« Ne réinventez pas la roue, ajustez-la ». Cette expression est particulièrement pertinente à propos des solutions de Facility Management [FM) car les prestataires de FM, pour satisfaire au mieux tous leurs besoins, hésitent souvent entre développer une solution personnalisée ou acquérir un système logiciel existant.
S’agissant de leurs logiciels, les besoins des prestataires de services sont à la fois spécifiques et étendus. Le système doit inclure la planification et la répartition des activités, l'utilisation de solutions mobiles pour les services sur le terrain, la conformité en matière d’hygiène et de sécurité, la gestion des sous-traitants, la gestion des achats, le suivi des contrats clients et l'intégration aux systèmes financiers pour la facturation.
Malheureusement, rares sont les solutions qui couvrent toutes ces fonctionnalités. Certains prestataires utilisent des solutions de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS), qui ont été conçues à l'origine pour les organisations propriétaires ou occupantes de biens immobiliers. D'autres ont ajouté des fonctionnalités personnalisées à leur système ERP (Enterprise Resource Planning), bien que les solutions ERP soient principalement des systèmes financiers. En fait, les organisations qui ont tenté d'utiliser et de modifier leur ERP pour leurs processus de FM observent presque toujours que leurs collaborateurs finissent par créer des « systèmes parallèles » (par exemple dans Microsoft Excel) pour pallier aux fonctionnalités manquantes nécessaires à leurs opérations quotidiennes.
Certains prestataires font le choix de développer en interne des réponses à leurs besoins spécifiques. En disposant d’un système personnalisé, l’organisation peut conserver ses propres processus pour chaque opération, ce qui a ses avantages. Cependant, elle doit aussi en supporter le coût en termes de ressources informatiques : programmation, administration système, matériel informatique, sans oublier les coûts de maintenance.
Et bien sûr, il y a Planon Universe for Service Providers : une plateforme logicielle intégrée, centrée sur le client et le contrat, similaire à un IWMS mais avec toutes les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux exigences spécifiques des prestataires. Elle combine notamment les avantages d'un temps de développement rapide et d’une gestion externalisée de l’application. En d'autres termes, les prestataires de services peuvent utiliser une solution existante et l’ajuster en fonction des besoins de leur organisation.
Pour commencer, il est important de définir vos objectifs à long terme et votre niveau et calendrier d’engagement financier. Mais vous pouvez également considérer :
Externaliser les activités qui ne relèvent pas du cœur de métier d'une entreprise s’avère souvent moins cher et plus efficace, pour une qualité généralement meilleure que celle obtenue en interne. Pourquoi cela ne devrait-il pas s'appliquer aussi aux logiciels de FM ? Un logiciel de FM conçu pour les prestataires de services peut ici faire la différence. Notre plateforme intégrée Planon Universe for Service Providers prend en charge les processus opérationnels tout au long du cycle de vie du client. Elle est évolutive, génère une efficacité opérationnelle, augmente la valeur pour le client et permet l'innovation avec une approche centrée sur les contrats pour mieux répondre aux attentes des clients.
Vous souhaitez-en savoir plus sur le rôle des données et de l'externalisation de solution sur le marché des prestataires de services ? Planon a mené une étude de marché sur ce sujet en Europe. Regardez nos vidéos pour en savoir plus.
