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15. Oktober 2015

Eine Einführung in IWMS

Dieser Blog ist eine Zusammenfassung von Kapitel „An introduction to IWMS" des Buchs „A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS”. Möchten Sie mehr darüber lesen? Hier können Sie das vollständige Kapitel herunterladen. Im deutschen Sprachraum werden die Begriffe Computer Aided Facility Management (CAFM) und Integrated Workplace Management System (IWMS) synonym verwendet. 

Die Fachbereiche Facility Management (FM) und Real Estate Management (REM) haben sich in den vergangenen beiden Jahrzehnten in rasantem Tempo weiterentwickelt. Die Facility- und Real Estate Manager von heute müssen sich mit vielen unterschiedlichen Herausforderungen auseinandersetzen, wie beispielsweise immer neuen Technologien, Nachhaltigkeitsanforderungen, immer mehr Gesetzen und Vorschriften sowie dem zunehmenden Fokus auf Kostenoptimierung.

White Paper - Was sind IWMS & CAFM

Was sind IWMS und CAFM? Was ist der Nutzen? Wer nutzt es? Und welche Auswahlkriterien sind wichtig? Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen.

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Dadurch steigt der Bedarf an zuverlässiger Information und Kommunikation auf strategischer, taktischer und operativer Ebene. Diese Steuerungsinformationen sind beispielsweise erforderlich, um die tatsächliche Belegung Ihrer Gebäude zu analysieren, den zukünftigen Bedarf an Flächen zu visualisieren und die Facility-Dienstleistungen zu benchmarken.

Die Geschichte der Computer Aided Facility Management Systeme

In den frühen 90er-Jahren richteten sich IWMS Lösungen auf die Erfassung von Basisdaten, inventaren bzw. technischen Anlagen und CAD‑Zeichnungen, um das Flächenmanagement zu unterstützen. Seit dem Jahr 2000 verlagerte sich dann der Schwerpunkt mehr und mehr auf die Unterstützung von Geschäftsprozessen, um Effizienzgewinne zu erzielen und die Kosten zu senken. Die Einführung von Workflow‑Management und die stetig wachsende Nachfrage nach Managementinformationen waren dann Treiber für weitere Änderungen und Anpassungen in den Software Systemen. Weiter verstärkt wurde diese Entwicklung noch durch das Internet und neue Technologien.

Der Begriff „Integrated Workplace Management System” (IWMS) wurde 2004 von Gartner eingeführt. Gartner ist ein führendes, unabhängiges US-amerikanisches Forschungsinstitut, das Software- und Technologiemärkte analysiert. Gartner definiert IWMS als unternehmensweite Softwareplattform, die auf der Grundlage einer einzigen Technologie-Plattform und einer zentralen Datenbank fünf bedeutende funktionale Bereiche zusammenfasst. Diese funktionalen Bereiche sind:

  • Real Estate and Lease Management
  • Facilities and Space Management
  • Asset & Maintenance Management
  • Project Management
  • Environmental sustainability

Der erste Buchstabe der Abkürzung IWMS steht für „Integrated“. Was ist damit genau gemeint? Gartner sagt hierüber folgendes: eine Technologie-Plattform, eine zentrale Datenbank und fünf funktionale Bereiche. Das heutige Angebot von IWMS-Lösungen richtet sich hauptsächlich auf den letztgenannten Aspekt: das Anbieten von Funktionalitäten in den fünf Bereichen, wie oben erläutert. Ein Großteil der verfügbaren Lösungen erfüllt aufgrund von Fusionen und Übernahmen allerdings die ersten beiden Aspekte von Gartners Definition gegenwärtig nicht mehr. 

Lösungen, die tatsächlich auf einer einzigen Plattform und einer zentralen Datenbank basieren, bieten jedoch eine Reihe von spezifischen Vorteilen:

  • Niedrigere Total Cost of Ownership (TCO)
  • Cross-funktionale Integration und dadurch zuverlässige Managementinformationen
  • Konsistenz und Anwenderfreundlichkeit

Welche messbaren Vorteile liefert ein IWMS?

Transparenz und Effizienz, in dem meisten Fällen auf Kostensenkung zielend, sind die wichtigsten Treiber für eine IWMS-Implementierung. Es gibt allerdings noch weitere messbare Vorteile zur Unterstützung des Business Case:

  • Kundenzufriedenheit: Analysieren Sie anhand von automatisierten Umfragen die Auswirkungen von Verfahrens- und Qualitätsverbesserungen auf die Kundenzufriedenheit, um diese weiterhin zu steigern.
  • Lieferantenleistung: Überwachen Sie die Leistungen der Lieferanten gemessen an geltenden Service Level Agreements (SLAs) und auf Grundlage von Kunden-Feedback, um Ihre Outsourcing‑Strategie zu verbessern.
  • Prozesseffizienz: Messen Sie Durchlaufzeiten, Fehlerhäufigkeit, Beliebtheit von Dienstleistungen usw. - für eine höhere Produktivität und Wertschöpfung.
  • Workplaceeffizienz: Analysieren Sie die Auslastung und die Nutzung von Flächen, Räumen und Arbeitsplätzen innerhalb Ihres gesamten Portfolios, um zu gewährleisten, dass die Anforderungen des Kerngeschäfts erfüllt werden.
  • Portfoliotransparenz: Legen Sie finanzielle Ergebnisse, Eigentumsverhältnisse, Mietverträge usw. in Berichten fest, um die Einhaltung lokaler und weltweiter Gesetze zu garantieren.

Ein Gesamtbild

In vielen Unternehmen sind Daten aus den Bereichen FM und REM auf losen Spreadsheets, in unterschiedlichen IT-Systemen oder sogar nur in den Köpfen mehrerer Mitarbeiter gespeichert. Die Qualität und Zuverlässigkeit dieser Informationen lassen zu wünschen übrig und aufgrund der verschiedenen Quellen ist es fast unmöglich, aus allen Daten brauchbare Steuerungsinformationen über mehrere Disziplinen zu erstellen. Wenn diese Daten in einer „Single-Source-of-Truth“ zusammengefasst werden, kann eine integrierte Softwarelösung dafür genutzt werden, ständig Projekte zur Verbesserung der Kosteneffizienz und Steigerung der Qualität durchzuführen.

Bram Aarntzen
Former Business Consultant Planon Netherlands