les données dans un seul système. Mises à jour en temps réel, ces données sont toujours précises et actualisées. De cette manière, les responsables du FM peuvent rédiger des rapports d'utilisation ou d'affectation des charges, par exemple, et s'appuyer sur des simulations pour l'allocation d'espaces à venir. Sur la base de ces rapports, les responsables du FM peuvent suivre et analyser leurs données de gestion des espaces et planifier les améliorations futures.
Il existe d'excellents systèmes de space management sur le marché, mais les entreprises tireront le meilleur parti de leur gestion des espaces en s'appuyant sur un IWMS. Avec un IWMS, plus de fragmentation des données car tout ce qui touche au Facility Management et à la gestion de l'immobilier est stocké dans un seul système, une base de données unique. Il en est ainsi des données sur la gestion de la maintenance, des baux ou des propriétés, mais aussi pour la gestion des services et jusqu'au développement durable. Cela permet une réelle efficience des processus et de meilleurs services.
FAQ sur la gestion des espaces
La gestion des espaces nécessite une collaboration entre plusieurs rôles, chacun apportant une expertise unique. Les principaux contributeurs sont les suivants :
- Facility managers (DET) : ils sont responsables des opérations quotidiennes et veillent à ce que les espaces restent fonctionnels et efficaces. Ces activités peuvent être assurées par un service interne ou par un prestataire de services externalisé.
- Planificateurs d’espaces : experts dans la conception et la mise en œuvre d’aménagements qui correspondent aux objectifs de l’organisation et aux besoins des collaborateurs.
- Experts en stratégie des lieux de travail : l’accent est mis sur l’intégration de la gestion des espaces dans des stratégies commerciales plus larges, telles que les initiatives de développement durable ou les modèles de travail hybrides.
- Équipes des RH, informatique et d’exploitation : ces services collaborent pour intégrer la technologie et créer des environnements qui donnent la priorité à la satisfaction des collaborateurs.
En travaillant ensemble, ces rôles garantissent que les initiatives de gestion des espaces sont complètes et fructueuses.
La gestion moderne des espaces s’appuie fortement sur la technologie pour améliorer l’efficacité et la flexibilité. Les intégrations et les options du logiciel de gestion des espaces comprennent :
- Détecteurs d’occupation : ces dispositifs ou capteurs contrôlent l’utilisation des espaces en temps réel, ce qui permet d’obtenir des informations exploitables sur la manière dont les installations sont utilisées.
- Plans d’étage interactifs : les outils de visualisation simplifient le processus de conception et d’ajustement des aménagements afin d’optimiser l’allocation de l’espace et de suivre l’emplacement des équipements mobiles pour une meilleure gestion des stocks et des ressources.
- Informations basées sur l’IA : les outils d’analyse prédictive aident les organisations à anticiper les futurs besoins en matière d’espaces sur la base de données historiques.
- Building Management Systems (BMS) : les systèmes basés sur l’IoT adaptent dynamiquement les environnements pour répondre aux demandes d’utilisation en temps réel.
- Panneaux de réservation de salles : ces outils rationalisent la programmation des salles de réunion, garantissant un accès équitable et évitant les conflits.
- Marketplace : les logiciels passent ainsi de solutions autonomes à des plateformes ouvertes et à des écosystèmes complets. Les applications sont proposées sous la forme d’applications complémentaires ou d’intégrations avec des fournisseurs tiers.
Le meilleur logiciel de gestion d’espaces améliore l’expérience des collaborateurs, stimule l’engagement, réduit les coûts et soutient les stratégies globales en matière de lieu de travail. Il se distingue par la combinaison de fonctionnalités robustes, d’interfaces conviviales et de caractéristiques innovantes conçues pour répondre aux divers besoins des organisations. En fournissant des données en temps réel et des informations exploitables, il permet aux organisations de prendre des décisions éclairées sur les ajustements d’agencement, l’affectation des ressources et l’utilisation des espaces. Un logiciel de gestion des espaces doit également favoriser l’adaptabilité des modèles de travail hybrides, en veillant à ce que les espaces répondent à la fois aux objectifs de l’entreprise et aux besoins des collaborateurs.
Les principales caractéristiques d’un logiciel de gestion des espaces de premier ordre sont les suivantes :
1. Un ensemble complet de caractéristiques
- Données et analyses en temps réel : la possibilité de contrôler l’utilisation des espaces, les taux d’occupation et les tendances en temps réel pour prendre des décisions éclairées.
- Intégration avec les appareils IoT : connectivité transparente avec les détecteurs d’occupation, les systèmes d’éclairage et les commandes CVC pour optimiser la consommation d’énergie et le confort des collaborateurs.
- Planification et visualisation des espaces : plans interactifs et outils de conception, de reconfiguration et de visualisation des espaces pour répondre à l’évolution des besoins.
- Systèmes de réservation de salles : planification simplifiée des espaces partagés, tels que les salles de réunion, avec des options de réservation par téléphone portable ou par kiosque.
