Der Fokus liegt auf der Schaffung kollaborativer Arbeitsbereiche und der Implementierung dynamischer und Nutzung reservierbarer Arbeitsplätze zur Unterstützung flexibler und hybrider Arbeitsmodelle. Ziel ist es, die Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und effiziente Nutzung der Büroflächen zu steigern. Mit einer Arbeitsplatz-App können Mitarbeiter Arbeitsplätze und Besprechungsräume buchen oder Instandhaltungsarbeiten beauftragen.
Was ist Flächenmanagement?
Flächenmanagement (engl.: Space Management) beschreibt die Verwaltung physischer Flächen – mit dem Ziel, unternehmerische Schlüsselfaktoren wie Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit gezielt zu fördern. Es ist ein entscheidender Prozess für moderne Arbeitsplätze, der sicherstellt, dass Ressourcen effektiv genutzt, Betriebskosten gesenkt und die Zufriedenheit der Mitarbeiter in den Vordergrund gestellt werden.
Zwar benötigt jedes Unternehmen Flächen für seine Abläufe, doch der Begriff „Fläche“ kann viele Bedeutungen haben. Er kann sich auf einen einzelnen Raum mit ein oder zwei Schreibtischen beziehen, auf ein ganzes Stockwerk, mehrere Etagen innerhalb eines Gebäudes oder sogar auf mehrere Etagen über ein globales Gebäudeportfolio hinweg.
Aber unabhängig von Größe oder Zweck stellt das effektive und strategische Flächenmanagement eine universelle Herausforderung für jedes Unternehmen dar. Dadurch ist Flächenmanagement in vielen Bereichen umsetzbar, von Regierungsorganisationen, Universitätsgeländen und Finanzinstituten bis hin zu Gesundheitseinrichtungen, Fabriken, Lagern, Einzelhandelsketten und vielen anderen Einrichtungsarten.
Die Vorteile des Flächenmanagements
Gut gemanagte Flächen unterstützen Unternehmen dabei, ihre wichtigsten Ziele zu erreichen, da die Nutzung vorhandener Flächen optimiert wird. Die daraus resultierenden Vorteile lassen sich in fünf Kernbereiche unterteilen:
- Kosteneffizienz: Durch die Identifizierung und Neuverteilung ungenutzter Flächen können Unternehmen ihre Immobilienkosten senken und Abläufe optimieren.
- Verbesserte Ressourcenzuweisung: Wenn Energieverbrauch und Klimasysteme an tatsächliche Belegungsdaten angepasst werden, sinkt der Energiebedarf und die Effizienz steigt.
- Höhere Produktivität: Komfortable und funktionale Flächen fördern Motivation und ermöglichen es den Mitarbeitern, effektiver zu arbeiten.
- Nachhaltigkeitsgewinne: Energieeffizientes Design und weniger Ressourcenverlust wirken sich positiv auf Umweltziele aus – und senken gleichzeitig die Betriebskosten.
- Weniger Störungen: Wenn Instandhaltungsarbeiten anhand von Belegungs- und Standortdaten gezielt koordiniert werden, können Techniker besser planen – und arbeiten nur dann, wenn Räume frei sind.
Unternehmen, die datengestütztes Flächenmanagement nutzen, berichten häufig von Immobilienkosteneinsparungen von bis zu 30 % – und das bei gleichzeitig steigender Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität.
Flächenmanagement nach Branche
Durch den Einsatz effektiver Flächenmanagement-Taktiken können Unternehmen sicherstellen, dass jeder Quadratmeter eines Raums optimal genutzt wird. Dies erfordert von Unternehmen, die Dynamik moderner Arbeitsumgebungen zu berücksichtigen und gleichzeitig die Bedürfnisse von Mitarbeitern und Besuchern mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Dabei gilt es, die Balance zwischen funktionalen und ansprechenden Räumen einerseits und der Erreichung strategischer Ziele andererseits zu finden.
Je nach Branche, Geschäftsmodell oder Organisationsform unterscheiden sich die Anforderungen deutlich – effektives Flächenmanagement muss daher immer individuell auf Bedarf, Prioritäten und operative Ziele abgestimmt sein. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Flächenmanagement für verschiedene Unternehmensformen:
Bei der Optimierung geht es darum, kundenorientierte Layouts zu entwerfen, die die Sichtbarkeit der Produkte maximieren, den Kundenverkehr optimieren und die Kauferfahrung insgesamt verbessern. Strategische Flächennutzung kann zudem die Lagerhaltung und Bestandsverwaltung durch die Verknüpfung mit einem ERP-System verbessern.
