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Flächenmanagement (engl.: Space Management) umfasst die Verwaltung des physischen Raumbestands einer Organisation. Erhalten Sie einen genauen Überblick über vorhandene Flächen, verwalten Sie Belegungsinformationen und erstellen Sie strategische Raumpläne.
Effektives Facility Management bedeutet, Flächen gut zu kennen. Flächenmanagement ist die Grundlage für viele Bereiche wie z.B. Belegungs- sowie Umzugsmanagement, Raumreservierung, Instandhaltung und Liegenschaftsmanagement.
Die Verwendung einer innovativen Softwarelösung für erfolgreiches Flächenmanagement einer Organisation bietet eine Reihe von Vorteilen:
Es ist allgemein bekannt, dass der größte Teil der Ausgaben eines Unternehmens aus Personal und Kosten am Arbeitsplatz besteht. Effektives Flächenmanagement hat direkte Auswirkungen auf beide Kostenstellen und kann sich daher direkt auf das Geschäftsergebnis auswirken.
Im Idealfall nutzen Organisationen jede Fläche für ihren beabsichtigten Zweck - ob es sich um Besprechungsräume, Lagerräume oder Restaurants handelt. Space Management-Software unterstützt durch präzise Echtzeitdaten bei der effizienten Nutzung von Flächen und senkt damit Kosten. Dies bedeutet, dass Flächenerweiterungen für viele Unternehmen überflüssig werden und nicht-genutzte Flächen erkannt werden. Mit Echtzeitdaten können die richtigen Entscheidungen getroffen und Kosten für den Immobilienbestand durch professionelles Flächenmanagement drastisch gesenkt werden.
Da die Nachfrage nach den richtigen Personen mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort - dem Kampf um Talente - höher ist als je zuvor, verlagert sich der Fokus des Flächenmanagements. Es geht nicht mehr nur um die Reduzierung der Flächenkosten, sondern auch um die Schaffung einer Arbeitsumgebung, die die besten Talente anzieht und an das Unternehmen bindet. Die Herausforderung des Flächen- bzw. Space Managements besteht darin, das richtige Gleichgewicht zwischen Kostensenkung und einem attraktiven Arbeitsplatz zu finden.
Damit Mitarbeiter zufrieden und engagiert bleiben, müssen Flächenmanager Arbeitsbereiche zur Verfügung stellen, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter befriedigen. Das bedeutet genügend Platz, um die täglichen Aufgaben auf komfortable und effektive Weise erledigen zu können und dabei Flächen effizient zu nutzen. Hierbei sollten Räume auch zum Wohlbefinden der Mitarbeiter genutzt werden. Denken Sie an Konzentrationsräume für Mitarbeiter, die nicht gestört werden möchten, oder an Entspannungsräume mit bequemen Stühlen für eine Pause.Eine innovative Softwarelösung für Flächenmanagement (Space Management) bietet klare Einblicke in Raumbelegung und Raumnutzung. Darauf basierend können Flächenmanager Entscheidungen treffen, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllen. Wenn die Daten zum Beispiel ergeben, dass manche Räume ständig besetzt sind, könnte dies auf einen größeren Bedarf hinweisen.
Wenn die Belegungsrate von Großraumbüros sehr hoch ist, können Mitarbeiter sich eingeengt fühlen und daher Verbesserungsmaßnahmen von Flächenmanagern einfordern. Sie können Flächendaten dazu verwenden, Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf die verfügbaren Flächen zu erleichtern, z. B. indem sie ihre eigenen Büro- oder Besprechungsräume mit Kiosk- oder mobilen Lösungen buchen.
Zufriedene Mitarbeiter sind leistungsfähiger, bleiben länger bei einer Organisation und sind produktiver. Eine Win-Win-Situation für alle.
46% der Führungskräfte von Immobilien und Einrichtungen bewerten die Verbesserung des Benutzerkomforts in naher Zukunft als oberste Priorität
~Verdantix
Ohne Flächenmanagement-Software wird es schwierig, Auswertungen zu Flächen mit Echtzeitdaten zu erstellen. Bei der Verteilung und Speicherung von Flächendaten an verschiedenen Standorten kann es zu Redundanzen kommen, die Daten weniger vertrauenswürdig machen. Eine innovative Softwarelösung für das Flächenmanagement, die idealerweise in ein IWMS oder CAFM integriert ist, zentralisiert alle Daten in einem System. Da es sich um Echtzeit-Systeme handelt, sind sie immer aktuell und genau. Auf diese Weise können Flächenmanager Berichte zu Ausgleichsbuchungen und Auslastungen erstellen und die Szenarioplanung für zukünftige Flächenzuweisungen verwenden. Basierend auf diesen Berichten können Facility- und Flächenmanager ihre Daten zum Flächenmanagement überwachen, analysieren und zukünftige Verbesserungen planen.