- Options de personnalisation : la possibilité d’adapter le logiciel aux besoins spécifiques de l’organisation, tels que les flux de travail ou la marque propres à un secteur d’activité.
2. Facilité d’utilisation
- Interface intuitive : des tableaux de bord simples et conviviaux permettent aux collaborateurs et aux administrateurs d’accéder aux espaces et de les gérer sans effort.
- Accès mobile : compatibilité avec les applications mobiles permettant aux collaborateurs de réserver des espaces ou de vérifier la disponibilité en déplacement.
- Portails en libre-service : ils permettent aux collaborateurs de gérer leurs besoins en matière d’espace de travail sans problèmes administratifs.
3. Évolutivité et flexibilité
- Un logiciel qui évolue avec l’organisation et qui prend en charge tous les portefeuilles immobiliers, qu’ils soient de taille moyenne ou internationale.
- Adaptation à différents modèles de travail, y compris des formules de travail hybrides et flexibles, en proposant des caractéristiques telles que le hot-desking et des espaces de travail basés sur l’activité.
4. Informations basées sur des données
- Des capacités d’analyse et de reporting avancées qui aident les organisations à suivre les KPI tels que l’utilisation des espaces, la rentabilité et la satisfaction des collaborateurs.
- L’analyse prédictive pour anticiper les besoins et les tendances futurs en matière d’espaces, ce qui permet une planification proactive.
5. Capacités d’intégration
- Compatibilité avec des outils et des systèmes tiers, tels que les logiciels de RH, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les systèmes de gestion des bâtiments (BMS).
- Accès à un marketplace de modules complémentaires et d’intégrations pour des fonctionnalités améliorées, telles que la surveillance de l’énergie, des informations basées sur l’IA, ou du matériel tiers tel que des panneaux de réservation de salles.
6. Focalisation sur l’expérience des collaborateurs
- Des caractéristiques qui favorisent la satisfaction des collaborateurs, telles que la possibilité de réserver des zones calmes, des espaces de collaboration ou des bureaux ergonomiques.
- Des systèmes de disponibilité et de réservation transparents afin de réduire les frustrations et d’assurer un accès équitable aux ressources.
7. Sécurité et conformité
- Respect des normes de sécurité des données et des réglementations en matière de protection de la vie privée, garantissant la protection des données sensibles (telles que les enregistrements de réservation ou d’occupation).
- Contrôle d’accès basé sur les rôles pour se protéger contre les accès non autorisés.
8. Caractéristiques de développement durable
- Soutien aux initiatives écologiques, telles que la conception d’espaces économes en énergie et la possibilité de suivre la consommation d’énergie et les paramètres de qualité de l’air intérieur et de confort.
- Des outils pour contrôler l’empreinte carbone et mettre en œuvre des stratégies d’optimisation de l’espace respectueuses de l’environnement.
Le meilleur logiciel de gestion des espaces n’est pas une solution unique. Il est adaptable, innovant et conçu pour s’aligner à la fois sur les objectifs de l’organisation et sur les besoins des collaborateurs. En choisissant une solution logicielle qui concilie ces caractéristiques clés, les entreprises peuvent créer des environnements de travail efficaces, flexibles et attrayants tout en gardant une longueur d’avance dans un monde du travail en constante évolution.
Pour une gestion des espaces réussie, les organisations doivent adopter ces meilleures pratiques :
- Réalisation d’audits réguliers de l’espace : évaluations périodiques de l’utilisation de l’espace permettant d’identifier les inefficacités et les possibilités d’amélioration.
- Mise en œuvre de dispositions flexibles : les bureaux ouverts, les zones de collaboration et les espaces de travail adaptables garantissent que les espaces répondent à des besoins évolutifs.
- Encouragement de la collaboration interdépartementale : promouvoir la communication entre les équipes des RH, informatique et de FM permet d’aligner les objectifs et les stratégies, ce qui favorise la cohésion des efforts de gestion des espaces.
Les nouvelles tendances soulignent l’évolution du rôle de la gestion des espaces dans les lieux de travail modernes :
- Espaces de travail hybrides : reflétant une évolution vers l’amélioration de l’expérience des occupants, les espaces de travail hybrides donnent la priorité à la flexibilité, en combinant des ressources partagées et des aménagements adaptables pour soutenir les collaborateurs dans des contextes de travail à la fois au bureau et à distance.
- Smart Buildings : utilisation des technologies de l’IoT et de l’IA pour surveiller et gérer les espaces en temps réel.
- Initiatives en matière de développement durable : conception d’aménagements économes en énergie et adoption de pratiques écologiques pour minimiser l’impact sur l’environnement et favoriser la santé, la sécurité et le bien-être des collaborateurs.
- Espaces polyvalents : création de zones polyvalentes qui répondent aux divers besoins organisationnels tout en maximisant l’utilité.
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Pourquoi une gestion efficace de l'espace est fondamentale pour une expérience au travail réussie
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