Effektives Flächenmanagement für Hochschulen und Universitäten umfasst die Verwaltung von Hörsälen, Bibliotheken und Studienräumen zur Förderung des Lernens. Dazu gehören auch die Planung und Optimierung der Nutzung von Unterrichtsräumen und gemeinsam genutzten Einrichtungen, um den aktuellen Bedürfnissen von Studierenden und Lehrkräften gerecht zu werden.
Im Mittelpunkt steht eine effiziente Raumgestaltung zur optimalen Patientenversorgung – etwa durch die gezielte Platzierung wichtiger medizinischer Geräte, das Management von Wartebereichen sowie die optimale Nutzung von Behandlungs- und Diagnoseräumen für Personal und Patienten.
Die Optimierung umfasst die Gestaltung von Raumkonzepten, die Ressourcenverlust minimieren und Arbeitsabläufe vereinfachen. Ein effizientes Flächenmanagement sorgt dafür, dass Maschinen, Lagerbestände und Lagerbereiche strategisch angeordnet sind – mit dem Ziel, die betriebliche Effizienz zu steigern, Energiekosten zu senken und gleichzeitig Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.
Diese Flächen müssen Zugänglichkeit und Funktionalität für öffentliche Dienstleistungen miteinander vereinen – und dabei auch zunehmend Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigen. Ein effektives Flächenmanagement kann zudem die Optimierung gemeinsam genutzter Ressourcen wie Besprechungsräume oder Gemeinschaftsbereiche umfassen.
Hotels, Konferenzzentren und Event-Locations benötigen flexible Raumkonzepte, um unterschiedlichen Anforderungen der Gäste gerecht zu werden - von vertraulichen Meetings bis hin zu Großveranstaltungen. Dabei gilt: Jeder Quadratmeter soll Mehrwert schaffen.
Durch die Anpassung der Flächenmanagementstrategie an die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Branchen können Unternehmen ihre betrieblichen Ziele besser erreichen, die Ressourcennutzung optimieren und die Erfahrung von Mitarbeitern, Kunden und anderen Stakeholdern verbessern.
Die Folgen von flexibler und hybrider Arbeit
Im Zusammenhang mit flexiblen und hybriden Arbeitsmodellen kommt dem Flächenmanagement eine noch größere Bedeutung zu. Da Arbeitskräfte immer mobiler werden, haben Unternehmen keine andere Wahl, als flexible Arbeitsbedingungen zu schaffen – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmensgeländes.
Um der Dynamik der Belegschaft gerecht zu werden, müssen Unternehmen Strategien für dynamische und reservierbare Arbeitsbereiche und spezielle Orte für Zusammenarbeit einführen. Durch diese Anpassungen werden Umgebungen geschaffen, die sowohl für Präsenz- als auch Remote-Arbeit im Home-Office geeignet sind und das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter unabhängig von ihrem Arbeitsort fördern.
Zugewiesene vs. gemeinsam genutzte Räume
Räume können so konfiguriert werden, dass sie zugewiesen oder gemeinsam genutzt werden.
Die Zuweisung von Arbeitsbereichen an bestimmte Mitarbeiter erfolgt häufig auf der Grundlage von funktions- oder tätigkeitsbasierten Arbeitsabläufen. So benötigen beispielsweise Grafikdesigner Arbeitsplätze, die mit speziellen Tools wie farbkalibrierten Bildschirmen, Hochleistungscomputern oder ergonomischen Einrichtungen ausgestattet sind, die sie bei ihrer kreativen Arbeit zu unterstützen. Ebenso benötigen CEOs und andere Führungskräfte Räume, die Privatsphäre und Vertraulichkeit gewährleisten, wie z. B. private Büros oder Besprechungsräume mit sicheren Kommunikationssystemen und schallisolierten Wänden.
Gemeinsam genutzte oder flexible Räume sind vielseitige Bereiche, die je nach Bedarf von mehreren Personen oder Teams genutzt werden können. Beispiele sind gemeinsam genutzte Räume für Marketing-, Vertriebs- oder Entwicklungsteams, spezielle Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten oder Besprechungsräume mit Videokonferenz-Technik und Whiteboards. Flexible Raumkonzepte zeichnen sich dadurch aus, dass Flächen je nach aktuellem Bedarf flexibel zugewiesen oder gemeinsam- über verschiedene Nutzergruppen hinweg - genutzt werden können.
