Voor organisaties die leasen komt 1 januari 2019 schrikbarend snel dichterbij. Zoals ik een jaar geleden al schreef in een blog, worden op die datum de nieuwe IFRS 16-standaarden ingevoerd. Dit veroorzaakt een flinke opschudding op het gebied van lease accounting. Waar finance managers de huurverplichtingen van onder meer vastgoed en bedrijfsmiddelen nu meestal nog niet op de balans hoeven te zetten, is dit vanaf 1 januari verplicht.
De impact van de invoering van IFRS 16 is met name groot op de financiële rapportage van beursgenoteerde bedrijven, omdat deze organisaties vrijwel alle leasecontracten op de balans moeten gaan vermelden. Dat betekent dat voor veel organisaties de financiële verplichtingen toenemen en de solvabiliteit lager wordt.
Om aan de standaard te voldoen, moeten organisaties soms wel duizenden pagina’s aan huurcontracten tegen het licht houden, nieuwe software kiezen om het arsenaal aan complexe cijfers te ordenen en deze nieuwe systemen op een kundige manier gaan doorvoeren binnen de organisatie. Alleen dan kunnen de juiste cijfers worden gepubliceerd.
Je kunt dus gerust spreken van een megaklus. Daarom kregen organisaties ook drie jaar de tijd; de de aangepaste regels werden immers al begin 2016 aangekondigd. Nu twee derde van die overbruggingstijd achter ons ligt, kunnen we een tussenbalans opmaken. Raken organisaties op stoom? En welke lessen kunnen we trekken uit de bevindingen tot nu toe?
Organisaties maken nu écht werk van IFRS 16
Nu de startdatum van de nieuwe standaard met rasse schreden nadert, staan we aan de vooravond van een implementatiegolf. Het merendeel van de organisaties heeft al een begin gemaakt met het verzamelen van alle relevante informatie rondom huurcontracten en de juiste interpretatie daarvan. Bovendien zoeken ze naar een adviseur die kan helpen geschikte software te vinden en te implementeren.
Het lijkt erop dat de afronding van de jaarcijfers van 2017 een concrete aanleiding voor veel organisaties is om nu écht werk te maken van IFRS 16. Dat is gezien de omvang van de klus best laat, met alle risico’s van dien; medewerkers die achter de schermen aan de slag moeten met IFRS 16 staan onder druk, want resources op dit gebied zijn schaars.
Leren van de pioniers
Het goede nieuws is dat er kan worden meegekeken bij een andere groep: die van de ‘early adopters’. Deze pioniers zijn namelijk vrijwel meteen na de bekendmaking begonnen en zitten nu volop in de implementatiefase. Planon heeft intussen bij deze groep verschillende malen haar software geïmplementeerd en hierbij veel ervaring opgedaan.
Daarbij ging het niet alleen om uitdagingen rondom de software en implementatie, maar ook op het vlak van dataverzameling en de afstemming met auditors bij de klant. Er zijn partnerships met accountantsorganisaties van de Big Four die hun klanten adviseren en de Planon-software kunnen implementeren.
Dit is overigens een lopend proces, omdat de nieuwe regels soms op meerdere manieren zijn uit te leggen. We zoeken daarom naar oplossingen die configureerbaar, simpel toepasbaar en schaalbaar zijn. Daarbij heeft elke organisatie haar eigen beleid en manier van werken. Het is een kwestie van goed afstemmen en bijschaven waar nodig om zo in overleg een compliant resultaat te kunnen behalen.
Er is nog een laatste groep organisaties die nog maar mondjesmaat over de gevolgen van IFRS 16 heeft nagedacht en daarom nog niet is begonnen. Dit is in mijn beleving een zorgelijk grote groep waarvoor de omschakeling naar de nieuwe regels een uitdagende klus wordt. Vooral omdat er binnen die organisatie nog gezocht moet worden naar de juiste werkwijze.
Randvoorwaarden opstellen
Zeker voor deze organisaties is het zaak om meteen aan de slag te gaan. Belangrijkste les bij de start: stel randvoorwaarden op voor een snelle implementatie door alle data en informatie uit leasecontracten te stroomlijnen. Dat is niet gemakkelijk, aangezien huurcontracten in het verleden in verschillende modellen zijn gegoten. Vaak gaan deze contracten jaren terug en zijn ze gaandeweg aangepast door fusies, overnames of afsplitsingen. Ook komt het voor dat ze uit verschillende landen komen en daardoor anders zijn vormgegeven.
Ga daarnaast op zoek naar de juiste richting. Een accountant gebruikt vaak de woorden ‘dat hangt ervan af’ bij het horen van een vraag over de toepassing van IFRS 16 binnen een organisatie. Een lastig antwoord, want feitelijk kan de accountant de nieuwe standaard op verschillende manieren interpreteren en daarmee de complexiteit van de implementatie beïnvloeden. Door voorafgaand aan de implementie met de auditor de juiste richting te bepalen, kun je de implementatie beter voorbereiden en daarmee risico’s beperken.
Conclusie
Ik mag vaststellen dat bij de meeste beursgenoteerde bedrijven IFRS 16 met dikgedrukte letters in de agenda staat. Ze richten zich langzaam op de implementatie of zijn daar zelfs al mee bezig. Organisaties die nog niet zo ver zijn, zullen snel moeten volgen en kunnen zich hopelijk optrekken aan de pioniers die hen voorgingen. Laat ik dus nog één keer de noodklok luiden: langer uitstellen is echt geen optie, want 1 januari 2019 komt sneller dichterbij dan je denkt!