Qu'est-ce que le FMAO ?
Le logiciel FMAO (Facility Management Assisté par Ordinateur, CAFM en anglais) est une solution numérique complète pour la gestion des services aux utilisateurs, des occupants et des installations. Il permet aux facility managers de planifier, d’exécuter et de contrôler toutes les activités liées à la gestion des espaces et des lieux de travail, à la gestion des actifs, à la maintenance préventive, réactive et planifiée, aux services opérationnels, aux réservations de salles et à toute autre demande de service à la clientèle.
Il existe souvent une confusion entre les logiciels FMAO et CMMS, alors qu’ils répondent à des besoins bien distincts. n logiciel CMMS (Computerized Maintenance Management System) est principalement axé sur la maintenance préventive et corrective des équipements techniques. Un logiciel FMAO, en revanche, couvre un périmètre fonctionnel plus large : gestion des espaces, services aux utilisateurs, environnement de travail et bien-être des occupants.
Enfin, les informations fournies par les solutions logicielles de FMAO permettent aux responsables d’améliorer la planification à long terme de l’espace, des installations, de la maintenance, des services et des budgets, afin de garantir une parfaite adéquation avec les besoins fondamentaux de l’entreprise. Si vous souhaitez en savoir plus sur la solution logicielle FMAO de Planon, veuillez nous contacter pour planifier une démo.
FMAO et CAD – Caractéristiques et avantages
Une image vaut mille mots. C’est pourquoi le logiciel FMAO intègre des dessins de CAO (Conception Assistée par Ordinateur, CAD en anglais) dans divers processus, notamment la gestion de l’espace, les plans d’architecte, la planification de scénarios, les plans d’aménagement, les lieux de travail flexibles, les déménagements et la gestion technique. Tous ces processus contribuent à l’optimisation des espaces et des équipements.
Les normes industrielles
Pour garantir une réutilisation efficace des dessins CAD avec un logiciel CAFM, ceux-ci doivent respecter des conventions pour la codification aux structures de layer, polylignes, symboles, blocs, texte, dimensionnement, etc. Il peut s'agir de normes spécifiques à l'entreprise ou de standards fixés par des instances telles que les normes ISO, CEN ou IFMA.
Le respect de ces conventions et d'autres bonnes pratiques CAFM vous permet d'associer vos dessins CAD à votre logiciel FMAO et d'échanger ainsi des données importantes comme les espaces, les dimensions ou les équipements.
Graphique et modifications alphanumériques
Les dessins CAD ne sont valables que s’ils sont mis à jour. Leur actualisation est généralement une des fonctions principales dans AutoCAD®, avec par exemple le déplacement de parois, la fusion d'espaces et la réaffectation des équipements et des services. Ces changements peuvent être réalisés rapidement et facilement dans un dessin CAD. Mais comment pouvez-vous garantir que ces informations soient également traitées dans la base de données de votre logiciel FMAO ?
L’échange de données est traité différemment en fonction des solutions, soit en important périodiquement les dessins revus, soit en traitant en temps réel les données de la base de données. Ceci garantit une cohérence entre le système de Facility Management Assisté par Ordinateur et vos dessins CAD.
Création de scénarios
Un avantage important du logiciel CAO comme AutoCAD® est qu’il est possible de créer plusieurs scénarios pour la planification des espaces, la gestion des déménagements et la gestion des équipements. En joignant ces scénarios à votre logiciel FMAO, vous êtes en mesure de les comparer, de les analyser et ainsi de faire le meilleur choix.
Une fois le scénario sélectionné, le système FMAO assure automatiquement la mise à jour cohérente de la base de données et accompagne la mise en œuvre du scénario à travers des processus tels que la gestion de projet, la gestion des déménagements, le suivi des ordres de travail et la gestion du budget.
L’association d’un système de Facility Management Assisté par Ordinateur avec des dessins CAD vous permet de visualiser facilement et en temps réel les informations telles que l’utilisation des espaces, les espaces inoccupés et les issues de secours. Cette visualisation graphique permet de répondre à l’ensemble des questions que pourraient se poser les utilisateurs, comme « où se trouve tel ou tel service », « où se trouve un certain équipement » ou encore, « où trouver un poste de travail disponible ».