Verschiedene Ansätze für flexible Arbeitsplatzkonzepte
Je nach Unternehmen werden viele Begriffe verwendet, um Arbeitsplatzstrategien zu kategorisieren, wie z. B.:
Hot Desking
Ein System ohne feste Schreibtischzuweisung – Mitarbeitende nutzen verfügbare Arbeitsplätze nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“.
Ein System ohne feste Schreibtischzuweisung – Mitarbeitende nutzen verfügbare Arbeitsplätze nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“.
Hoteling
Ein reservierungsbasiertes System, in dem Mitarbeiter einen bestimmten Arbeitsplatz im Voraus buchen.
Ein reservierungsbasiertes System, in dem Mitarbeiter einen bestimmten Arbeitsplatz im Voraus buchen.
Flexible Arbeitsbereiche
Anpassungsfähige Raumkonzepte, um den dynamischen, organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
Anpassungsfähige Raumkonzepte, um den dynamischen, organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
Gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche
Räume, die so konzipiert sind, dass sie von mehreren Teams oder Abteilungen genutzt werden können - oft mit gemeinsam genutzten Ressourcen wie Besprechungsräumen oder Bereichen für Teamarbeit.
Räume, die so konzipiert sind, dass sie von mehreren Teams oder Abteilungen genutzt werden können - oft mit gemeinsam genutzten Ressourcen wie Besprechungsräumen oder Bereichen für Teamarbeit.
Dynamische Flächenzuweisung
Neuzuweisung von Flächen auf Grundlage von Echtzeitbedarf und Nutzungsdaten.
Neuzuweisung von Flächen auf Grundlage von Echtzeitbedarf und Nutzungsdaten.
Tätigkeitsbasierte Arbeitsbereiche (Activity-Based Workspaces – ABW)
Arbeitsbereiche, die gezielt auf bestimmte Tätigkeiten ausgerichtet sind – z.B. Bereiche für Teamarbeit, konzentriertes Arbeiten oder soziale Interaktionen.
Arbeitsbereiche, die gezielt auf bestimmte Tätigkeiten ausgerichtet sind – z.B. Bereiche für Teamarbeit, konzentriertes Arbeiten oder soziale Interaktionen.
Diese Konzepte sind zentraler Bestandteil moderner, flexibler Arbeitsplatzstrategien und sorgen dafür, dass Flächen effizient, bedarfsgerecht und anpassungsfähig genutzt werden – im Sinne der Mitarbeiter und des Unternehmens.
Bewährte Strategien für effektives Flächenmanagement
Um die Flächennutzung zu optimieren, setzen viele Arbeitsplatzmanager zunächst auf pragmatische Maßnahmen – wie das Umstellen von Möbeln, die Neuanordnung von Schreibtischen oder kleinere Anpassungen im Erscheinungsbild. Diese ersten Schritte können schnell sichtbare Verbesserungen bringen. Doch für eine nachhaltige und umfassende Optimierung sollten Unternehmen strategischere Ansätze nutzen. Solche Maßnahmen berücksichtigen nicht nur die aktuellen und zukünftigen Arbeitsplatzanforderungen, sondern stellen auch das Erlebnis der Mitarbeiter in den Mittelpunkt:
- Flexible Arbeitsbereiche: Gemeinsam genutzte Flächen – etwa Hot Desking – eignen sich ideal für hybride Arbeitsmodelle. Sie ermöglichen Unternehmen, schwankende Anwesenheitszahlen flexibel zu steuern und gleichzeitig sicherzustellen, dass Mitarbeiter – ob vor Ort oder remote – jederzeit Zugriff auf nötige Ressourcen haben.
- Raumaufteilung: Die gezielte Aufteilung von Flächen in funktionale Zonen steigert die Effizienz und stellt sicher, dass jeder Bereich einem klaren Zweck dient. Beispiele hierfür sind Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten und Bereiche für Teamarbeit oder Auszeiten.
- Multifunktionale Räume: Gerade in kleineren Büros lohnt es sich, Räume zu schaffen, die mehrere Zwecke erfüllen – z. B. Besprechungsräume, die zugleich als informelle Arbeitsplätze dienen. So wird der vorhandene Raum optimal genutzt und an die vielfältigen Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst.
