C’est une question de gestion des goulots d’étranglement : il faut toujours se demander : « Quel est actuellement le maillon le plus faible ? » Il est sain de porter un regard critique sur les processus financiers de l’entreprise car, pour reprendre une métaphore immobilière : « La solidité d'un bâtiment dépend de celle de ses fondations. »
La planification financière d’une entreprise commence elle aussi par une base solide au niveau opérationnel : les projets. En tant que CFO, si vous souhaitez vous appuyer sur un tableau de bord de KPI fiable, vous devez être certain qu’il repose sur des données de qualité et sur des mécanismes de contrôle appropriés. Dans cet article, j'aborde plus en détail ces « fondations » : les cinq piliers du du contrôle de projet.
Les cinq piliers du contrôle de projet
Pilier 1 : Estimation des coûts et des rendements
Rendement et risque vont de pair. Lorsque l’on parle de risques, on pense d’abord aux risques liés au projet, comme l’acquisition foncière, le financement ou le risque commercial. Mais une bonne gestion des risques (et donc des rendements) va plus loin. La qualité de l’estimation des coûts et des rendements en est un exemple. De manière générale, les estimations doivent être transparentes, adaptées et robustes à la phase actuelle du projet.
Par « transparentes », j’entends que, lors de l’évaluation d’une prévision dans une proposition d’investissement, la méthode utilisée doit être claire pour le lecteur, sans explication verbale supplémentaire : l’estimation est-elle basée sur une norme standard, une expérience personnelle, un avis d’expert, un devis ou un contrat ? Cela influence fortement la fiabilité des chiffres analysés.
Le caractère « adapté » signifie que la méthode utilisée correspond à la phase du projet. Une estimation sommaire peut suffire en phase initiale, tandis qu’un projet avancé exige des bases plus solides.
Un logiciel intelligent permet de passer progressivement de données globales à des données détaillées pour étayer les coûts et rendements. Vous pouvez ainsi commencer par une estimation rapide basée sur des montants standards, puis affiner avec des devis et contrats à mesure à mesure que de nouvelles informations apparaîtront au cours du projet.
Enfin, la prévision doit être « robuste ». Chaque chef de projet utilise-t-il son propre modèle Excel ? Existe-t-il un modèle standard que chacun adapte librement ? Comment garantir que toute l’entreprise travaille avec la dernière version ? Ces éléments représentent des risques pour la qualité des prévisions. Les logiciels intelligents intègrent des modèles de calcul prédéfinis et fiables, tout en offrant suffisamment de flexibilité pour intégrer les variables spécifiques du projet.
Pilier 2 : Qualité de la planification
Tout comme rendement et risque, temps et argent sont étroitement liés. Un million d’euros aujourd’hui n’a pas la même valeur qu’un million d’euros l’an prochain. Il faut notamment prendre en compte : l’indexation, le financement, le rendement et le facteur temps. Plus l’horizon de planification est lointain, plus l’incertitude est grande.
Il est donc essentiel de choisir le bon niveau de granularité dans la planification financièreCela vous aide à analyser les chiffres en utilisant le bon niveau de précision. En règle générale : plus le projet avance, plus vous disposez d’informations et plus vous pouvez affiner la planification — sans pour autant tomber dans une fausse précision. Les montants à court terme peuvent être évalués plus précisément que ceux à long terme..
Pilier 3 : Maîtrise des coûts
Le passé et l’avenir se rejoignent dans le présent. Planifier l’avenir n’a de sens que si vous vérifiez si vos estimations étaient correctes et si l’exécution respecte le calendrier et le budget. La maîtrise des coûts est fondamentale pour piloter un projet en cours.
Chaque chef de projet devrait vouloir mesurer la performance de son projet. Toutefois, de nombreuses entreprises jugent ce sujet trop important pour le laisser à la seule initiative individuelle. Elles demandent donc aux responsables de projets de rendre compte périodiquement via un format de reporting standardisé (mensuel ou trimestriel, par exemple).
Une bonne pratique consiste à disposer en permanence, pour chaque projet, d’une vision actualisée des dépenses réelles, des engagements contractuels, du budget approuvé et des prévisions financières. Vous gardez ainsi le contrôle sur les montants déjà dépensés, ceux engagés, les éventuels ajustements budgétaires et la cohérence avec le résultat final attendu. Un logiciel intelligent facilite ce processus. Grâce à l’intégration avec le système comptable, les données financières ne sont saisies et mises à jour qu’une seule fois. Le workflow intégré et les rapports standards simplifient également la gestion globale.
Pilier 4 : Structure du projet
Une bonne structure de projet favorise la réussite durable. Il ne s’agit pas ici des structures juridiques ou fiscales (bien qu’importantes), mais de la structure des entités servant de base aux prévisions financières.
Par exemple : subdivisez-vous financièrement votre projet selon les blocs de construction, les fonctions immobilières ou la distinction location/vente ? Sur quels critères décidez-vous de structurer le projet ?
Trop souvent, cette structure est déterminée par des facteurs externes : organisation comptable, exigences d’un régulateur, etc. Notre bonne pratique consiste à rester simple et à choisir une structure alignée sur les objectifs internes.
Pilier 5 : La force du changement
Une fois lancé, un projet évolue en permanence. Les plans changent, les conceptions évoluent, les contrats sont renégociés, les permis sont demandés. Pour conserver la maîtrise, ces changements doivent être correctement gérés. Les modifications des prévisions ou du budget approuvé sont-elles consignées dans un registre des changements ? Des scénarios sont-ils préparés pour anticiper les négociations ? Les prévisions financières sont-elles ajustées en cas de modification des plans ? Quels changements nécessitent une nouvelle validation ?
La clé d’une bonne gestion des changements repose sur des outils performants intégrant des scénarios, un processus structuré avec des contrôles intégrés et la bonne attitude des collaborateurs. Si nous ne pouvons pas agir sur ce dernier point, nous pouvons en revanche vous aider avec les outils et les processus !
En tant qu’entreprise logicielle agile, nous avons appris à implémenter des changements progressifs et clairement définis. Cela facilite l’adoption et permet de constater rapidement les résultats. Vous pouvez ainsi décider de poursuivre dans la même direction ou d’ajuster votre trajectoire.
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