05 novembre 2020

Choisir la bonne solution informatique dans un environnement changeant

En 2016, l’approche adoptée pour l’achat de solutions logicielles permettant d’automatiser les processus de gestion de l’immobilier et de l’environnement de travail était radicalement différente. Bien souvent, la compétition se jouait entre les solutions dédiées à un besoin et les solutions dites intégrées. Il s’agissait alors d’intégrer plusieurs solutions dédiées qui, ensemble, couvraient tous les besoins le plus efficacement possible, ou répondaient à un maximum de besoins fonctionnels à l’aide d’une seule solution logicielle. Dans la suite de cet article, j’analyserai la pertinence aujourd’hui de ce raisonnement binaire.

Livre Blanc - Solutions dédiées ou solution intégrée : pourquoi choisir ?

Solutions dédiées ou solutions intégrées pour le real estate et le facility management ? Plus besoin de choisir entre les deux. Découvrez comment allier le meilleur des deux mondes : les solutions innovantes de la PropTech et un IWMS.

 

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Les deux approches ont leurs avantages et leurs inconvénients, décrits plus en détail dans un article précédent, publié par mon collègue Jos Knops. Nous recommandions auparavant aux responsables de la gestion de l’immobilier et du facility management l’approche qui leur convenait le mieux selon quatre perspectives essentielles. Je m’explique :

Perspective 1 : du point de vue de l’organisation

Il est évident que l’on utilise des solutions différentes pour répondre à des besoins opérationnels différents. Cependant, la rapidité des changements est telle que de nouveaux besoins apparaîtront. Les défis actuels ne seront peut-être plus d’actualité demain, tout comme les enjeux stratégiques des organisations évoluent. Automatiser les activités pourrait contribuer à répondre à cette problématique, mais quel logiciel choisir ? En matière d’automatisation, si l’on se place du point de vue de l’entreprise, il est nécessaire de bien réfléchir au moins à deux éléments : l’utilisation des données stockées et le périmètre des processus transversaux. L’on pourrait dire que le deuxième a une influence directe sur le premier. Utiliser les mêmes données tout au long de la chaîne de processus est essentiel pour rester aligné et éviter les erreurs. Une approche en silos où chaque partie prenante utilise son application propre et distincte crée des difficultés et des risques d’avoir des données incohérentes, ce qui augmente la durée de traitement et les erreurs de traitement.

Perspective 2 : d’un point de vue de l'utilisateur final

Toute adoption réussie de logiciel repose sur une condition indispensable qui est l’acceptation par les utilisateurs finaux. Les gens doivent pouvoir naviguer facilement dans le système. En pratique, les utilisateurs préfèrent les interfaces utilisateurs qui soutiennent le plus leur activité au quotidien. S’ils choisissent seulement la meilleure option pour chaque activité et non une solution intégrée, les utilisateurs pourraient se retrouver face à de nombreuses solutions et interfaces utilisateurs différentes à comprendre et adopter. Cela pourrait entraîner des efforts de formation et de maintenance importants. Il s’agit donc ici de trouver l’équilibre entre l’utilisation d’interfaces utilisateurs spécialisées et la formation et le support nécessaires.

Perspective 3 : prendre en compte l’architecture IT

En tant que service informatique, c’est à vous de décider comment vous comptez déployer un nouveau logiciel. Adoptez-vous une approche fonctionnelle classique ou stratégique ? Une approche classique consiste à déployer une application sur un seul site et à répondre aux besoins spécifiques des gens de ce bâtiment. Cela pourrait être une solution efficace pour soutenir l’engagement des salariés à court terme. Cependant, à long terme, cela peut s’avérer moins pérenne si par exemple, la solution ne convient pas aux autres immeubles de bureaux. Au niveau d’un portefeuille de bâtiments, le risque est d’avoir des applications distinctes plus nombreuses qui offrent la même chose. Au lieu de s’engager dans le déploiement d’un logiciel dédié à un besoin, en local, une approche plus stratégique consiste à étudier les impacts et les enjeux qu’une solution pourrait avoir à l’échelle de l’organisation dans sa globalité. Choisir un type de solution selon l’architecture IT nécessite de procéder à des arbitrages sur la facilité à changer de solution souvent, et sur la pérennité au niveau du portefeuille.