- Datengestützte Optimierung: Statt zu schätzen, wie Büroräume genutzt werden sollten, können Unternehmen auf digitale Tools wie Belegungssensoren und Management-Software zurückgreifen. Diese liefern Echtzeitdaten und ermöglichen fundierte Entscheidungen – etwa über Flächenzuweisung, Layout-Anpassung oder Ressourcenverteilung.
- Wohlbefinden der Mitarbeiter: Ein weiterer strategischer Ansatz ist die gezielte Gestaltung von Räumen zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden. Dazu gehören Maßnahmen wie die Verbesserung der Innenraumluftqualität (IAQ) sowie effektives Hygiene- und Reinigungsmanagement.
3 Schlüsselelemente einer Flächenmanagementstrategie
Effektives Flächenmanagement basiert auf drei wesentlichen Säulen:
- Flächenplanung: Die strategische Planung von Flächen bildet das Fundament eines wirksamen Flächenmanagements. Dabei werden Layouts und Raumkonzepte so gestaltet, dass sie auf die Ziele des Unternehmens abgestimmt sind. Büros, Besprechungsräume und Bereiche für die Zusammenarbeit werden gezielt geplant, um Nutzbarkeit und Flexibilität zu maximieren. Dieser vorausschauende Ansatz stellt sicher, dass sich Räume sowohl an aktuelle als auch an zukünftige Anforderungen anpassen lassen.
- Flächennutzung: Durch die Analyse der tatsächlichen Raumnutzung lassen sich Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale erkennen. Kennzahlen wie Belegungsraten oder Nutzungsmuster liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, welche Flächen nicht ausgelastet sind – und wie diese zielgerichtet umverteilt werden können, sodass die Bedürfnisse der Belegschaft besser erfüllt werden. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert auch Kosten für zusätzlichen Flächenbedarf.
- Flächenoptimierung: Die Flächenoptimierung baut auf Planung und Nutzung auf, indem Strategien umgesetzt werden, die Räume dynamisch an die dynamischen Bedürfnisse der Nutzer anpassen.
Einfach gesagt: Damit eine Flächenmanagementstrategie erfolgreich ist, müssen Unternehmen den vorhandenen Raum genau erfassen, Belegungsdaten verwalten und strategische Raumpläne entwickeln, sodass eine effektive Nutzung sichergestellt ist.
Flächenmanagement als Bestandteil von FM-Lösungen
Unabhängig von der Raumstruktur wird deutlich: Ein genaues Verständnis der Anzahl der Räume und deren Nutzung ist eine grundlegende Voraussetzung für effektives Facility Management. Diese Erkenntnis bildet die Basis für wesentliche Aktivitäten im Facility Management, darunter:
- Belegungsüberwachung
- Umzugsmanagement
- Raumbuchung
- Instandhaltungsplanung
- Immobilienverwaltung
Durch den Einsatz integrierter Softwarelösungen – wie der preisgekrönten Space and Workplace Services Management-Lösung von Planon – erhalten Unternehmen Echtzeit-Informationen über ihre Flächennutzung. Das ermöglicht eine höhere betriebliche Effizienz und schafft ein inspirierendes, produktives Arbeitsumfeld für alle Beteiligten.
Um diese Flexibilität zu erreichen, setzen viele Unternehmen auf Flächenmanagementsysteme und ergänzende Hardware. Tools wie Belegungssensoren, Analyseplattformen und digitale Zwillinge liefern Echtzeit-Einblicke, die datenbasierte Entscheidungen ermöglichen – etwa zur Optimierung von Raumkonzepten, zur Ressourcenverwaltung und zur schnellen Anpassung an veränderte Anforderungen. Durch die Kombination aus strategischer Planung und innovativer Technologie entstehen Arbeitsumgebungen, die lebendig, effizient und zukunftsfähig sind – zum Vorteil der Mitarbeiter und des gesamten Unternehmens.
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Mehr lesenDie Vorteile von Flächenmanagement-Software
Der Einsatz von Flächenmanagement-Software zur Verwaltung von Arbeitsumgebungen bietet zahlreiche Vorteile.
1. Geringere Portfoliokosten
Zwei der größten Kostenfaktoren für Unternehmen sind Personal und Immobilien. Effektives Flächenmanagement hat einen direkten Einfluss auf beide Bereiche – und kann somit maßgeblich zur Verbesserung des Geschäftsergebnisses beitragen.
