24. September 2020

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, sondern nur neu ausrichten

„Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, sondern nur neu ausrichten.“ Ein Zitat, das sich auf den Einsatz von Facility Management-Software bezieht, aber insbesondere für kommerzielle Facility Management-Dienstleister relevant ist, die die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung oder den Kauf eines Softwaresystems in Erwägung ziehen, um all ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

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Diese Videos bietet exklusive Einblicke, wie Kunden den Datenaustausch und die Nutzung von IT-Lösungen beim Outsourcing an Facility-Management-Dienstleister wahrnehmen.

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FM-Dienstleister haben sehr spezifische und umfangreiche Anforderungen an Software. Diese Systeme müssen einiges bieten: Aktivitätenplanung und -abwicklung, mobile Lösungen für den Außendienst, Compliance in den Bereichen Sicherheit und Gesundheit, Verwaltung von Subunternehmern, Einkaufsmanagement sowie Überwachung von Kundenverträgen und Integration in bestehende Finanzsysteme zwecks Abrechnung. 

Zu viele Optionen, oder nicht genug?

Leider gibt es nur wenige Lösungen auf dem Markt, die all diese Funktionen bereitstellen. Viele FM-Dienstleister verwenden ein Integriertes Workplace Management System (IWMS), obwohl diese ursprünglich für Immobilienbesitzer und -nutzer konzipiert wurden. Andere haben ihr Enterprise Resource Planning (ERP)-System um benutzerdefinierte Funktionen erweitert, obwohl ERP-Lösungen in erster Linie Finanzsysteme sind. In der Praxis stellen Unternehmen, die versucht haben, ihr ERP-System für Facility Management-Prozesse zu verwenden und zu modifizieren, fast immer fest, dass ihre Mitarbeiter eine Art „Schattensystem“ (wie z. B. in Microsoft Excel) schaffen, um die fehlenden Funktionen zu überbrücken, die für ihre täglichen Arbeitsabläufe erforderlich sind.

Einige FM-Dienstleister entscheiden sich, intern etwas zu „basteln“, das ihre spezifischen Anforderungen erfüllt. Stellt man Unternehmen ein benutzerdefiniertes System zur Verfügung, können die einzelnen Prozesse jeden Ablaufs beibehalten werden – was seine Vorteile hat. Allerdings hat dies auch seinen Preis, was die IT-Ressourcen anbelangt: Programmierer, Systemadministration, IT-Hardware und nicht zu vergessen die Wartungskosten.

Natürlich gibt es auch Planon Universe for Service Providers, eine integrierte kunden- und vertragszentrierte Softwareplattform ähnlich einem IWMS mit allen Funktionen, die für die spezifischen Anforderungen kommerzieller FM-Dienstleister erforderlich sind – einschließlich der Vorteile einer schnellen Entwicklungszeit und des ausgelagerten Anwendungsmanagements. Mit anderen Worten: FM-Dienstleister können ein vorhandenes „Rad“ verwenden und es entsprechend den Bedürfnissen ihres Unternehmens drehen.

Drei Faktoren, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern

Die Festlegung Ihrer langfristigen Geschäftsziele und die Bestimmung der idealen Höhe Ihres Finanz- und Zeitaufwands sind zwei wichtige Ausgangspunkte. Allerdings sollten Sie auch Folgendes bedenken:

  1. Wie hoch sind die Kosten für Notlösungen, um die fehlenden Funktionen Ihrer aktuellen Lösung zu kompensieren?
  2. Welchen Einfluss hat dies auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden?
  3. Wie stark beeinflusst es die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und das Risiko, dass diese „Schattensysteme“ schaffen?

Die Auslagerung von Aktivitäten, die nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmens gehören, ist oft kostengünstiger, effizienter und führt zu einer besseren Qualität als deren interne Verwaltung. Warum sollte das nicht auch für FM-Software gelten? Eine spezielle Facility Management-Software für FM-Dienstleister kann hier einen Unterschied machen. Unsere Lösung Planon Universe for Service Providers ist eine integrierte Unternehmensplattform, die die betrieblichen Prozesse während der Kundenvertragsdauer unterstützt. Diese zukunftssichere Plattform schafft Betriebseffizienz, erhöht den Kundennutzen und ermöglicht Geschäftsinnovationen mit einem vertragszentrierten Ansatz. Dieser Ansatz hilft dabei, die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.

Möchten Sie mehr über die Rolle von Daten und Outsourcing im Markt für FM-Dienstleister erfahren? Planon hat eine europäische Marktforschungsstudie zu diesem Thema durchgeführt. Sehen Sie sich unsere Videos an, um mehr zu erfahren.