Efficient workplace management

Der unbeliebteste Besprechungsraum wird am häufigsten genutzt!

„Messen ist wissen“ (meten is weten) ist ein altes niederländisches Sprichwort, das wenig Raum für Zweifel lässt. Im Zeitalter des Internets der Dinge messen wir mehr denn je, wodurch unser Wissen stetig wächst, richtig?

Vor zwei Jahren haben wir am Hauptsitz von Planon in Nijmegen, Niederlande, unsere eigene Softwarelösung für ein agiles Arbeitsplatzmanagement implementiert und die Büros mit Sensoren ausgestattet, um die tatsächliche Belegung der Besprechungsräume zu messen. Wenn ein Besprechungsraum reserviert ist, aber die Nutzer nicht erscheinen oder den Raum vorzeitig verlassen, wird die Reservierung aufgehoben oder verkürzt, und der Raum kann wieder reserviert werden.

Als Produktmanager habe ich einen Datensatz benötigt, um herauszufinden, wie Planon Connect for Analytics einem Facility Manager helfen kann, der seine Entscheidungen auf der Grundlage von echten Daten treffen möchte. Dafür schien unser eigenes Reservierungssystem ein guter erster Anwendungsfall zu sein.

Das erste Diagramm zeigt die Analyse der tatsächlichen Belegung der Besprechungsräume. Raum 1.20 ist der am meisten belegte Besprechungsraum.

Das hat erst einmal zu Augenbrauenrunzeln geführt, denn ich muss zugeben, es ist kein sehr schöner Besprechungsraum: Er hat keine Fenster, liegt in der Nähe der Büroküche, ist also laut, und hat keine eigene Klimaanlage, weshalb es oft sehr heiß oder sehr kalt ist. Wie kann dieser Raum also der beliebteste sein?

Abbildung 1 Lage von Raum 1.20

Dann habe ich mir angesehen, wie lange die Besprechungsräume im System reserviert waren. Raum 2.27 führte die Liste an, gefolgt von Raum 1.17; Raum 1.20 aber befand sich fast ganz unten auf der Liste! 

Das waren also meine Daten. Messen ist wissen! Wenn ich diesen Datensatz unseren britischen Kollegen gezeigt hätte, hätten sie sich das nicht erklären können.

Als ich diese Daten aber meinen Planon-Kollegen zeigte, die im ersten Stock arbeiten, wussten sie genau, was los war.

  • „Das liegt daran, dass wir in diesem Raum telefonieren.“
  • „Wenn ich kurz in Ruhe mit einem Kollegen sprechen möchte, gehe ich immer dorthin.“

Unser erster Stock ist ein Großraumbüro mit flexiblen Arbeitsplätzen. Raum 1.20 hat Glaswände und seine Lage in der Nähe der Küche bedeutet, dass man sehen kann, ob er frei ist oder nicht, und so wird er für jene Momente genutzt, die ein wenig Privatsphäre oder Ruhe erfordern.

Daten sind bedeutungslos, wenn man ihren Kontext nicht kennt. Das IWMS von Planon bietet bereits eine Menge Kontext, aber erst der Facility Manager kann die Daten interpretieren und die richtigen Schlussfolgerungen ziehen. Der Facility Manager von Planon hat bereits zugesagt, dass in unserem zweiten Hauptgebäude, das noch in diesem Jahr eröffnet wird, eine bessere Balance zwischen dem Großraumbüro und privaten Arbeitsbereichen herrschen wird. Die Daten werden uns helfen, es richtig zu machen.

Über den Autor

Leontien van Coolegem | Product Managerin

Softwareentwicklung ist ein spannendes Geschäft und ich liebe es, ein Teil davon zu sein. Ich ziehe meine Energie durch die Zusammenarbeit mit intelligenten und motivierten Menschen bei der Entwicklung von Software, die unsere Kunden begeistert. Es ist schwer, komplexe Dinge einfach zu machen, es erfordert ein Verständnis der Kundenbedürfnisse und Kenntnis der vielen Möglichkeiten, die es gibt, um diese zu erfüllen. Ich habe bereits in vielen verschiedenen Bereichen gearbeitet und einen Hintergrund als Softwareentwicklerin und Funktionsdesignerin, Ich habe großes Interesse an große Datenmengen, KI und maschinellem Lernen. Ich bin verantwortlich für das Produktmanagement der Planon Framework, unserer allgemeines Framework, auf der die Benutzer-Applikation ProCenter läuft sowie das Backoffice, Office-Anwendungen, Office Kiosk und Raumbuchungspanels sowie die maßgeschneiderten Anwendungen und Schnittstellen zu unserer Produktsuite.

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