Idealerweise wird jeder Quadratmeter einer Fläche zweckgerecht genutzt – sei es als Besprechungsraum, Lagerfläche, Labor, Arbeitsplatz oder Cafeteria. Flächenmanagement-Software liefert präzise Echtzeitdaten, die zeigen, ob Räume effizient genutzt werden und wo Einsparpotenziale bestehen.
Das bedeutet, dass Unternehmen ungenutzte Flächen einem sinnvollen Zweck zuweisen oder auf Grundlage von Echtzeitdaten eine Entscheidung für oder gegen eine Erweiterung treffen können. Ein Unternehmen mit einem Flächenmanagementteam, das mit genauen Echtzeitdaten ausgestattet ist, kann bessere Entscheidungen treffen, die die Immobilienportfoliokosten drastisch senken.
Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter zufrieden sind und engagiert bleiben, müssen Facility- und Flächenmanager ihnen Arbeitsbereiche zur Verfügung stellen, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Das bedeutet, ausreichend physischen Raum bereitzustellen, damit Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben komfortabel und effizient erledigen können, ohne gleichzeitig Kosten für nicht benötigte Flächen zu verursachen. Flächenmanager untersuchen zunehmend, wie sich verschiedene Raumtypen für unterschiedliche Anforderungen bereitstellen lassen. Dazu zählen z. B. Ruheräume für konzentriertes Arbeiten ohne Störungen oder Kreativräume mit bequemen Sitzgelegenheiten, die dazu einladen, Ideen auszutauschen, innovativ zu sein und informell zusammenzuarbeiten.
Eine innovative Flächenmanagement-Software liefert klare Einblicke in Belegung und Nutzung von Räumen. Diese Daten helfen Flächenmanagementteams, fundierte Schlussfolgerungen zu ziehen, Nutzungsmuster zu erkennen und Maßnahmen abzuleiten, die den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden. Zeigt sich beispielsweise in den Daten, dass bestimmte Räume – etwa für konzentriertes Arbeiten – ständig belegt sind, deutet das auf einen hohen Bedarf an genau diesem Raumtyp hin. Wenn die Belegungsrate in Großraumbüros besonders hoch ist, kann das ein Hinweis darauf sein, dass Mitarbeiter den kollegialen Austausch und die Zusammenarbeit bevorzugen und Handlungsbedarf besteht, diesem Wunsch noch besser nachzukommen. Dies sind nur einige Beispiele. Je besser die Datengrundlage, desto zielgerichteter kann das Flächenmanagementteam arbeiten: Potenzielle Probleme lassen sich frühzeitig erkennen und geeignete Maßnahmen schneller umsetzen.
Der Zugriff auf konsistente, genaue Raumdaten erleichtert es Mitarbeitern zudem, verfügbare Räume zu finden und zu buchen, sei es über ein Self-Service-Portal, ein mobiles Endgerät, ein Kiosk-Terminal oder ein Raumbuchungspanel. Schließlich sind zufriedene Mitarbeiter leistungsfähiger, produktiver, und bleiben länger im Unternehmen.
46 % der Immobilien- und Facility Manager sehen die Verbesserung des Nutzerkomforts als oberste Priorität für die nahe Zukunft.
~Verdantix
Belegungsdaten können außerdem genutzt werden, um die Belüftung in Konferenz- und Besprechungsräumen anzupassen und so die Innenraumluftqualität (IAQ) zu verbessern. Wenn sich zu viele Personen zu lange in einem geschlossenen Raum aufhalten, können die CO₂-Werte schnell ansteigen, was zu Müdigkeit und Konzentrationsschwäche führt und somit die Produktivität beeinträchtigt. In stark frequentierten Räumen sollte die Belüftung erhöht werden, um die Verbreitung von Viren zu verringern und die Gesundheit und Sicherheit zu fördern.
Über die unmittelbaren Energieeinsparungen hinaus kann die Neuverteilung wenig genutzter Flächen den Bedarf an Neubauten deutlich verringern – ein Prozess, der oft mit einem hohen CO₂-Ausstoß verbunden ist. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das über eine Erweiterung der Büroflächen nachdenkt, Flächenmanagement-Software nutzen, um zu analysieren, ob vorhandene Bereiche – wie ungenutzte Lagerräume oder überdimensionierte Konferenzräume – in funktionale Arbeitsplätze oder Bereiche für die Zusammenarbeit umgewandelt werden können.
