Analistenrapporten
Het is inmiddels duidelijk dat de invoering van IFRS 16 grote rapportagegevolgen heeft gehad voor ondernemingen met veel off balance contracten, zoals leasecontracten. Implementatietijden van zes tot 9 maanden waren eerder regel dan uitzondering omdat de nieuwe IFRS-norm input vereist van zoveel afdelingen, waaronder vastgoed, finance, IT en inkoop. Daarbij gaf, volgens JLL research, 52% van de vastgoedmanagers aan dat tot een derde van hun gegevens inaccuraat was met het werkelijke aantal gebouwen, vierkante meters, gebruik en kosten.
Dit heeft enorme impact op een tijdige en accurate implementatie van IFRS 16. Sterker nog: zonder de juiste gegevens over vastgoed en leasecontracten is een compliant en kostenefficiënte implementatie van deze norm eenvoudigweg onmogelijk. Het antwoord ligt in het combineren van een Integrated Workplace Management System (IWMS) en IFRS 16 compliancy in één systeem. Waarom? In deze blog leg ik de belangrijkste organisatorische voordelen van deze aanpak uit.
Helder overzicht van alle contractuele verplichtingen
De voornaamste reden voor de interesse van organisaties in het combineren van een IWMS-oplossing met IFRS 16 is centralisatie. Bedrijven willen een helder overzicht van alle contractuele verplichtingen globaal in één systeem om te kunnen rapporteren volgens de eisen die IFRS 16 stelt. Want hoe kunnen leases van vastgoed en bedrijfsmiddelen als schuld op de balans worden toegevoegd wanneer niet duidelijk is welke contracten in welke landen afgesloten zijn? Niet alleen duidelijkheid over welke contracten er zijn, maar ook met welke partijen deze zijn aangegaan, de contractduur en de hoogte van de huurprijzen zijn van belang. Zonder de complete data van alle leases wereldwijd is het bijna onbegonnen werk om tijdig en kostenefficiënt compliant te zijn aan IFRS 16.
Accurate en actuele gegevens
Voor organisaties die al hun vastgoed leasen, is de implementatie van een IWMS-systeem in combinatie met IFRS 16 extra waardevol. Hoe meer vastgoedleases, hoe groter de impact op lease accounting, waardoor de urgentie voor een correcte boekhouding significant toeneemt. Daarnaast zorgt het hebben van veel leases voor een dynamisch vastgoedportfolio dat u volledig moet verantwoorden via disclosures richting financial statements. Dit is alleen mogelijk met accurate en actuele gegevens over uw gehele portfolio en lopende leasecontracten, zoals contractduur en jaarlijkse huurprijs. Ook een periodieke inschatting of het gebruik van opties voor verlenging of tussentijdse beëindiging vrijwel zeker is hoort hierbij; hetgeen -ook zonder daadwerkelijke wijziging van de lease- invloed heeft op de te rapporteren cijfers. Dit heeft zowel betrekking op het leasen van vastgoed als bedrijfsmiddelen, zoals auto’s, productieapparatuur en kantoorfaciliteiten.
Eén ‘single-source-of-truth’
Een geïntegreerde softwareoplossing zoals Planon Universe combineert vastgoedbeheerprocessen zoals portfoliobeheer, leasebeheer, strategische ruimteplanning en transactiebeheer met een bewezen lease accounting-oplossing voor leasecontracten voor vastgoed en bedrijfsmiddelen. Door deze processen in één softwareoplossing te combineren, profiteren organisaties van één centrale databron en een compleet beeld van hun volledige portfolio. Hierdoor kunnen vastgoed- en financieel managers goed onderbouwde beslissingen nemen over hun portfolio en leasestrategieën en vanuit hetzelfde proces ook accurate lease accountingdata leveren.
Het implementeren van de nieuwe standaard is hoe dan ook een intensieve klus. Echter, door het voldoen aan IFRS 16 te combineren met een IWMS, krijgt u helder inzicht in een breed scala gegevens over het volledige leaseportfolio; een randvoorwaarde om tijdig en efficiënt te voldoen aan de nieuwe eisen.
Wilt u meer weten over IFRS 16 compliancy, verschillende implementatiemethoden en de voordelen van dit combineren met een IWMS? Download dan ons white paper.
