Onderhoudsbeheer

Een onderhoudsbeheersysteem of Computerised Maintenance Management System (CMMS) stelt vastgoedbeleggers, -eigenaren, -gebruikers en commerciële service providers in staat hun eigen, gehuurde of in onderhoud genomen gebouwen en technische bedrijfsmiddelen op een kostenefficiënte manier en conform wet- en regelgeving te exploiteren en te onderhouden. Een onderhoudsbeheersysteem ondersteunt hen in het registreren, plannen, uitvoeren en monitoren van alle typen onderhoudswerkzaamheden, of deze nu worden uitbesteed of worden uitgevoerd door interne onderhoudsmedewerkers.

Assessment - Asset & Maintenance Management

Een goede documentatie en onderhoud van uw bedrijfsmiddelen en gebouwen is belangrijk om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en ongewenst kwaliteitsverlies van kernactiviteiten te voorkomen.

Lees meer

Vijf processen die efficiënte uitvoering van onderhouds- werkzaamheden garanderen

Vanwege de complexiteit van wetgeving rondom onderhoud, regelgeving over gezondheid en veiligheid, en het werken met gevaarlijke stoffen, moet de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden zorgvuldig worden gepland, gemonitord en gedocumenteerd. Onderhoudsbeheersoftware ondersteunt planners, uitvoerders en supervisors met functionaliteit en technologie die een gestroomlijnde en compliant uitvoering van de werkzaamheden garandeert.

1. Scenarioplanning, resource planning en dispatching

Onderhoudsbeheersoftware bevat tools voor scenarioplanning en grafische dashboards waarmee u toekomstig werk kunt visualiseren. Met behulp van drag-and-drop-functionaliteit kunt u onderhoudsactiviteiten verplaatsen, uitstellen, samenvoegen of opsplitsen. De onderhoudsbeheersoftware zorgt voor een directe herberekening en visualisatie van de impact die dit heeft op werkdruk en budgetten. Het onderhoudsbeheersysteem ondersteunt resource planning door u in staat te stellen werkzaamheden toe te wijzen aan teams of individuele onderhoudsmonteurs, op basis van beschikbaarheid, werkdruk, competenties en vaardigheden. Zodra werkzaamheden zijn ingepland en toegewezen, zorgt het onderhoudsbeheersysteem voor directe dispatching naar de betreffende uitvoerder op basis van workflow-functionaliteit, geautomatiseerde werkorders en mobiele toepassingen.

2. Beheer van werkorders

Door alle onderhoudswerkzaamheden en werkorders op te slaan in één centrale database kunt u eenvoudig zoeken naar open, gesloten of geplande onderhoudswerkzaamheden per gebouw, per inventariselement, per uitvoerder etc. Voor elke werkorder zijn details geregistreerd en beschikbaar voor rapportagedoeleinden. Denk aan status, bestede tijd, gebruikte materialen, documentatie, follow-up acties, gepland budget en werkelijke kosten. Engineers hebben eenvoudig toegang tot de onderhoudsbeheersoftware en kunnen gemakkelijk werkorders bijwerken of afsluiten, zoeken naar relevante informatie over een specifiek bedrijfsmiddel of onderhoudsprocedures en checklists inzien.

3. Veiligheid en gezondheid

Onderhoud is essentieel om bedrijfsmiddelen, gebouwen, apparatuur, installaties en de werkomgeving veilig en betrouwbaar te houden. Gebrek aan onderhoud of slecht onderhoud kan leiden tot gevaarlijke situaties, ongevallen en gezondheidsproblemen. Onderhoud is een risicovolle activiteit die op een veilige manier moet worden uitgevoerd met de nodige bescherming van onderhoudsmedewerkers. Onderhoudsbeheersoftware ondersteunt de naleving van de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften om zowel een gezonde werkomgeving als veilige uitvoering van onderhoud te kunnen garanderen. Een onderhoudsbeheersysteem bevat documentatie, procedures, checklists en workflows rondom veiligheid en gezondheid voor elk type onderhoudsactiviteit, om zo naleving van voorschriften te waarborgen.

Lees meer over onderhoudsbeheer software

White Papers 05/11/2019
Artikel - Hoe kunstmatige intelligentie zorgt voor een volledig nieuwe gebruikerservaring

De interactie tussen mens en technologie is veranderd. We krijgen steeds vaker te maken met ‘slimme omgevingen’, waarbij omgevingen zoals een kantoor, ons kunnen zien en horen, en actie kunnen ondernemen zonder dat we er zelf om hebben gevraagd. 