Im größeren Maßstab können Unternehmen diese Erkenntnisse standortübergreifend anwenden, um ihr Immobilienportfolio zu optimieren. So könnte ein globales Unternehmen feststellen, dass eine seiner Einrichtungen dauerhaft nur zu 50 % ausgelastet ist. Mit der Kenntnis dieser Daten könnte das Unternehmen seine Aktivitäten auf weniger Gebäude konzentrieren, Instandhaltungskosten senken und ungenutzte Immobilien verkaufen oder vermieten – und dabei unnötigen Energieverbrauch vermeiden sowie seinen gesamten CO₂-Fußabdruck reduzieren.
Diese praktischen Maßnahmen zeigen, wie Nachhaltigkeitsinitiativen, unterstützt durch Flächenmanagement-Ssoftware, direkt mit ESG-Zielen in Einklang stehen. Durch die Kombination von datengestützten Entscheidungen und Ressourcenoptimierung können Unternehmen in ihren Nachhaltigkeitsberichten und in der Kommunikation mit ihren Stakeholdern messbare Fortschritte vorweisen – von Energieeinsparungen bis hin zur Reduzierung der betrieblichen Emissionen.
4. Erstellen Sie Berichte, um strategische Flächenpläne zu entwickeln
Ohne Flächenmanagement-Software wird es schwierig, Auswertungen zu Flächen mit Echtzeitdaten zu erstellen. Bei der Verteilung und Speicherung von Flächendaten an verschiedenen Standorten kann es zu Redundanzen kommen, die Daten weniger vertrauenswürdig machen. Eine innovative Softwarelösung für das Flächenmanagement, die idealerweise in ein IWMS oder CAFM integriert ist, zentralisiert alle Daten in einem System. Da es sich um Echtzeit-Systeme handelt, sind sie immer aktuell und genau. Auf diese Weise können Flächenmanager Berichte zu Ausgleichsbuchungen und Auslastungen erstellen und die Szenarioplanung für zukünftige Flächenzuweisungen verwenden. Basierend auf diesen Berichten können Facility- und Flächenmanager ihre Daten zum Flächenmanagement überwachen, analysieren und zukünftige Verbesserungen planen.
Es gibt einige ausgezeichnete Flächenmanagement-Systeme auf dem Markt, den größten Nutzen werden Organisationen aber bei der Verwendung einer IWMS- oder CAFM-Lösung haben. Mit einem IWMS oder CAFM gehören fragmentierte Daten der Vergangenheit an, da alle Immobilien- und Facility Management-Daten in einem System gespeichert werden. Dazu gehören Daten zu Instandhaltungs-, Immobilien- und Leasingmanagement, Dienstleistungs- und Nachhaltigkeitsmanagement. Das schafft Prozesseffizienz sowie bessere Services.
FAQs zum Flächenmanagement
Flächenmanagement erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Funktionen, von denen jede ihr eigenes Fachwissen mitbringt. Zu den Hauptakteuren gehören:
- Facility Manager: Verantwortlich für die täglichen Betriebsabläufe und dafür, dass die Räume funktionstüchtig und effizient sind. Diese Tätigkeiten können von einer internen Abteilung oder einem ausgelagerten Dienstleister erbracht werden.
- Raumplaner: Experten für die Gestaltung und Umsetzung von Raumkonzepten, die auf die Ziele des Unternehmens und die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt sind.
- Arbeitsplatzstrategen: Konzentrieren sich darauf, das Flächenmanagement in übergeordnete Unternehmensstrategien zu integrieren – z. B. Nachhaltigkeitsinitiativen oder hybride Arbeitsmodelle.
- HR-, IT- und Betriebsteams: Diese Abteilungen arbeiten gemeinsam daran, Technologien zu integrieren und Arbeitsumgebungen zu schaffen, die auf Mitarbeiterzufriedenheit ausgerichtet sind.
Modernes Flächenmanagement basiert zunehmend auf Technologie, die Effizienz und Flexibilität steigert. Mögliche Integrationen und Funktionen von Flächenmanagement-Ssoftware umfassen:
- Belegungssensoren: Diese Geräte überwachen die Raumnutzung in Echtzeit und bieten verwertbare Erkenntnisse darüber, wie Einrichtungen genutzt werden.
- Interaktive Gebäudepläne: Visualisierungstools vereinfachen das Design und die Anpassung von Raumkonzepten, um die Flächenzuweisung zu optimieren. Zudem ermöglichen sie die Nachverfolgung mobiler Geräte für ein besseres Bestands- und Ressourcenmanagement.
