Il est maintenant bien établi que l’entrée en vigueur de l'IFRS 16 a eu des conséquences importantes sur le reporting des entreprises qui ont des contrats hors bilan, notamment des baux immobiliers, avec des délai de mise en œuvre qui prennent souvent de 6 à 9 mois. En effet, la nouvelle norme IFRS exige la participation de nombreux services, notamment l'immobilier, la finance, l'informatique et les achats. Selon une étude de JLL, 52 % des responsables immobiliers indiquent que jusqu'à un tiers de leurs données sont imprécises, qu’il s’agisse du nombre de bâtiments et de mètres carrés ou encore de leur utilisation et de leurs coûts.
La mise en œuvre précise et ponctuelle de l'IFRS 16 est donc un vrai défi. En fait, sans données correctes sur les biens immobiliers et les baux, une mise en œuvre conforme et effective de cette nouvelle norme est tout simplement impossible. Pour sortir de cette impasse, la meilleure voie est de s’appuyer sur une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) pour la mise en application de la norme IFRS 16. Pourquoi ? Dans ce blog, vous découvrirez les principaux avantages en termes d’organisation.
Le premier intérêt que retirent les organisations en combinant une solution IWMS avec leur mise en conformité à l'IFRS 16 réside dans la centralisation. Les entreprises veulent disposer d'une représentation claire de toutes leurs obligations contractuelles dans le monde entier pour être en mesure de les publier selon les exigences de la norme IFRS 16. En premier lieu, comment les baux immobiliers et les locations d’équipements peuvent-ils être ajoutés au bilan en tant que dette ? Quels contrats ont été conclus dans quels pays ? Quelles sont les parties concernées, quelle est la durée du contrat, quel est le niveau des loyers… sont autant de question toutes aussi importantes. Sans données complètes sur tous les contrats de location dans le monde, il est presque impossible de se conformer à l'IFRS 16 dans les délais prévus et efficacement.
Pour les organisations qui louent déjà leurs actifs immobiliers, la mise en œuvre d'un IWMS en combinaison avec l'IFRS 16 est d’autant plus intéressante. Plus les baux immobiliers sont nombreux, plus l'effet de leur comptabilisation est important et plus grande est l'urgence d'une comptabilité correcte. En outre, de nombreux baux signifient que votre portefeuille immobilier est dynamique et qu'il vous faudra le justifier pleinement à travers les informations fournies dans les états financiers. Cela n'est possible qu'avec des informations précises et actualisées pour l'ensemble de votre portefeuille et pour tous vos contrats courants, pour toutes les échéances et tous les loyers annuels. Cela implique aussi une évaluation périodique de l'activation « raisonnablement certaine » des options de prolongation ou de résiliation anticipée. Même sans exercice de l’option, une « certitude raisonnable » affecte les chiffres à publier et cela s'applique aussi bien aux locations de biens immobiliers que d'actifs commerciaux, tels que les véhicules, les équipements de production et le matériel de bureau.
Une solution logicielle intégrée associe des processus de gestion immobilière tels que la gestion de portefeuille, la gestion locative, la planification stratégique de l'espace et la gestion des transactions avec une solution de comptabilisation éprouvée pour les baux immobilier et les contrats de location d'actif. En combinant ces processus au sein d'une seule solution logicielle, les organisations bénéficient des avantages d'une source unique de données et d'une vision à 360 degrés de l'ensemble de leur portefeuille. Cela permet aux responsables immobiliers et financiers de prendre les décisions adéquates s'agissant de leurs stratégies de gestion de portefeuille et de location, et de produire des données précises sur la comptabilité des contrats de location, à partir d'un seul et même processus.
La mise en œuvre de la nouvelle norme représente un travail intense. Cependant, en combinant la nouvelle norme avec un IWMS, vous disposerez d'un nouvel éclairage sur un large éventail de données couvrant l'ensemble du portefeuille des locations : une condition préalable à une mise en conformité rapide et efficace aux nouvelles exigences.
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