Nombreuses sont les organisations qui ont du mal à choisir entre les différentes stratégies informatiques qui pourront suivre l’évolution du Facility Management et de la Gestion Immobilière. L'alternative la plus courante oppose le choix d’une solution unique intégrée, telle qu’une solution IWMS, à celle combinant plusieurs solutions pointues, ultra spécialistes dans leur domaine. Dans cette publication, au-delà d'expliquer les différences entre ces deux alternatives, je vais soulever une question importante : est-il encore nécessaire aujourd'hui de choisir entre l'une ou l'autre ?
Avec la recherche croissante de performance à la fois économique et opérationnelle, la mise en place de solutions logicielles dédiées au Facility Management et à la Gestion Immobilière s’est généralisée. Dans les cahiers des charges pour ces solutions logicielles on retrouve très souvent les sujets relatifs à la transparence du portefeuille, au contrôle, à l'efficacité des processus, la réduction des coûts, l'agilité organisationnelle, la valeur client et la conformité.
Cependant choisir la solution logicielle la plus adéquate s’avère encore parfois complexe pour de nombreuses organisations, suite à de mauvais retour d’expérience lors de précédentes implémentations. Les raisons de ces échecs sont diverses, néanmoins on peut noter des similitudes : écarts entre attentes et réalisations, sous-estimations des efforts nécessaires à la mise en œuvre et à la gestion du changement et aux imprévus opérationnels et technologiques.
Se poser les bonnes questions !
L'éventail des offres n'apporte aucun éclairage. De nombreux fournisseurs proposent un grand nombre de solutions logicielles étiquetées IWMS, FMAO, CMMS, CAFM, portail de services, logiciel d’asset management. En quoi ces solutions logicielles diffèrent-elles vraiment ? Un point de différenciation important et pertinent, c’est la typologie des solutions : solution dédiée ou solution intégrée. Pour expliquer ce point de différenciation, passons en revue leurs forces et leurs faiblesses.
Solution dédiée : forces et faiblesses
Solutions dédiées et solutions intégrées ont chacune leurs forces et leurs faiblesses. Les solutions dédiées sont généralement conçues pour adresser une problématique métier spécifique. Cette spécialisation en fait des championnes dans leur catégorie. Par exemple, pour gérer les réservations de salles, les demandes techniques, la gestion des espaces ou la planification de maintenance.
La force d'une solution dédiée constitue aussi sa faiblesse : le logiciel ne peut résoudre qu'une seule problématique à la fois. Pour être en mesure d’en résoudre plusieurs, il faut alors implémenter des solutions dédiées supplémentaires, une par problématique. Dans ce cas de figure, les données communes sont difficilement partagées ; ce qui génère incohérence et risques d’erreur.
Solution intégrée : forces et faiblesses
Les solutions intégrées sont en revanche des solutions logicielles complètes et uniques conçues pour adresser de multiples problématiques de Facility Management et Real Estate management, reposant sur une seule base de données. Une solution intégrée vous permet d’acquérir une solution unique, d’assurer le stockage des données de manière cohérente et une seule fois , de mettre en place des connexions automatiques entre les processus et de faciliter le reporting sur ces différents processus métiers. Une solution intégrée prend en charge traditionnellement de multiples processus autour de la gestion de l’immobilier, des espaces et des environnements de travail, des actifs et de la maintenance mais aussi la gestion du développement durable et la gestion intégrée des services. Une solution intégrée couvre un périmètre beaucoup plus large qu’une solution dédiée et facilite l’intégration des données.
Faut-il vraiment choisir ?
Vous en savez maintenant un peu plus sur les différences entre solutions dédiées et solutions intégrées. Mais en quoi cela peut-il guider votre choix en matière d’environnement informatique pour le Facility Management et la gestion de l’immobilier ? Il y a quelques années, le conseil consistait soit à couvrir autant d'exigences fonctionnelles que possible avec une solution logicielle unique et intégrée, soit à implémenter un certain nombre de solutions dédiées qui, ensemble, répondaient à toutes les exigences métiers.
Aujourd'hui, les choses doivent être abordées différemment. Un large éventail d'innovations technologiques - PropTech - est maintenant disponible sur le marché de l’immobilier. Elles concrétisent une évolution fondamentale vers la numérisation des bâtiments en offrant des fonctionnalités très spécialisées pour chaque problématique métier, une meilleure expérience utilisateur et des déploiements et entretiens plus faciles.
Par conséquent, l'alternative dédiée OU intégrée peut laisser la place à une approche dédiée ET intégrée : considérer les solutions dédiées comme des compléments aux solutions intégrées. Dans cette nouvelle vision, pérenniser le Facility Management et la Gestion du Real Estate passe par le déploiement d'un IWMS en tant que plateforme d'application ouverte offrant une connexion transparente aux innovations de la PropTech. Une condition préalable importante est que l'IWMS doit offrir la capacité fondamentale de déployer et d'intégrer ces nouvelles technologies relatives aux processus pris en charge. Ainsi considérée, une plateforme IWMS fonctionne vraiment comme une « interface unique » qui permettra aux professionnels de l'immobilier et du Facility Management de gérer leurs activités. Elle fournit des solutions à toute l'organisation et garantit la qualité et la cohérence des informations en offrant une source unique de données, y compris à toutes les applications dédiées requises et aux technologies installées dans les bâtiments. Dans ce cas, solution intégrée et solutions dédiées peuvent aller de pair.
Vous souhaitez-en savoir plus ?
Dans cet article, mon collègue Geert-Jan Blom aborde six éléments à prendre en compte lors du choix d’une solution logicielle pour la gestion de l’immobilier, à l’heure de la PropTech. En outre, Planon a co-organisé avec Verdantix un intéressant webinaire sur ce sujet : « How to leverage your IT strategy for real estate and facility management » (Comment tirer parti de votre stratégie informatique pour le Facility Management et la Gestion de l’Immobilier). Visionnez l'enregistrement de ce webinaire pour disposer d'une vue complète des principales stratégies informatiques et comprendre le rôle central d'un IWMS.