Dans ce glossaire, nous aborderons les différences entre un IWMS et un ERP, les défis courants rencontrés lors de l'intégration de votre IWMS à un système ERP, ainsi que la manière d'analyser le retour sur investissement (ROI) de cette intégration. Ce guide fournit également des définitions claires et concises des termes clés et des solutions.
Table des matières
- Les principaux avantages de l’intégration de l’IWMS à l’ERP
- Les bases de l’ERP, de la gestion de l’immobilier et du facility management
- Comment mesurer le succès de l’intégration d’un ERP et d’un IWMS ?
- Témoignage client : Shell Real Estate utilise Planon
- Foire Aux Questions (FAQs)
Les principaux avantages de l’intégration de l’IWMS à l’ERP
L’intégration de l’IWMS à l’ERP peut aider les entreprises à améliorer la qualité des données, à réduire les erreurs, à éviter les doublons, à accroître la visibilité, à améliorer l’affectation des ressources, à optimiser l’efficacité et à réaliser des économies. Par exemple, en intégrant l’IWMS à l’ERP, les entreprises peuvent s’assurer que leurs données de location sont cohérentes et correctes dans tous les systèmes, automatiser le traitement et le paiement des factures, suivre et contrôler les projets d’investissement et les budgets, et générer des rapports et des tableaux de bord complets.
Selon notre expérience, les principaux avantages pour une organisation de l’intégration d’un logiciel ERP avec un logiciel de gestion de l’immobilier d’entreprise et de facility management sont les suivants :
1. Amélioration de la qualité et de la cohérence des données
En synchronisant les données entre différents systèmes, tels que les systèmes financiers, de ressources humaines, d’actifs et de gestion des espaces, les organisations peuvent éviter la duplication des données, les erreurs et les incohérences, et s’assurer de disposer d’une seule source de vérité pour leurs opérations de base et leur portefeuille immobilier.
2. Augmentation de la visibilité et du contrôle
En ayant accès à des informations complètes et en temps réel sur les performances de leur immobilier d’entreprise et de leurs installations, les organisations peuvent prendre de meilleures décisions, réduire les coûts et les risques, et aligner leurs stratégies immobilières sur leurs objectifs commerciaux et les attentes de leurs parties prenantes.
3. Optimisation de l’efficacité et de la transparence
En automatisant et en rationalisant les flux de travail et les processus dans différents domaines, tels que la gestion des locations, la gestion de la maintenance, la prestation de services et la gestion de projets, les organisations peuvent gagner du temps, des ressources et de l’argent, et améliorer la qualité et la fiabilité de leurs services et de leurs résultats.
4. Amélioration de l’expérience et de la satisfaction des utilisateurs
En intégrant l’ERP à un logiciel de gestion de l’immobilier d’entreprise et de facility management, les organisations peuvent fournir une interface transparente et conviviale à leurs collaborateurs, clients et partenaires, et leur permettre d’accéder facilement aux services et ressources dont ils ont besoin, d’en faire la demande et d’en assurer le suivi.
Les bases de l’ERP, de la gestion de l’immobilier et du facility management
Un Enterprise Resource Planning (ERP) (ou PGI – Progiciel de Gestion Intégré) est un système d’applications logicielles intégrées qui aide les organisations à gérer leurs principaux processus métiers, tels que la comptabilité, les finances, les ressources humaines, les stocks, l’approvisionnement, les ventes et la production. Comme le logiciel ERP prend en charge plusieurs départements, il aura de nombreux utilisateurs différents avec des rôles distincts. Le département informatique est généralement chargé de la planification, de la maintenance et de la mise en œuvre des changements apportés à l’ERP.
Les modules suivants sont des exemples de composants disponibles dans un système ERP typique :
- Un module de finance
- Un module de gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM)
- Un module de fabrication, pour soutenir les fonctions de production, de qualité, d’inventaire et de distribution des organisations de fabrication.
- La gestion des ressources humaines (HRM)
- La gestion de la relation client (CRM)
- Un module d’approvisionnement, pour automatiser les fonctions d’achat, de facturation et de gestion des fournisseurs.
La Gestion de l’Immobilier d’Entreprise et le Facility Management constituent un système qui aide les organisations à améliorer l’utilisation et la performance de leurs bâtiments et de leurs terrains. Cette solution de gestion de l’immobilier d’entreprise et de facility management vise à aligner l’environnement physique d’une organisation sur ses objectifs, en maximisant la valeur, la fonctionnalité et le développement durable des actifs. Son but est également de minimiser les coûts, les risques et l’impact sur l’environnement.
Un intègrent généralement l’IWMS au logiciel ERP est une application logicielle qui prend en charge la gestion de l’immobilier et le facility management. Les organisations intègrent généralement l’IWMS au logiciel ERP afin d’améliorer la qualité des données, la visibilité et la prise de décision.
Les utilisateurs typiques d’un IWMS sont les directeurs de l’immobilier, les facility managers, les DET, les planificateurs d’espaces, les techniciens de maintenance des bâtiments et les professionnels du développement durable.
Les modules suivants sont des exemples de composants disponibles dans un IWMS typique :
La gestion du portefeuille immobilier simplifie la gestion de l’immobilier commercial ou la gestion de l’immobilier d’entreprise sur différents sites, marchés et pays.
