Begrippenlijst
IWMS | Integrated Workplace Management System
IWMS-software ondersteunt processen in vastgoedbeheer, onderhoudsplanning, ruimte- en werkplekbeheer, service- en projectmanagement en duurzaamheid.
Bekijken
Als u dit leest, bent u waarschijnlijk een professional in operations, facility management, werkplekbeheer, IT of HR en wilt u weten hoe u een Integrated Workplace Management System (IWMS) of een Computer Aided Facilities Management (CAFM)-systeem kunt implementeren in uw organisatie.
Misschien hebt u eerder al vergelijkbare bedrijfssoftware geïmplementeerd en de nodige problemen gehad. Of misschien had u geluk en is alles perfect gegaan.
Het maakt niet uit of u voor het eerst een dergelijk project doet of al ervaring hebt met eerdere implementaties: waarschijnlijk maakt u zich zorgen over mogelijke negatieve verrassingen en wilt u er zeker van zijn dat de implementatie gaat lukken. U wilt u goed voorbereiden en weten wat de best practices zijn om succes te hebben.
We delen graag onze ervaringen met implementaties bij honderden klanten wereldwijd en bespreken wat de grootste uitdagingen zijn voor organisaties die een IWMS implementeren. We gaan in op de menselijke en technische uitdagingen en geven u advies en tips voor een succesvolle implementatie.
Mensen: de sleutel tot succes
De implementatie van een complex bedrijfssysteem als een IWMS lijkt waarschijnlijk meer een technisch proces dan een menselijke inspanning. Zodra het project van start gaat, zult u te maken krijgen met verschillende menselijke uitdagingen. Het systeem integreert immers diverse bedrijfsprocessen voor verschillende disciplines binnen een organisatie, wat een goede afstemming en communicatie tussen meerdere belanghebbenden vereist. Lees verder en ontdek enkele van de meest voorkomende uitdagingen voor uw medewerkers.
HR-uitdaging 1: Het projectteam samenstellen
Voor een succesvolle IWMS-implementatie is het essentieel dat u de juiste mensen kiest voor uw projectteam. Denk eraan dat de betrokkenheid van medewerkers kan variëren tijdens de verschillende fasen van het project. Voor de besluitvorming tijdens het proces moeten de juiste mensen op het juiste moment beschikbaar zijn. Zo niet, dan treden er vertragingen op en stijgen de projectkosten. Mensen met beslissingsbevoegdheid moeten beschikbaar zijn wanneer dat nodig is. Maar als de groep te groot is, is het soms moeilijker om snel besluiten te nemen. Denk goed na over de samenstelling van het projectteam, zodat alle verschillende disciplines voldoende betrokken en geïnformeerd zijn.
HR-uitdaging 2: Sleutelrollen toewijzen
Als u vertragingen wilt voorkomen, moet u een actieve projectsponsor kiezen die het project aanstuurt en de algemene strategische richting bepaalt. Een betrokken projectsponsor kan tijdig kritieke besluiten nemen om het succes van het project te waarborgen en helpt het team gemotiveerd te houden.
U moet een speciale projectmanager aanstellen die ervoor zorgt dat de juiste experts op het juiste moment beschikbaar zijn en dat alle belanghebbenden de scope van het project kennen. Vaak hebben bepaalde personen meer dan één rol.
Bovendien raden we klanten aan om een speciale systeembeheerder aan te wijzen. Dit hoeft niet iemand van het IT-team te zijn, maar wel iemand die de zakelijke waarde van het IWMS begrijpt, bijvoorbeeld een lid van het facility management- of vastgoedteam. De systeembeheerder neemt deel aan de besluitvorming, weet welke beslissingen er zijn genomen en begrijpt hoe het systeem is geconfigureerd. Systeembeheerders zijn vanaf het begin betrokken bij de implementatie en worden als eersten getraind in het gebruik van het systeem. Deze eerste kleine groep kan na de implementatie een grotere groep trainen. Deze aanpak is voordelig omdat u interne resources voor de training kunt gebruiken, terwijl ook de acceptatie van het systeem in de hele organisatie wordt bevorderd. Dit is belangrijk voor het succes van de implementatie op de lange termijn.
HR-uitdaging 3: De scope van het project bepalen
Een succesvolle implementatie hangt af van een goede voorbereiding en een duidelijk omschreven scope. Waarschijnlijk hebt u de scope al gedefinieerd toen u een leverancier zocht. Wanneer u een leverancier hebt gekozen, moet u in detail de vereisten en verwachtingen definiëren, zodat u, het projectteam én de leverancier weten wat ze kunnen verwachten van het systeem en de implementatie.