Perspective 4 : du point de vue de l'investissement

Toute solution logicielle engendre de nombreux coûts de cycle de vie. Pour évoquer seulement certains d’entre eux, vous pourriez penser aux coûts des licences, du déploiement, des personnalisations, des nouvelles versions et sorties, des équipements, de l’hébergement, des interfaces, de la gestion des données et des applications, mais aussi de la gestion technique, de la formation et du support aux utilisateurs, de la gestion du prestataire, etc. Il y en a toute une liste ! Et ces coûts d’exploitation sont toujours plus importants que les coûts engagés au départ. Une question importante à se poser est la suivante : les coûts associés à la solution logicielle sont-ils raisonnables par rapport aux avantages procurés, et comment cela va-t-il évoluer au cours de son cycle de vie ? Suite à cette question, faire un choix basé sur l’investissement revient à réduire le coût total de possession et à optimiser son retour sur investissement. Et évidemment, c’est différent pour chaque type de solution logicielle. Cela pourrait toujours être d’actualité. Et bien-sûr, comparer les différents types de solutions a toujours un intérêt.

Dans quelle mesure ces quatre perspectives restent-elles valables aujourd’hui ?

Les professionnels de la gestion de l’immobilier et de l’environnement de travail doivent toujours prendre en compte ces quatre points. Cependant, on peut dire (comme l’a mentionné Jos Knops précédemment dans son article) qu’ils s’appuient sur un raisonnement binaire qui pourrait ne plus être valable sur le marché aujourd’hui. Or deux nouveaux éléments doivent être intégrés dans la réflexion afin de ne pas passer à côté des opportunités que proposent aujourd’hui de nombreux fournisseurs.

Nous avons connu une vague déferlante d’innovations technologiques qui ont inondé le marché de l’immobilier, et que l’on appelle la PropTech. Cette évolution a poussé les entreprises et organisations à se tourner vers des technologies à usage spécifique afin d’accéder à certaines fonctionnalités très pointues pour chaque besoin opérationnel, tout en offrant une meilleure expérience aux utilisateurs. De plus, les technologies cloud permettent de les déployer et de les remplacer plus facilement. La volonté d’adopter de nouvelles technologies et d’explorer d’autres possibilités signifierait alors qu’au niveau d’un portefeuille de bâtiments, il y aurait plus d’applications autonomes pour assurer des fonctions similaires.

Il faut donc prendre en compte lors de la recherche de solutions logicielles pour la gestion immobilière et le facility management l’apparition de nouvelles technologies et la diversité grandissante des portefeuilles que cela pourrait engendrer. Cela permet de voir les solutions intégrées telles qu’une solution IWMS sous un angle nouveau.

Planon en tant qu’Open Application Platform

À l’origine, les solutions IWMS ont été conçues pour intégrer les fonctions métier de l’immobilier telles que la gestion immobilière, la gestion de la maintenance, des services et autres. Avec l’émergence de la PropTech, les solutions IWMS doivent désormais pouvoir déployer et intégrer ces nouvelles technologies ainsi que les possibilités offertes pour soutenir les différents processus métiers. Au-delà de ça, les IWMS doivent pouvoir gérer le niveau accru de diversité de solutions à travers le portefeuille.

C’est pour toutes ces raisons que Planon a choisi de positionner son offre IWMS comme une plateforme d'applications ouverte. Tout en proposant les fonctionnalités permettant de gérer tous les processus métier de la gestion de l’immobilier et de l’environnement de travail, la plateforme aide à faire face à la diversité, à l’innovation continue et aux technologies, et à en tirer parti. Elle offre aux clients et aux partenaires la capacité de relier directement des solutions PropTech à la couche technologique de la plateforme pour une interaction transparente avec les processus métier pris en charge.

Avec cette plateforme, votre organisation peut ainsi entrer activement dans l'ère de la digitalisation du real estate et facility management. Elle offre une grande flexibilité pour l'adoption continue de nouvelles technologies, prend en compte de manière optimale les besoins des utilisateurs finaux, et contribue à l’ensemble des processus organisationnels, le tout se basant sur une source unique de données. Vous souhaitez en savoir plus ?

Vous souhaitez en savoir plus sur le positionnement de Planon vis-à-vis de l’émergence de la PropTech et sur son Open Application Platform ? Pour obtenir plus d’informations sur ces sujets et sur nos partenaires technologiques, lisez notre livre blanc intitulé « Solutions dédiées ou solution intégrée : pourquoi choisir ? » 

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