Maar al te vaak worden Real Estate en Facility Managers niet betrokken bij directiebeslissingen, of pas nadat de belangrijkste beslissingen reeds genomen zijn. Gezien het feit dat vastgoed voor veel organisaties één van de grootste posten op de balans is (na personeel) en de snel veranderende manier waarop mensen werken, is dit een gemiste kans voor organisaties om kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Dus hoe kunt u er zeker van zijn dat u het maximale uit de gelegenheid haalt, zodra zich de kans voordoet om uw plannen aan de directie te presenteren? Hieronder een lijst van zeven tips die u helpen de directie te overtuigen en zo de zichtbaarheid van vastgoed en facility management te verhogen.
1. Wees voorbereid
Het klinkt misschien eenvoudig en voor de hand liggend, maar een onvolledige voorbereiding werkt in uw nadeel. Reserveer tijd in uw uw agenda om ervoor te zorgen dat u voldoende voorbereidingstijd heeft en sluit u op in een (kantoor)ruimte waar u niet wordt afgeleid.
2. Ken de verwachtingen
Wanneer u mag aanschuiven bij de directie, dan heeft de persoon die u heeft uitgenodigd ongetwijfeld een eigen beeld van wat hij/zij wilt dat u bereikt. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van dit doel en gebruik het om uw boodschap zo effectief en overtuigend mogelijk over te brengen. Deze persoon kent de behoefte van de directieleden waarschijnlijk beter dan u en kan u helpen te focussen op voor hen relevante zaken.
3. Ken uw publiek
Precies weten wie bij de vergadering aanwezig zullen zijn, helpt u een presentatie voor te bereiden die relevant is voor alle deelnemers. U kunt uw boodschap aanscherpen zodat deze zich richt op datgene dat de aanwezigen interesseert en zo hun steun werft. Is de CIO bezorgd over toenemende dreigingen ten aanzien van informatiebeveiliging? Hoe zou uw voorstel hem of haar kunnen helpen? Inzicht in de uitdagingen van elk individueel directielid en bijbehorende teams helpt u tevens te anticiperen op moeilijke vragen, zodat u goed beslagen ten ijs komt met zorgvuldig geformuleerde antwoorden.
4. Vat uw boodschap samen
Heeft u 100% duidelijkheid over uw voorstel en wat u vraagt van de directie? Kunt u uw voorstel in één of twee zinnen samenvatten? Wat is de belangrijkste boodschap die u achter wilt laten? Hoe ziet uw ideale uitkomst eruit? Houd deze zaken in gedachten, zodat alles wat u doet bijdraagt aan het realiseren van uw doelen.
5. Wees zelfverzekerd
Een gebrek aan zelfvertrouwen zal directielieden er niet van overtuigen dat u in staat bent uw visie en de beloofde bijbehorende voordelen te realiseren. Oefen uw presentatie voor uw partner, een vriend(in) of collega en vraag om feedback en verbeterpunten, zodat u zelfverzekerd en goed voorbereid ten tonele kunt verschijnen.
6. Houd het momentum vast na de vergadering
Zorg dat de directieleden (achteraf) toegang hebben tot de informatie die u hebt gepresenteerd. Met name een overzicht van de hoofdpunten en de belangrijkste voordelen voor de organisatie. Vermijd enorme hoeveelheden volgeschreven pagina’s waarvan u nu al weet dat uw publiek waarschijnlijk niet de tijd zal hebben deze te lezen.
7. Wees eerlijk
Wanneer u een moeilijke vraag wordt gevraagd en u weet het antwoord niet, wees dan eerlijk en geef dit toe. Beloof het uit te zoeken en de informatie na te sturen (zorg ervoor dat u deze belofte nakomt!). Hiermee verdient u meer respect dan met een halfslachtig antwoord dat later onjuist blijkt te zijn, wat leidt tot beschadiging van uw geloofwaardigheid in het algemeen, en bovendien de buy-in voor uw voorstel vermindert.
Eén van de grootste investeringen voor Real Estate en Facility Managers is vaak de software die ze gebruiken voor het beheren, monitoren en rapporteren over faciliteiten; vaak een IWMS of FMIS-oplossing. Of u nu al gebruik maakt van een softwareoplossing en vermoed dat deze slimmer zou kunnen worden ingezet, of wilt investeren in een nog aan te schaffen FMIS, het verkrijgen van medewerkingvan directieleden is essentieel.
Om u te helpen bij deze uitdaging heeft Planon een tien pagina's tellend white paper getiteld “FMIS – getting the board on board” samengesteld. Dit behandelt de belangrijkste voordelen van FMIS-software en focust zich hierbij op de boardroom. Dit helpt u een overtuigende business case te bouwen om die noodzakelijke medewerking te verkrijgen.