De scope van het project moet goed worden begrepen door alle belanghebbenden. Een projectteam kan het systeem bijvoorbeeld makkelijker implementeren als het team ook betrokken was bij het aankoopproces.
Tijdens een recent project kwamen er bij de implementatie verschillende aanvullende vereisten naar voren die niet waren opgenomen in de oorspronkelijke scope van het project en die daarom werden tegengehouden door een senior medewerker van de klant. Hij zei (terecht): "We moeten leren lopen voordat we kunnen rennen". Met andere woorden: begin met de basis en bewaar extra wensen voor de volgende ontwikkelingsfase.
Technische uitdagingen
Inzichtelijke dataverwerking en de integratie van IWMS in uw technische stack zijn vaak niet zo eenvoudig als het lijkt aan het begin van de implementatie.
Technische uitdaging 1: Integratie met bestaande technologie
Het belangrijkste technische aspect van een IWMS is de integratie met de bestaande technische stack. Het systeem kan alleen de verwachte voordelen opleveren als het is geïntegreerd met andere systemen. Als de implementatie in een afzonderlijke silo wordt uitgevoerd, wordt data niet voldoende gedeeld en kan het systeem niet optimaal worden gebruikt.
Maak een overzicht van alle interfaces met andere systemen en de onderlinge interacties, bijvoorbeeld via API's of automatisch geactiveerde bestandsuploads. Handmatige gegevensinvoer kan in sommige gevallen zelfs de handigste optie zijn.
Bijna elk IWMS is gekoppeld aan verschillende andere IT-toepassingen, zoals Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR), Building Management Systems (BMS) of slimme meters. Waarschijnlijk zullen verschillende derde partijen betrokken zijn bij de integratie. Afstemming tussen de verschillende interne en externe partijen en systemen is daarom een cruciaal onderdeel van het project. Klanten aarzelen vaak om derden volledig te betrekken bij de implementatie van softwaresystemen. Uw externe leveranciers kunnen echter bij elke fase van het implementatieproces ondersteuning en advies bieden over optimale integraties, dus we raden zeker aan om ze erbij te betrekken en geïnformeerd te houden.
Technische uitdaging 2: Daadwerkelijk inzicht in data
Er zijn veel typen relevante data die essentieel zijn voor een IWMS. Operationele gegevens en informatie over gebouwen, ruimtes en het gebruik hiervan zijn essentieel om de werkelijke bezetting te analyseren, leegstand te detecteren en de prestaties van gebouwen te benchmarken. Als u inzicht hebt in uw technische gebouwinstallaties en het specifieke onderhoud ervan, kunt u de onderhoudskosten voorspellen en uw budgetten voor de lange termijn bepalen. Dataverzameling binnen uw organisatie en nauwkeurige gegevensinvoer zijn, naast de implementatie van het systeem, de belangrijkste succesfactoren. Vaak denken klanten dat een druk op de knop volstaat om data in te voeren in het systeem. Maar vaak komt er helaas meer bij kijken.
Best practice-implementatie en optimale voordelen
De conclusie: een grondige interne afstemming van de vereisten en de scope van het project zijn de beste uitgangspunten voor een best practice-implementatie. In feite moet u hiermee al beginnen nog voordat u een leverancier selecteert. Dit is niet alleen handig om een shortlist van potentiële leveranciers op te stellen, maar dient ook als heldere richtlijn bij alle fasen van de implementatie. De meest succesvolle implementaties beginnen met een standaard basisconfiguratie, met eenvoudig te volgen processen. Doordat het project niet begint met een leeg canvas, maar is gericht op validatie en afstemming, kan de implementatie snel en met weinig risico worden uitgevoerd.
Het projectteam moet een speciale belanghebbende hebben die het proces aanstuurt en de scope van het project waarborgt. Besluiten die aan het begin van het project worden genomen, (meestal om goede redenen!) worden nageleefd. De samenwerking wordt uitgevoerd door een speciaal team bij zowel de klant als de leverancier. Het kernteam bewaakt de scope en nieuwe leden die tijdens de verschillende implementatiefasen het team komen aanvullen, moeten ook goed weten wat de scope is, zodat afwijkingen worden voorkomen. Uw leverancier moet uw vertrouwde adviseur worden, die u helpt bij de besluitvorming op basis van tientallen eerder uitgevoerde implementaties.
De keuze en implementatie van een IWMS zijn de eerste stappen in de levenscyclus van een IWMS. Wilt u meer weten over de voordelen van een IWMS of hoe Planon u kan helpen uw vastgoed- en facility management te verbeteren? Neem voor meer informatie contact op met een van onze experts.