Lees meer
Alle white papers
White Papers 19/03/2018
FAQ - 8 veelgestelde vragen over mobiele oplossingen en automatisering om uw onderhoudsbeheer te verbeteren

Veel organisaties investeren in technologie om hun onderhoudsactiviteiten te verbeteren. De belangrijkste redenen hiervoor zijn het verlagen van operationele kosten, het verminderen van risico’s en het verbeteren van het bijhouden van gegevens. 

Lees meer
Alle white papers
Brochures 05/03/2015
Productinformatie - Planon Asset & Maintenance Management

De Planon Asset & Maintenance Managementoplossing ondersteunt de planning, uitvoering en monitoring van onderhoudsactiviteiten. 

Lees meer
Alle brochures

4. Mobiele toepassingen

Onderhoudsmonteurs moeten altijd en overal toegang hebben tot hun werkzaamheden, zowel on-line als offline. Mobiele onderhoudstoepassingen ondersteunen Field Engineers bij het efficiënt uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden. Engineers kunnen via hun mobiele device of smartphone hun volgende taak selecteren, specifieke werkinstructies lezen, de onderhoudsgeschiedenis van een bedrijfsmiddel nazoeken, tijd en de gebruikte materialen registreren of een werkorder afsluiten door een klant te vragen om een handtekening. Mobiel onderhoud omvat tevens gezondheids- en veiligheidscontroles en dynamische risicobeoordelingen om naleving van wet- en regelgeving te bevorderen en risico's te beperken.

5. Monitoring en analyse

Dashboards helpen Onderhoudsmanagers compliant en efficiënt onderhoud te garanderen en mogelijke kostenbesparingen te identificeren. Onderhoudsbeheersoftware biedt een breed scala aan management dashboards en Key Performance Indicatoren (KPI's) om de prestaties van uw bedrijfsmiddelen en de effectiviteit van uw onderhoudsprogramma's en -investeringen te analyseren. Online dashboards stellen u bovendien in staat de prestaties van externe leveranciers te monitoren en te zien of deze voldoen aan de overeengekomen Service Level Agreements (SLA's), uptime, doorlooptijden, kosten en kwaliteit. Met deze dashboards hebben planners direct inzicht in de lopende werkzaamheden, mogelijke risico's en afwijkingen in de uitvoering van werkzaamheden.

Bespaar kosten door het elimineren van onderhoud

Reactief onderhoud wordt vaak veroorzaakt door storingen of achterstallig onderhoud en is kostbaar doordat het noch gepland, noch gebudgetteerd is, maar wel onmiddellijk actie vereist. Preventief onderhoud stelt onderhoudsexperts in staat elk gewenst type onderhoud systematisch te plannen en uit te voeren, gebaseerd op een frequentie van activiteiten per tijdseenheid. Deze intervallen worden vaak bepaald op basis van garantiebepalingen, kwalitatieve eisen of wetgeving. Goed uitgevoerde, tijdgebaseerde onderhoudswerkzaamheden verminderen reactief onderhoud, inclusief bijbehorende kosten en inspanningen. Echter, 40% van het geplande preventieve onderhoud wordt niet op het juiste moment uitgevoerd, namelijk te vroeg of te laat. Onderhoud dat te laat wordt uitgevoerd veroorzaakt kostbaar reactief werk, te vroeg uitgevoerd onderhoud staat gelijk aan verspilling van tijd en geld.

Met een onderhoudsbeheersysteem kunt u tijdig uw onderhoudswerkzaamheden uitvoeren, gebaseerd op de werkelijke conditie van een bedrijfsmiddel. Zodra de actuele toestand van een asset bekend is, berekent en plant de onderhoudsbeheersoftware automatisch de activiteiten die nodig zijn om een asset in de gewenste conditie te krijgen of te behouden. Uitgebreide onderhoudsbibliotheken, verouderingscurves en kostencatalogi voorzien het onderhoudsbeheersysteem van gegevens om just-in-time uitvoering van onderhoudsactiviteiten te waarborgen. De onderhoudsbeheersoftware ondersteunt het ultieme just-in-time onderhoud met realtime monitoring van de conditie van bedrijfsmiddelen. Door intelligente gebouwbeheersystemen en slimme meters te koppelen aan uw IT-netwerk kunnen zij realtime gegevens naar uw onderhoudsbeheersysteem sturen over productie-uren of -aantallen, storingen of energieverbruik. Op basis van vooraf ingestelde grens- en drempelwaarden of historische informatie kan het onderhoudsbeheersysteem nauwkeurig relevante onderhoudsactiviteiten en bijbehorende kosten en planning voorspellen.

