Op kantoor gaat het gesprek in de zomer meer dan eens over wel of geen korte broek dragen, de stand van de ventilator of het instellen van een tropenrooster bij extreme hitte. De ene collega vindt het te koud, de ander te warm en weer een ander baalt van de tocht door de airco. Dit alles komt op het bordje van de facility manager, die een belangrijke rol speelt bij het beheer van het kantoorklimaat. Hoe kan deze op een passende manier de lijn trekken tussen perceptie en feiten?
Bij het bepalen van de ideale temperatuur spelen verschillende variabelen een rol. Uit onderzoek blijkt dat vrouwen het in het algemeen kouder hebben dan mannen. Ook heeft iedere werkplek te maken met andere invloeden, zoals de plaats ten opzichte van ramen, deuren, verwarming en airconditioning. Daarnaast zijn de standaardtemperaturen (rond de 22 graden), die vrijwel iedere facility manager hanteert, gedateerd. Ze zijn bovendien in veel gevallen gericht op mannen. Toch is het vinden van de juiste temperatuur erg belangrijk voor de productiviteit.
De ideale temperatuur op kantoor bestaat echter niet, als we dit BBC-artikel mogen geloven. Iedere temperatuur kent voor- en nadelen voor specifieke medewerkers. De meest aangename werktemperatuur wordt op 22 graden gesteld, maar de onderzoekspopulatie is te klein om betrouwbaar te zijn. Temperatuur is dus een belangrijk element op kantoor en samen met de CO2 en luchtvochtigheid, hebben deze drie factoren een duidelijk effect op de productiviteit van een organisatie.
Het zijn elementen waar de facility manager mee uit de voeten kan. Door sensoren te gebruiken, kunnen temperatuur, CO2 en luchtvochtigheid op een etage of zelfs een specifieke werkplek gemeten worden. Op deze manier kan het kantoorklimaat beter worden aangepast aan de hand van de wensen van de medewerker.
Maar de temperatuurervaring van de medewerker is deels ook perceptie. Iemand die geen plezier heeft in zijn of haar werk, zal zich wellicht sneller storen aan zaken als de kantoortemperatuur. Daardoor wordt Facility Management ook perceptiemanagement. Het is net als in de rij staan in een pretpark. Als ik twintig minuten moet wachten voordat ik in de attractie kan, vind ik dat vervelend. Maar als ik word vermaakt tijdens het wachten, geïnformeerd wordt over de resterende wachttijd én zelf had ingeschat dat ik een uur in de rij zou staan, ervaar ik die twintig minuten anders.
De facility manager kan deze spagaat tussen perceptie en feiten tackelen door het kantoorklimaat inzichtelijk te maken. Laat de medewerkers zien dat temperatuur, CO2-niveau, luchtvochtigheid in overeenstemming zijn met hun wensen en het voor hen optimale werkklimaat wordt gerealiseerd. Meet daarnaast ook de perceptie. Dat kan bijvoorbeeld door kleine benchmarkonderzoeken te doen, maar ook door bijvoorbeeld bordjes met smileys op het toilet te hangen waarmee medewerkers kunnen aangeven hoe tevreden ze zijn over de hygiëne in deze ruimte. Door feiten én perceptie inzichtelijk te maken, kan de facility manager er ook op sturen en ervoor zorgen dat het optimale kantoorklimaat voor medewerkers wordt gerealiseerd.
