Shell Real Estate nutzt Planon
Shell ist eine globale Gruppe von Energie- und Petrochemieunternehmen mit über 90.000 Mitarbeitern in 90 Ländern. Shell Real Estate ist die Unternehmensfunktion innerhalb von Shell, die für die Zentralisierung der Kontrolle über die Immobilienanlagen verantwortlich ist, um die Betriebs- und Kosteneffizienz zu steigern und gleichzeitig Möglichkeiten zur Beseitigung nicht ausgelasteter Anlagen zu identifizieren. Immobilien und Anlagen werden lokal, aber aus einer globalen Perspektive verwaltet.
Ausgangssituation
Im Jahr 2006 verfügte Shell über mehrere verschiedene CAFM Systeme, darunter Planon, das in den Niederlanden eingesetzt wurde. Shell erkannte, dass ein genaues internes Benchmarking eine Standardisierung von Informationen und Geschäftsprozessen erforderte und dass Qualitätsverbesserungen und Kostentransparenz notwendig waren, um nachhaltige Einsparungen und betriebliche Effizienz zu erzielen. Nach gründlicher Überlegung und Prüfung entschied sich Shell Real Estate für Planon, um mehrere Lösungen für diese globale Initiative zu implementieren.
Lösung
Eine der weltweit größten IWMS-Einführungen begann an mehreren Standorten in den Niederlanden und im Vereinigten Königreich - darunter das Shell Centre in London -, wo die Planon Lösungen zum ersten Mal zum Einsatz kamen. Auf der Grundlage des Erfolgs an diesen Standorten wurde ein globales Konzept für die Einführung entwickelt. Die Umsetzung begann an großen Standorten wie Houston, aber auch an kleineren Standorten in der ganzen Welt.
Der anfängliche Schwerpunkt der Einführung lag auf Self-Service, Instandhaltungsmanagement (sowohl reaktiv als auch geplant) und der Bereitstellung von Facility Management-Dienstleistungen. Im Rahmen von Planon Self-Service verwaltet Shell seine Raumbuchungen und Shell-Mitarbeiter können FM-Anfragen einfach über ihren Desktop erfassen. Servicekataloge und Wartungspläne wurden weltweit standardisiert und bei Bedarf lokalisiert. In allen Fällen haben sich die Standorte auf Kostentransparenz, die Verfolgung der operativen Leistung der Service-Desks und ein effektives Kontraktorenmanagement konzentriert. Ein weiterer direkter Vorteil besteht darin, dass Shell mit Planon einen besseren Überblick über die außerplanmäßigen Arbeiten hat, was zu unmittelbaren Kostensenkungen führt.
Nutzen
Planon hat die Arbeitsweise von Shell Real Estate (RE) verändert. Mehr als 3.000 Shell Immobilien, -Gebäude und -Bauten an 400 Standorten in 39 Ländern werden jetzt mit Planon verwaltet. Durch die Optimierung der Raumnutzung und die Rationalisierung der Wartungsabläufe erzielt Shell RE erhebliche und nachhaltige Kosteneinsparungen.
Zu den verwalteten Gebäuden gehören mehr als 100.000 Arbeitsplätze und 2.000 Besprechungsräume. Planon hat die Arbeitsweise der Mitarbeiter von Shell RE dramatisch verändert. Die Lösung ist vollständig in das Shell-Portal eingebettet und für alle Mitarbeiter zugänglich, unabhängig davon, ob sie von zu Hause oder vom Büro aus arbeiten. Etwa 1.800 Serviceteammitglieder, die sieben verschiedene Sprachen sprechen, verwenden Planon in ihrer täglichen Routine bei der Durchführung von Wartungsarbeiten, FM-Services, Service Desk oder Flächenmanagement. Sie verlassen sich darauf, dass Planon schnell und präzise Daten liefert. Darüber hinaus haben 150.000 Shell-Mitarbeiter und -Auftragnehmer Zugriff auf den intranetbasierten Planon Self-Service, der in das Shell-Portal integriert ist. Planon bearbeitet jeden Monat etwa 40.000 Serviceaufträge.
Shell RE hat ein Kompetenzzentrum eingerichtet, um die Benutzergemeinschaft zu unterstützen, bei der Verknüpfung von Standorten mit Planon zu helfen und die Nutzung der globalen Funktionen von Planon anzukurbeln. Vor kurzem begann Shell RE in Gabun, einem Standort mit mehr als 500 Gebäuden, die Remote-Tools und den Support des Kompetenzzentrums zu nutzen, ohne dass ein einziges Projektteammitglied vor Ort benötigt wurde. Eine nahtlose Integration mit dem ERP-Backbone (SAP®) gewährleistet die Genauigkeit der HR- und Lieferantendaten sowie eine zeitnahe Verarbeitung der Lieferantenrechnungen.
Nächste Schritte
In den kommenden Monaten wird Shell Space Management auch an seinen 40 größten Standorten weltweit einführen. Die Lösung wird dem Unternehmen helfen, die Effizienz seiner Büroraumnutzung auf lokaler und globaler Ebene zu bestimmen und Initiativen wie "Shellworks", eine Initiative zur Verbesserung der Raumnutzung, zu unterstützen. Durch die nahtlose Integration von Planon und AutoCAD wird sichergestellt, dass die Lösung mit zuverlässigen Daten gefüllt wird und die Zeichnungen aktuelle Belegungsdaten enthalten. Dies erleichtert die Messung der Belegung, die Rückverrechnung, das standortübergreifende Benchmarking und das Umzugsmanagement. Der gesamte Prozess der globalen Standardisierung hat mehrere Jahre gedauert und wird nun durch eine integrierte IT-Architektur unterstützt, die das zukünftige Wachstum der Planon-Software bei Shell fördern soll.
Shell
Shell ist eine globale Gruppe von Energie- und Petrochemieunternehmen mit über 90.000 Mitarbeitern in mehr als 90 Ländern und Gebieten. Ihr innovativer Ansatz stellt sicher, dass Shell bereit ist, die Herausforderungen der neuen Energiezukunft zu bewältigen.
Shell - Eckdaten
- Über 3.000 Immobilien in 39 Ländern werden mit Planon verwaltet
- 150.000 Mitarbeiter und Auftragnehmer haben Zugang zu Planon Self-Service
- Planon wickelt jeden Monat rund 40.000 Serviceaufträge ab
- 1.800 Serviceteammitglieder, die sieben verschiedene Sprachen sprechen, nutzen Planon in ihrer täglichen Arbeit