Si votre entreprise a déjà eu besoin de renouveler sa stratégie informatique pour la gestion immobilière ou du facility management, alors vous savez que trouver la solution logicielle adaptée et pérenne n’est pas une mince affaire. Il existe en effet une multitude d’options, ce qui ne facilite pas la prise de décisions. Pas de panique, vous n’êtes pas seul. Tous nos clients se sont heurtés au même problème et ont commencé par se demander : « Il existe tellement de fournisseurs, par où commencer ? ».
Dans cette situation, la plupart des organisations déploient une solution intégrée unique, comme une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS), ou bien optent pour une combinaison de solutions dédiées, aussi connue sous le nom de « point solutions ». Mais quelle option est la plus adaptée à votre entreprise et pourquoi choisir l’une plutôt que l’autre ? Dans cet article, je vous explique les avantages d’une solution intégrée par rapport à une combinaison de solutions dédiées, et comment Planon peut vous aider à mettre en place la solution la plus adaptée à vos besoins.
L’expression « solution de gestion intégrée de l’environnement de travail » a été inventée en 2004 par la société d’analyse technique Gartner pour décrire une plateforme d’entreprise capable de gérer plusieurs domaines fonctionnels en même temps.
Avec l’évolution de la connectivité des données à grande vitesse au cours des dernières années, ces plateformes sont devenues plus indispensables que jamais. Contrôlée à partir d’une base de données ou d’une plateforme technologique unique, l’IWMS intègre des composantes clés à travers différents domaines, notamment le facility management, la gestion de l’immobilier, de l’environnement de travail et du développement durable. Dans ces secteurs, l’IWMS peut aider à optimiser les opérations de gestion immobilière, la gestion de projets d’investissement mais aussi la gestion des espaces de travail, de l’énergie et des ressources, pour ne citer que quelques exemples.
Il existe toutefois des étapes de mise en œuvre importantes à suivre pour toutes les solutions intégrées. Pour trouver la plus adaptée, il convient d’analyser les besoins en données de l’entreprise, l’interface utilisateur et la possible consolidation d’autres applications, et traduire ces informations en une étude de rentabilité. Finalement, la mise en place d’une IWMS ne représente pas un coût dans le bilan comptable, mais un investissement au ROI intéressant.
Tandis qu’une solution intégrée permet d’acheter et de mettre en place une solution logicielle, tout en s’assurant que les données sont stockées de manière cohérente, systématique et unique, les solutions dédiées, quant à elles, sont généralement conçues pour ne résoudre qu’un problème d’entreprise en particulier. Comme elles ne se concentrent que sur un domaine à la fois, elles n’en prennent en charge qu’un nombre limité.
Les solutions dédiées relèvent donc plus d’une niche, comme un logiciel helpdesk, de réservation de salles, ou encore de planification de la maintenance.
Les solutions intégrées comme l’IWMS, en revanche, permettent des connexions automatiques entre plusieurs processus et facilitent le reporting à travers différents domaines. Elles essaient de faire la même chose que les solutions dédiées de la « stratégie de pointe », mais au bout du compte, différentes interfaces personnalisées sont mises en place et nécessitent à la fois une maintenance et la connaissance d’outils divers, ce qui se traduit finalement par un TCO (coût total de possession) bien plus élevé et une adoption moins importante de la part des utilisateurs finaux.
La mise en place d’une solution intégrée est par conséquent bien plus vaste que celle d’une solution dédiée, et capable d’éviter des échanges de données complexes entre les processus.
Si les solutions isolées permettent aux entreprises de gérer spécifiquement tout ou partie de certains domaines, comme le développement durable, la gestion de la maintenance, de l’immobilier ou de l’environnement de travail, ce type de logiciel ne résout qu’un problème à la fois. Pour en résoudre plusieurs, différentes solutions dédiées doivent être mises en place, avec des données communes partagées entre chaque solution, ce qui s’avère souvent inutilement complexe et donne lieu à des incohérences au sein d’une organisation.
La solution intégrée, de son côté, est un outil complet et plus efficace en termes de réduction des coûts et d’augmentation de l’efficacité opérationnelle. Elle fournit une meilleure visibilité à travers les différentes installations grâce à sa plateforme unique sur laquelle sont partagées les données. Ses utilisateurs – que ce soit les responsables, les employés, les occupants du bâtiment ou les sous-traitants – font ainsi partie d’une même communauté de travail réunie au sein d’une plateforme unifiée, ce qui leur permet de collaborer au moyen de divers outils à tout moment. Ces différents processus peuvent toujours fonctionner de manière indépendante : les différents services sont séparés et, grâce au système d’autorisation, le logiciel ne montre que les informations qui les concernent. Ils constituent néanmoins un tout, étant donné qu’ils partagent la même plateforme et le même ensemble de données.
Tout cela a pris de l’ampleur au cours des dernières années, alors que les modèles de travail hybride se sont démocratisés et que l’expérience collaborateur est devenue la priorité pour de nombreuses entreprises. Voyons par exemple comment les solutions IWMS peuvent faciliter la maintenance des installations en assurant le confort et la sécurité des occupants. Elles peuvent plus facilement assurer la maintenance des bases de données contenant des informations essentielles relatives aux demandes de maintenance, inventaires, fournisseurs, garanties, ordres de travail et coûts associés. La maintenance préventive peut également être analysée et appliquée pour réduire ou éviter les coûts futurs. Grâce à une solution intégrée, les occupants peuvent, via un portail en self-service, soumettre des requêtes que les responsables de la maintenance des installations hiérarchisent ensuite par ordre de priorité.
Les systèmes IoT étant de plus en plus intégrés aux plateformes IWMS, les organisations peuvent les utiliser pour améliorer leurs processus et leurs prises de décisions avec des informations en temps réel sur l’utilisation de l’énergie, de l’occupation des espaces ou encore des conditions d’exploitation des installations et des actifs associés. Tout cela contribue de manière positive aux objectifs de développement durable de votre organisation.
Pour résumer, les principaux avantages d’une solution intégrée par rapport à une solution dédiée pour une entreprise sont les suivants :
De nos jours, une IWMS doit être compatible avec les nouvelles technologies et tout leur potentiel, avec pour maîtres-mots la simplicité, la cohérence et la flexibilité. La solution de gestion intégrée de l’environnement de travail de Planon est une plateforme innovante et compatible avec l’IoT qui améliore l’efficacité et la qualité des processus. Elle réduit sensiblement les coûts associés et contribue avec succès à la performance de l’organisation.
Toutefois, lorsque nous intégrons notre solution IWMS, nous ne vous fournissons pas seulement les informations dont vous avez besoin pour prendre les meilleures décisions pour votre entreprise. Nous discutons de vos différents services pour comprendre réellement vos besoins et vos exigences, appréhender la situation dans sa globalité et vous aider à dresser une étude de rentabilité. Pour ce faire, nous analysons ce dont vous avez besoin, le périmètre fonctionnel, le budget, le calendrier et la façon dont les parties prenantes et décideurs pourraient être impactés par vos choix.
Lorsque vous nous faites part de scénarios concrets mettant en scène vos difficultés, nous vous expliquons comment notre logiciel peut vous aider à solutionner vos problèmes en vous montrant exactement ce qu’il ferait et les avantages que vous en tireriez.
Vous souhaitez découvrir comment notre solution IWMS peut aider votre entreprise ? Rendez-vous sur planonsoftware.com/fr/software/iwms pour commencer.