Es gibt einige ausgezeichnete Flächenmanagement-Systeme auf dem Markt, den größten Nutzen werden Organisationen aber bei der Verwendung einer IWMS- oder CAFM-Lösung haben. Mit einem IWMS oder CAFM gehören fragmentierte Daten der Vergangenheit an, da alle Immobilien- und Facility Management-Daten in einem System gespeichert werden. Dazu gehören Daten zu Instandhaltungs-, Immobilien- und Leasingmanagement, Dienstleistungs- und Nachhaltigkeitsmanagement. Das schafft Prozesseffizienz sowie bessere Services.
Um Organisationen zu helfen, den aktuellen und gewünschten Reifegrad ihres Flächenmanagements zu erkennen, hat Planon das "Flächenmanagement-Reifegradmodell" entwickelt. Möchten Sie wissen, welche Schritte Sie unternehmen können, um sich weiterzuentwickeln und die Lücke zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Reifegrad Ihres Flächenmanagement zu schließen? Laden Sie dazu das Space Management-Modell herunter.
Ob Regierungsorganisation, Universität, Industrieunternehmen, Einzelhandelskette oder Finanzinstitut: Jede Organisation benötigt Platz, um ihr Kerngeschäft zu unterstützen. Fläche kann sich auf einen Raum mit einem oder zwei Schreibtischen beziehen, auf eine ganze Abteilung, eine Etage, mehrere Stockwerke innerhalb eines Gebäudes oder in einem weltweiten Immobilienbestand. Darüber hinaus können Flächen zugewiesen werden, wie z. B. als Arbeitsbereich für einen bestimmten Mitarbeiter oder als Besprechungs- oder Konzentrationsraum. Flächen können sehr vielfältig sein und auf viele Arten genutzt werden. Eines ist sicher: Jede Organisation muss ihre Flächen verwalten.
In diesem E-Book wird erläutert, warum es wichtig ist, eine optimale Employee Experience zu schaffen und welche Schlüsselelemente des Flächenmanagements dazu beitragen.
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In diesem gemeinsam von Verdantix und Planon durchgeführten Webinar ging Verdantix auf die Bedeutung des Flächenmanagements ein, während Planon dessen Schlüsselelemente diskutierte. 43:16 Englisch
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Die Space & Workplace Services Management-Lösung von Planon hilft Organisationen, dieser Entwicklung Rechnung zu tragen. Die Gewährleistung eines realistischen Einblicks in die Aufteilung und Nutzung aller Flächen ermöglicht Ihrer Organisation, Kosten zu sparen, indem Flächen bestmöglich ausgelastet werden und die Raumnutzung mit den Anforderungen der verschiedenen Abteilungen in Einklang gebracht wird.
Mehr erfahrenFlächenmanagement hat sich im Laufe der Jahre erheblich weiterentwickelt. Am Anfang hatten Organisationen nicht die Werkzeuge oder Lösungen, um ihre Herausforderungen im Flächenmanagement zu meistern. Wenn ein Raum zweckentfremdet oder Ressourcen schlecht verteilt wurden, konnte nicht viel getan werden. Dazu fehlten die nötigen Ressourcen, die notwendige Erkennnisse gaben und intelligente Entscheidungen ermöglichten.
Obwohl innovative Softwarelösungen für Flächen- bzw. Space Management mittlerweile verfügbar sind, gibt es immer noch Organisationen, die ihre Flächen manuell verwalten. Denken Sie an ein simples Papier- und Bleistift-Diagramm, das den Grundriss und die Raumbelegung zeigt, oder an eine Excel-Tabelle, die Details zu jedem einzelnen Raum einschließlich Nutzer und Ressourcen enthält. Diese Art der Planung macht es sehr schwierig, präzise Daten zu erhalten und diese in Echtzeit zu analysieren. Zudem ist es mit diesen Daten kaum möglich, strategische Entscheidungen für das Flächenmanagement zu treffen, die die Unternehmensanforderungen unterstützen.
Zwischenzeitlich erkennen immer mehr Organisationen, dass die manuelle Steuerung des Flächenmanagements nicht zukunftsfähig ist - Kosten müssen gesenkt, Effizienz verbessert und Produktivität gesteigert werden. Manuelle Methoden im Space bzw. Flächenmanagement sind nicht agil und können die Anforderungen eines sich schnell ändernden Immobilienbestands nicht bewältigen. Aus diesem Grund suchen Facility Manager und Flächenmanager zunehmend nach intelligenten Softwarelösungen, wie zum Beispiel einem Integrated Workplace Management System (IWMS) oder einem CAFM-System (Computer Aided Facility Management), um das Flächenmanagement (engl.: Space & Workplace Managemenrt) zu professionalisieren.
Fallstudie zum Einsatz der Planon Workplace App bei der BayWa als effizientes Tool für Hybridarbeit.
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Diese Fallstudie zeigt, wie die Tegel Projekt GmbH durch Sensoren des Planon Partners Disruptive Technologies und die Anbindung an Planons IWMS ihre Raum- und Arbeitsplatzverwaltung sowie Reinigungsplanung effizient digitalisiert hat.
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Edwin Spanjaards, Leiter für personelle Dienstleistungen der Immobilienabteilung: „Substanzielle Verbesserung der Auslastung und mehr fakultätsübergreifende Nutzungen von Sitzungsräumen, Arbeits- und Studienplätzen.“
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