De wereld na de pandemie komt met elke vaccinatie dichterbij. Maar wanneer die pandemie eenmaal voorbij is, staan organisaties voor een uitdaging. Hoe regel je als werkgever de bezetting van de werkplek als je mensen vaker thuis willen werken? Wat doe je met de vrijgekomen ruimte in je kantoorpand wanneer er op een bepaald moment veel minder medewerkers aanwezig zijn?
Wie in 2018 had voorspeld dat binnen drie jaar 25 procent van de medewerkers thuis zou willen werken, was voor ‘gek’ verklaard. Maar, zo blijkt uit onderzoek van TNO, dat is precies wat er is gebeurd waardoor organisaties nu voor een dilemma staan. Verhuist u naar een kleiner kantoor met lagere overheadkosten? Of reorganiseert u de beschikbare ruimte en zet u de uitdaging van ‘lege’ vierkante meters om in kansen?
In 2020 werden organisaties ertoe gedwongen om hun medewerkers toegang te geven tot alle beschikbare IT-oplossingen om thuiswerken mogelijk te maken. Als medewerkers e-mails, vergaderingen en ‘productiewerk’ net zo goed thuis kunnen afhandelen als op kantoor en tijd en vrijheid winnen door minder woon-werkverkeer, waarom zouden ze dan terugkomen naar kantoor? Organisaties die graag willen dat hun medewerkers weer naar kantoor komen, moeten ervoor zorgen dat het kantoor een meerwaarde biedt ten opzichte van het thuiskantoor.
Het slim inzetten van de extra ruimte die nu beschikbaar komt, zal essentieel zijn. Het kantoor moet uitgroeien tot een plek voor inspiratie, motivatie en co-creatie. Een soort clubhuis, waar iedereen graag naartoe komt. Bij Planon vroegen we onze medewerkers om ‘moodboards’ met een ontwerp voor hun nieuwe werkplek te maken. Dit resulteerde in onze open, groene en duurzame werkruimte – een kas van staal en glas – die samenwerking op natuurlijke wijze bevordert. En omdat de beste ideeën vaak ontstaan tijdens een vrijdagmiddagborrel, hebben we ook een strandbar gebouwd.
Een duurzame nieuwe inrichting van vrije ruimten is voor veel organisaties een uitdaging vanwege de kosten. Bedrijven denken vaak dat bij een renovatie ook nieuwe designmeubelen en kunstwerken horen, maar dat is lang niet altijd het geval. In 2020 besloot Planon het kantoor opnieuw in te richten en een kas te bouwen als centraal ontmoetingspunt. Uiteindelijk was hier een veel lagere investering voor nodig dan voor andere vormen van nieuwbouw. De tuinmeubelen die zijn ingezet zijn lang niet zo duur als de ‘designer’-modellen van interieurontwerpers. Bovendien zijn ze veel comfortabeler en zien ze er goed uit.
Veel organisaties aarzelen over het transformeren van standaard werkplekken in ruimtes voor inspiratie of om vergaderzalen te vervangen door een fitnessruimte. Ze kunnen echter een voorbeeld nemen aan de vele bedrijven die hun kantoren lang geleden al hebben omgebouwd tot een locatie waar mensen ‘willen’ zijn in plaats van ‘moeten’ zijn.
In december 2020 maakte Google bekend dat vanaf september 2021 medewerkers nog maar drie keer per week op kantoor worden verwacht en dat die kantoren er na september heel anders uit gaan zien. Die boodschap komt van een bedrijf dat meer ruimtes om te relaxen aanbiedt dan gesloten werkplekken en dat in de meeste kantoren glijbanen heeft geïnstalleerd naast de trappen. In 2018 heeft Facebook een nieuw hoofdkantoor gebouwd dat veel weg heeft van een vakantiepark, waar de tuin en het kantoorgebouw naadloos op elkaar aansluiten. Google, Facebook en andere grote bedrijven beseffen dat een prettige werkplek met ruimte voor het individu zorgt voor een betere balans tussen werk en privé. Een prettige werkomgeving stimuleert ook het behoud van medewerkers en leidt tot betere resultaten. Dit zijn ideeën waarvan andere organisaties veel kunnen leren.