Een CMMS als onderdeel van een IWMS

Maar hoe kunt u onderhoudsactiviteiten reduceren zonder risico’s te lopen? Een meer holistische visie op onderhoud helpt u onderhoud te voorkomen en de daarmee samenhangende kosten, inspanning en verspilling te verminderen. Door uw CMMS-functionaliteit onderdeel te maken van een Integrated Workplace Management System (IWMS) kunt u de rol van onderhoud in combinatie met uw vastgoedstrategie, ruimtegebruik, het gedrag van gebruikers of duurzaamheidsdoelstellingen analyseren. Waarom onderhoud plegen op een gebouw dat toch gesloopt wordt? Waarom luchtbehandelinginstallaties onderhouden in ruimtes die niet gebruikt worden? Waarom niet de onderhoudsinspanning reduceren door energiemaatregelen te combineren met preventief of conditiegebaseerd onderhoud? Deze holistische en geïntegreerde visie op onderhoud is de sleutel tot kostenefficiëntie, bedrijfscontinuïteit en een duurzame onderhoudsstrategie.

Wat u moeten weten over CMMS en Enterprise Asset Management

In kapitaalintensieve sectoren zoals nutsbedrijven, industrie, farmacie, gezondheidszorg en vastgoed, vormen fysieke bedrijfsmiddelen een belangrijk deel van het kapitaal van de organisatie. Uptime van productiemiddelen, technische apparatuur, machines, gebouwen, luchtbehandelingsinstallaties en infrastructuur bepalen de productiviteit en bedrijfscontinuïteit. Elke verstoring is kostbaar. Bovendien moet het beheer en onderhoud van deze bedrijfsmiddelen voldoen aan strenge beschikbaarheids- en continuïteitseisen, milieu- en veiligheidsvoorschriften.

Software voor Enterprise Asset Management (EAM) en tools voor Life Cycle Asset Management (LCAM) ondersteunen organisaties bij het maximaliseren van de Return on Investment (ROI) van hun complete asset portfolio door de productiviteit van bedrijfsmiddelen te optimaliseren en de totale lifecycle-kosten te minimaliseren. Deze kosten omvatten aankoop, verwerving, vervanging, exploitatie, onderhoud en afvoer. In de meeste gevallen vertegenwoordigen exploitatie (inclusief energieverbruik) en technisch onderhoud meer dan 80% van de lifecycle-kosten. Dit maakt onderhoudsbeheersoftware een kernfunctionaliteit van EAM, immers:

  • Een CMMS verschaft informatie ter ondersteuning van besluitvorming rondom de vraag of het kosteneffectiever is om een duur of minder productief asset te blijven onderhouden of te vervangen.
  • Een CMMS plant preventieve onderhoudsactiviteiten op basis van tijdsintervallen of werkelijke conditie van een asset gebaseerd op geautomatiseerde grens- of drempelwaarden als productie-uren, energieverbruik, of technische staat.
  • Een CMMS ondersteunt volledige lifecycle-documentatie inclusief onderhoudsinstructies, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, garantiebepalingen, onderhoudsgeschiedenis en gerelateerde kosten.
  • Een CMMS garandeert correcte uitvoering van alle werkzaamheden op basis van zowel preventief als reactief onderhoud, inclusief resource planning, het toebedelen van werkorders, mobiele toepassingen voor field engineers en dashboards voor het monitoren van doorlooptijden, budgetten en geleverde kwaliteit.
  • Een CMMS ondersteunt de analyse van elk bedrijfs- of productiemiddel ten aanzien van kosten, prestatie, betrouwbaarheid, downtime, gebruik, tijd besteed aan onderhoud of reparatie en toekomstig onderhoud.

In facility- en vastgoedmanagement is de CMMS-functionaliteit in de meeste gevallen geïntegreerd in een  Integrated Workplace Management System (IWMS). Deze oplossingen omvatten EAM-gerelateerde processen die gericht zijn op facility- en vastgoedmanagement relevante activa, zoals gebouwen, werkplekken, technische apparatuur en gebouwinstallaties.

Onze internationale succesverhalen

Case Study - King's College London

Elizabeth Harris, Business Information Systems Manager: “Dankzij de Planon-oplossing hebben we onze onderhoudsachterstand binnen drie maanden met 50% kunnen verminderen.”

Lees meer
Case Study - RGM Gruppe

Daniel Zawadzki, Projectleider FMIS: “Omdat we een geïntegreerde oplossing hebben, kunnen we processen sneller afhandelen en tegelijkertijd de kwaliteit verbeteren.”

Lees meer
Case Study - Dehner

Erich Hopf, Facility Manager: "Dankzij de Planon-oplossing zijn de Excel-sheets verdwenen en heeft iedereen profijt van de online managementinformatie over facilitaire prestaties, budgetten en kosten."

Lees meer