Het is een lastig dilemma voor organisaties die te maken hebben met een wisselende bezettingsgraad van werkplekken en -ruimtes. Stel dat op maandag iedereen op kantoor is en alle plekken bezet zijn. De rest van de week staan plekken leeg, omdat veel mensen buiten de deur werken. Kiest u voor een kleiner pand, sluit u afdelingen of verhuurt u de lege ruimtes aan derden? In deze blog verkennen we de voor- en nadelen van deze opties. Hoe gaat uw organisatie om met periodieke leegstand?
De tijd dat organisaties over grote panden beschikten met grote kantoortuinen waar iedereen zijn eigen plekje had, inclusief foto van partner op het bureau en uitpuilende bureaukastjes, zijn voorbij. Organisaties zijn veranderd, de manier van werken is veranderd en ook de medewerker zelf is veranderd. Technologie biedt mensen de mogelijkheid flexibeler te werken. De verkoop van desktop-pc's neemt al jaren af, terwijl de verkoop van mobiele apparaten zoals laptops, telefoons en tablets blijft groeien.
Natuurlijk zijn er bedrijven die waarde hechten aan vaste werkplekken en is er een groep mensen met kantoorgebonden functies. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers die meerdere beeldschermen of specifieke infrastructuur nodig hebben. Voor veel kenniswerkers, zoals consultants, accountmanagers, marketeers en productmanagers, is het echter vaak voldoende om een laptop en een internetverbinding te hebben. Het maakt dan niet meer uit waar u zit, u kunt overal en altijd werken. Ook buiten kantoor.
Het is daarom niet voor niets dat veel kantoorgebouwen leeg staan en een nieuwe bestemming krijgen. Bijvoorbeeld om studenten te huisvesten. Of slimme ondernemingen die leegstaande kantoren verhuren aan flexibele werknemers die geen behoefte hebben aan een vaste plek. Het verklaart de opkomst van platforms waar u vergaderruimtes of werkplekken huurt op het moment dat het nodig is. Bijvoorbeeld bij partijen als Tribes, Book2Meet en Seats2Meet.
De vraagt rijst of een wisselende bezettingsgraad een probleem of juist een kans is. Met sensoren kunt u meten of er een activiteit is en op basis van die metingen vaststellen wat de ideale inrichting is van een kantoor. Loont het om eigen ruimtes te behouden alleen voor die bepaalde dag van de week waar de bezetting honderd procent is? Terwijl de rest van de week de bezetting niet boven de 70% uitkomt? Zou het dan niet veel kostenefficiënter om een kleiner pand te huren en vergaderingen tijdens de piekmomenten extern te laten plaatsvinden?
Een andere oplossingsrichting is het afsluiten van etages in het gebouw, die pas beschikbaar worden gemaakt als de bezetting boven een bepaald percentage komen. Als een etage wordt afgesloten, zijn er ook geen kosten voor elektriciteit, onderhoud of schoonmaak. Deze lijn kan verder doorgetrokken worden: als u weet op welke momenten bepaalde ruimtes leeg staan, kunnen deze beschikbaar worden gemaakt of worden verhuurd aan externe bedrijven. Zo worden leegstaande plekken flexplekken voor 'vreemde' werknemers. Met het voordeel dat het ook nog wat oplevert. De eerdergenoemde verhuurplatforms bieden op zo'n moment wellicht uitkomst.
Er zijn dus meerdere opties wanneer je te maken hebt met periodieke leegstand. De keuze hangt erg af van het type bedrijf of type medewerkers. Wat is uw ideale toekomstsituatie?
