Pour la gestion de leur portefeuille immobilier d’entreprise, les directions de l’Immobilier ont toutes des besoins spécifiques. Pour y répondre, elles peuvent choisir entre un logiciel dédié ou une solution intégrée de l’environnement de travail. Les solutions de gestion intégrée apportent notamment plus de fiabilité dans les données, de transparence, de conformité et sont des outils efficaces d’aide à la décision, de planification stratégique et de reporting.
Que ce soit dans les secteurs du logement, de l'hôtellerie et de la restauration, ou dans ceux de l'immobilier d’entreprise ou commercial, les responsables de la gestion immobilière ont des besoins très particuliers en matière de technologies et de logiciels. Les responsabilités et la diversité des tâches relatives à la gestion immobilière rendent le défi encore plus ardu. Propriétaires, investisseurs, gestionnaires de fonds, locataires, facility managers ou prestataires de services, tous ont des besoins spécifiques quant à l’utilisation d’un logiciel de gestion pour l’immobilier d’entreprise. De nombreuses solutions sur le marché répondent à ces besoins, sous la forme de solution de gestion immobilière dédiée ou de solution intégrée.
Les Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (Integrated Workplace Management Systems, IWMS) prennent en charge, autant pour les propriétaires que pour les locataires :
Un logiciel de gestion immobilière devient une priorité pour les entreprises en raison de l’impact financier que représente l’immobilier d’entreprise (CRE), associé au besoin de transparence du portefeuille et de conformité et de continuité des activités. Ceci est d’autant plus vrai pour les entreprises qui opèrent dans plusieurs filiales ou sur des sites différents. Pour les entreprises du secteur tertiaire notamment, un logiciel de gestion immobilière permet de répondre à des problématiques telles que des acquisitions et ventes immobilières qui doivent avoir lieu rapidement ou des résiliations/renégociations de baux qui doivent être effectuées en temps et en heure.
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En savoir plusUne gestion immobilière efficace commence par des données fiables et transparentes. Tout logiciel de gestion de l’immobilier d’entreprise comporte une fonctionnalité de gestion de portefeuille fournissant un aperçu clair et synthétique de celui-ci. Cela peut passer par des informations sur les conditions techniques et l’utilisation des espaces et de l’environnement de travail ou par la planification de scénarios et la création de visualisations CAO et de rapports sur le patrimoine immobilier. Ces outils garantissent la cohérence de votre stratégie immobilière et de votre portefeuille avec les objectifs de votre société. La planification stratégique de scénarios immobiliers, notamment, permet :
En renseignant simplement et rapidement les Responsables Immobilier sur le Coût Total de Possession (TCO) de tous leurs biens, ce type de logiciel les aide à prendre des décisions financières. Avoir une vue d’ensemble de leur portefeuille immobilier d’entreprise leur donne les moyens de faire des choix stratégiques fondés sur le cycle de vie prévisionnel de leurs bâtiments. Les dirigeants peuvent ainsi identifier les zones dans lesquelles il est possible de réaliser d’importantes économies et planifier avec précision de futurs flux de capitaux.
Les logiciels de gestion de l’immobilier d’entreprise dotés de fonctionnalités de gestion de portefeuille, généralement au sein d’IWMS (Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail), soutiennent les entreprises dans la normalisation de leurs processus et de leurs données afin d’établir des rapports fiables et conformes. Ces logiciels permettent également d'effectuer des analyses comparatives en interne et en externe.
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Le principe de base d’une solution intégrée est de pouvoir gérer des baux pour les propriétaires et les locataires au sein d’une solution unique. La gestion de l’immobilier d'entreprise (ou Corporate Real Estate Management) traite plus efficacement au sein d’un seul et même logiciel tous les aspects financiers de la gestion de baux, à la fois pour les biens acquis et pour les biens loués : paiement des loyers, revenus locatifs, prévisions financières, ajustement et indexation des prix ou encore calcul des coûts de services.
Chaque contrat de location est différent et peut inclure des accords complexes et autres variables. Un logiciel s’avère nécessaire pour gérer toutes ces spécificités. Il permet aux entreprises de :
Dans le domaine de la comptabilité des baux, la norme IFRS 16 annoncée par le Financial Accounting Standards Board (FASB) et l'International Accounting Standards Board (IASB) introduit des changements concernant la classification des locations et des coûts de location. Ces changements ont un impact non seulement sur les pertes et profits et sur le bilan de la plupart des entreprises, mais également sur les pratiques administratives des gestionnaires, des comptables et des contrôleurs. Les entreprises capitalisent les baux d'exploitation et les inscrivent à l'actif et au passif de leur bilan. La définition du paiement des loyers est également modifiée et inclue des loyers variables, des paiements contractuels et des renouvellements de loyers. Ces changements s'appliquent à la location de nombreux types d'actifs, incluant aussi la gestion immobilière liée au bail des entreprises présentant leurs états financiers selon les normes US-GAAP (FASB) et IFRS (IASB).
Pour les entreprises, allier leur logiciel de gestion immobilière à une solution globale de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail présente de nombreux avantages. Toutes les données sont enregistrées une seule fois, dans une base de données unique et utilisées dans le cadre de divers processus afférents à la gestion des biens, à la maintenance des espaces, au facility management et au développement durable. Cette approche donne lieu à des données, à des rapports sur les Indicateurs Clés de Performance (KPI) et à des analyses de portefeuille de qualité.
L'intégration des différents processus permet :
Les Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS) bénéficient de fonctionnalités offrant des capacités d'intégration ultramodernes. Il s’agit notamment :
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