La gestion des espaces et des environnements de travail soutient la conception et la mise en œuvre des stratégies relatives aux lieux de travail.
La gestion de services FM permet au facility manager de planifier, de programmer et de contrôler l’exécution de services tels que.
La gestion de la maintenance assistée par ordinateur aide à gérer et améliorer les activités de maintenance des actifs physiques.
La gestion de l’énergie et du développement durable permet de mesurer et d’améliorer la consommation d’énergie et l’impact environnemental des installations.
Début de votre parcours d’intégration ERP et IWMS
Un système ERP moderne comme SAP S/4HANA Cloud Public Edition, avec un IWMS comme Planon IWMS permet à toute entreprise de gérer ses opérations de base de manière plus efficace.
L'intégration des systèmes ERP et IWMS peut simplifier les flux de travail, stimuler la productivité et garantir l'exactitude des données entre vos unités opérationnelles.
Si vous souhaitez savoir comment intégrer vos systèmes ERP et IWMS, contactez-nous et demandez dès maintenant une démo du produit.
Comment mesurer le succès de l’intégration d’un ERP et d’un IWMS ?
En suivant des indicateurs clés de performance (KPI), les entreprises peuvent optimiser l'allocation des ressources, améliorer la qualité du service et mesurer le retour sur investissement (ROI) lors de l'intégration des systèmes ERP et IWMS. Voici quelques KPI généralement utilisés pour la gestion de l’immobilier :
- Le taux d’occupation est le pourcentage d’espace loué ou occupé dans un bâtiment ou une propriété.
- Le taux de rotation des locataires est la fréquence à laquelle les locataires quittent ou renouvellent leur location. Le taux de renouvellement est le pourcentage de locataires qui renouvellent leur bail à la fin de la période de location.
- Les coûts de maintenance sont les sommes consacrées à la maintenance et à la réparation des bâtiments et des installations.
- Les dépenses d’investissement sont les sommes investies dans l’acquisition, la modernisation ou l’amélioration des bâtiments et des installations.
- L’impact environnemental est l’effet des bâtiments et des installations sur l’environnement.
- La satisfaction des utilisateurs est le niveau de satisfaction et d’engagement des utilisateurs ou des occupants des bâtiments et des installations.
Comment mesurer le retour sur investissement (ROI) de l’intégration d’un ERP et d’un IWMS ?
Pour mesurer le ROI de l’intégration d’un ERP et d’un IWMS, vous pouvez comparer les coûts et les avantages du système intégré par rapport aux systèmes séparés. Dans l’hypothèse d’un abonnement à un logiciel en tant que service, les coûts comprendront le projet de mise en œuvre et un coût d’abonnement annuel récurrent.
Le ROI est calculé en divisant les bénéfices nets (bénéfices moins coûts) par les coûts totaux et en multipliant par 100 pour obtenir un pourcentage. Un ROI positif indique que l’intégration a porté ses fruits, tandis qu’un ROI négatif montre que l’intégration ne génère pas suffisamment de valeur pour justifier les coûts.
Formule de calcul du ROI
- Coûts = Mise en œuvre + Abonnement récurrent
- Bénéfices = Valeur des résultats améliorés - Coûts des systèmes séparés
- Bénéfices nets = Bénéfices - Coûts
- ROI = (Bénéfices nets / Coûts) x 100 %
Témoignage client : Shell Real Estate utilise Planon
Shell Real Estate est la fonction centralisée au sein de Shell qui contrôle ses actifs immobiliers. Son objectif est d’accroître l’efficacité des opérations et la rentabilité, tout en trouvant des opportunités de réduire les actifs sous-utilisés.
Découvrez comment Shell Real Estate intègre de manière transparente son IWMS Planon à son ERP SAP, afin d’obtenir des données RH et fournisseurs précises et un traitement rapide des factures fournisseurs.
Foire Aux Questions (FAQs)
Par exemple, les entreprises doivent s’assurer qu’elles protègent leurs données et respectent les réglementations, que leurs systèmes sont compatibles et interopérables, que leurs données sont standardisées et validées, que leurs processus sont alignés et rationalisés, et que leurs utilisateurs sont formés et assistés.
la première étape consiste à évaluer l’état actuel des processus et des systèmes de gestion de l’immobilier d’entreprise et de facility management, et à identifier les lacunes, les problèmes et les inefficacités qui doivent être résolus.
Linsa deuxième étape consiste à planifier la manière dont l’intégration sera réalisée, ainsi que les méthodes et les outils qui seront utilisés.
Si vous disposez déjà d’un IWMS, vous devrez déterminer s’il peut répondre aux exigences et aux objectifs du projet d’intégration. Nous avons rassemblé un guide complet des 7 étapes d’une mise en œuvre harmonieuse lors de l’intégration d’un IWMS à votre ERP.
En proposant une intégration de produits entre Planon IWMS et SAP S/4HANA, Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA surmonte ces défis et vous évite de devoir faire des choix difficiles. Pour en savoir plus, découvrez nos « 6 questions sur le smart building durable avec SAP et Planon ».
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