- KI-gestützte Erkenntnisse: Prognose- und Analysetools unterstützen Unternehmen dabei, den künftigen Flächenbedarf auf Basis historischer Daten vorherzusagen.
- Building Management Systems (BMS): IoT-fähige Systeme passen Umgebungen dynamisch an, um Nutzungsanforderungen in Echtzeit zu erfüllen.
- Raumbuchungspanels: Diese Tools vereinfachen die Reservierung von Besprechungsräumen, sorgen für gleichberechtigten Zugang und vermeiden Doppelbuchungen.
- Marketplace: Erweitert die Software von einer Einzellösung zu offenen Plattformen und vollständigen Ökosystemen. Apps werden z. B. als Zusatzanwendungen oder als Integrationen mit Drittanbietern angeboten.
Eine gute Flächenmanagement-Ssoftware verbessert die Mitarbeitererfahrung, steigert das Engagement, senkt Kosten und unterstützt die übergreifende Arbeitsplatzstrategie. Sie zeichnet sich durch leistungsstarke Funktionen, benutzerfreundliche Oberflächen und innovative Features aus, die auf die vielfältigen Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten sind. Durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten und umsetzbaren Erkenntnissen können Unternehmen fundierte Entscheidungen über Layoutanpassungen, Ressourcenzuweisung und Raumnutzung treffen. Eine gute Flächenmanagement-Software fördert zudem die Anpassungsfähigkeit innerhalb hybrider Arbeitsmodelle und stellt sicher, dass Räumlichkeiten sowohl den geschäftlichen Zielen als auch den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden.
Zu den wichtigsten Merkmalen einer erstklassigen Flächenmanagement-Software gehören:
1. Umfassender Funktionsumfang
- Echtzeitdaten und Analysen: Die Möglichkeit, Flächennutzung, Belegungsraten und Nutzungstrends in Echtzeit zu überwachen. So können fundierte Entscheidungen getroffen werden.
- Verknüpfung mit IoT-Geräten: Nahtlose Konnektivität mit Belegungssensoren, Beleuchtungssystemen und HLK-Steuerungen zur Optimierung des Energieverbrauchs und des Mitarbeiterkomforts.
- Flächenplanung und Visualisierung: Interaktive Gebäudepläne und Tools zur Gestaltung, Umstrukturierung und Visualisierung von Räumen, um dynamischen Anforderungen gerecht zu werden.
- Raumbuchungssysteme: Vereinfachte Planung für gemeinsam genutzte Räume, wie z. B. Besprechungsräume, mit Optionen für mobile und kioskbasierte Reservierungen.
- Anpassungsoptionen: Flexibilität bei der Anpassung der Software an spezifische organisatorische Anforderungen, z. B. branchenspezifische Arbeitsabläufe oder Branding.
2. Benutzerfreundlichkeit
- Intuitive Benutzeroberfläche: Einfache, benutzerfreundliche Dashboards, über die Mitarbeiter und Administratoren Räume mühelos verwalten und buchen können.
- Mobiler Zugriff: Kompatibilität mit mobilen Apps, damit die Mitarbeiter auch unterwegs Räume buchen oder die Verfügbarkeit prüfen können.
- Self-Service-Portale: Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatzbedarf eigenständig und ohne administrative Hürden verwalten.
3. Skalierbarkeit und Flexibilität
- Eine Software, die mit dem Unternehmen mitwächst – vom mittelständischen Betrieb bis hin zu globalen Immobilienportfolios.
- Unterstützung verschiedener Arbeitsmodelle, einschließlich hybrider und flexibler Arbeitsweisen, durch Funktionen wie Hot Desking und tätigkeitsbasierte Arbeitsbereiche.
4. Datenbasierte Erkenntnisse
- Erweiterte Analyse- und Reporting-Funktionen, mit denen Unternehmen wichtige KPIs wie Flächenauslastung, Kosteneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit verfolgen können.
- Prädiktive Analysen, um zukünftigen Flächenbedarf und Trends frühzeitig zu erkennen und eine vorausschauende Planung zu ermöglichen.
5. Integrationsfähigkeit
- Kompatibilität mit Tools und Systemen von Drittanbietern, z. B. HR-Software, CRM-Systemen oder Building Management Systems (BMS).
- Zugriff auf einen Marketplace für Add-ons und Integrationen, die zusätzliche Funktionen bieten – etwa Energieüberwachung, KI-gestützte Analysen oder Drittanbieter-Hardware wie Raumbuchungspanels.
6. Fokus auf Mitarbeitererfahrung
- Funktionen, die die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern, wie z. B. die Möglichkeit, Ruhezonen, Räume für Teamarbeit oder ergonomische Schreibtische zu reservieren.
- Transparente Verfügbarkeits- und Buchungssysteme, mit denen Frustration vermieden und ein fairer Zugang zu Ressourcen sichergestellt wird.
7. Sicherheit und Compliance
- Einhaltung von Datenschutzstandards und gesetzlichen Vorgaben, um sensible Daten (wie Buchungs- oder Belegungsinformationen) zu schützen.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle zur Vermeidung von unbefugtem Zugriff.
8. Nachhaltigkeit
- Unterstützung umweltfreundlicher Initiativen, wie z. B. energieeffiziente Raumgestaltung und die Möglichkeit, den Energieverbrauch und die Parameter für Raumluftqualität und Komfort zu überwachen.
- Tools zur Überwachung des CO₂-Fußabdrucks und zur Umsetzung umweltfreundlicher Raumoptimierungsstrategien.
Die beste Flächenmanagement-Ssoftware ist keine Einheitslösung. Sie ist anpassungsfähig, innovativ und so konzipiert, dass sie sowohl den Unternehmenszielen als auch den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird. Durch die Wahl einer Softwarelösung, die diese zentralen Funktionen in Balance bringt, können Unternehmen effiziente, flexible und ansprechende Arbeitsumgebungen schaffen und gleichzeitig im dynamischen Arbeitsumfeld wettbewerbsfähig bleiben.
Um im Flächenmanagement erfolgreich zu sein, sollten Unternehmen folgende Best Practices anwenden:
- Regelmäßige Raumüberprüfungen: Regelmäßige Überprüfungen der Raumnutzung helfen, Ineffizienzen zu erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.
- Flexible Raumgestaltung: Offene Büros, Bereiche für die Zusammenarbeit und anpassbare Arbeitsbereiche sorgen dafür, dass die Räume den dynamischen Bedürfnissen gerecht werden.
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Die Förderung der Kommunikation zwischen HR, IT und Facility Teams sorgt für abgestimmte Ziele und Strategien und unterstützt ein ganzheitliches Flächenmanagement.
Aktuelle Trends unterstreichen die dynamische Rolle des Flächenmanagements in modernen Arbeitsumgebungen:
- Hybride Arbeitsbereiche: Hybride Arbeitsumgebungen, die die Erfahrung der Nutzer verbessern, legen den Schwerpunkt auf Flexibilität und kombinieren gemeinsam genutzte Ressourcen und anpassungsfähige Raumlayouts, die Mitarbeiter sowohl im Büro als auch im Homeoffice unterstützen.
- Smart Buildings: Nutzung von IoT- und KI-Technologien zur Überwachung und Verwaltung von Räumen in Echtzeit.
- Nachhaltigkeitsinitiativen: Energieeffiziente Raumkonzepte und umweltfreundliche Praktiken, die die Umweltbelastung minimieren und gleichzeitig die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern.
- Mehrzweckräume: Schaffung vielseitiger Bereiche, die den unterschiedlichen organisatorischen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig die Nutzung maximieren.
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White Paper
Warum Flächenmanagement Employee Experience verbessert
In diesem E-Book wird erläutert, warum es wichtig ist, eine optimale Employee Experience zu schaffen und welche Schlüsselelemente des Flächenmanagements dazu beitragen.
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Schlüsselelemente für effektives Flächenmanagement
In diesem gemeinsam von Verdantix und Planon durchgeführten Webinar ging Verdantix auf die Bedeutung des Flächenmanagements ein, während Planon dessen Schlüsselelemente diskutierte. 43:16 Englisch
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Planon Space & Workplace Services Management
Die Space & Workplace Services Management-Lösung von Planon hilft Organisationen, dieser Entwicklung Rechnung zu tragen. Die Gewährleistung eines realistischen Einblicks in die Aufteilung und Nutzung aller Flächen ermöglicht Ihrer Organisation, Kosten zu sparen, indem Flächen bestmöglich ausgelastet werden und die Raumnutzung mit den Anforderungen der verschiedenen Abteilungen in Einklang gebracht wird.
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