Les solutions FMAO/CAFM modernes offrent ce qu’on appelle des « visionneuses » pour mettre les dessins CAD à la disposition d'un grand public, sans devoir pour cela acquérir de logiciel CAD spécialisé et coûteux. Ce genre d’information peut aussi être demandée via des applications sur les téléphones mobiles, pour aider les collaborateurs à trouver un poste de travail disponible ou un collègue.
FMAO, IWMS ou CPIP : grandes différences ou hype marketing ?
Le logiciel Facility Management Assisté par Ordinateur a connu des évolutions importantes en termes de fonctionnalité mais aussi de technologies. La notion clé dans cette évolution est l’intégration des différents processus de Facility Management (FM) et de Corporate Real Estate (CRE) dans une unique solution. De nombreuses entreprises utilisent encore et toujours des « outils développés pour eux » pour des processus spécifiques. Cependant la tendance s’oriente vers un logiciel standard intégré appelé IWMS. Mais quelles sont les différences précises entre le Facility Management Assisté par Ordinateur et l’IWMS ?
Plusieurs fournisseurs de logiciels qualifient leur système FMAO de IWMS (Integrated Workplace Management System ou Système de gestion intégrée de l’environnement de travail) ou de CPIP (Connected Portfolio Intelligence Platforms). Mais quelle est la différence réelle en termes de fonctionnalité, de technologie et de valeur pour votre entreprise ?
Au départ, les systèmes FMAO étaient conçus pour gérer des tâches spécifiques de facility management, telles que l’aménagement de l’espace, le suivi des actifs et la gestion de la maintenance. Ces premiers systèmes se concentraient sur la fourniture d’outils pour l’enregistrement et la visualisation des données, souvent en s’appuyant fortement sur la CAO pour la gestion de l’espace.
À la fin des années 1990 et au début des années 2000, alors que les organisations recherchaient une plus grande efficacité et des informations complètes dans de multiples domaines opérationnels, les systèmes FMAO ont commencé à intégrer des fonctionnalités supplémentaires pour soutenir des processus opérationnels plus larges. Les organisations souhaitaient une solution unifiée capable d’intégrer la gestion immobilière, la maintenance et la gestion des projets d’investissement plutôt que de s’appuyer sur des systèmes distincts.
En 2004, Gartner a introduit le terme « Integrated Workplace Management System » (IWMS) pour désigner une toute nouvelle génération de solutions logicielles unifiées. Un IWMS a été défini comme une plateforme logicielle à l’échelle de l’entreprise qui intègre cinq domaines fonctionnels importants à partir d’une seule plateforme technologique et d’une seule base de données centrale. Ces cinq domaines sont les suivants :
- Real Estate and Lease Management : (Gestion de l’immobilier et des baux) gère l’acquisition, la gestion et la cession de biens immobiliers, y compris l’administration et la comptabilité des baux.
- Facilities and Space Management : (Gestion des espaces) supervise l’exploitation et la maintenance des bâtiments et des infrastructures, y compris la planification, l’affectation et l’utilisation des espaces.
- Asset & Maintenance Management : (Gestion de la maintenance et des actifs) suit et gère les actifs physiques, programme la maintenance et optimise le cycle de vie des actifs.
- Capital Project Management : (Gestion des projets d'investissement) planifie, exécute et contrôle les projets d’investissement, tels que la construction, les rénovations et les extensions.
- Environmental Sustainability : (Gestion de l’énergie) promeut des pratiques respectueuses de l’environnement, réduit l’impact sur l’environnement et assure la conformité avec les réglementations en matière de développement durable.
Un IWMS diffère donc considérablement d’un FMAO en offrant un éventail beaucoup plus large de fonctionnalités et de capacités. Mais comme le remarque Gartner, la principale différence est peut-être que les véritables solutions IWMS sont basées sur une seule plateforme technologique et un seul référentiel de base de données. Il ne s’agit donc pas d’une collection de solutions ponctuelles.
À la fin des années 2010, les Connected Portfolio Intelligence Platforms (CPIP) ont émergé pour représenter la prochaine évolution du FMAO/IWMS. Verdantix définit les solutions CPIP comme la nouvelle ère des IWMS offrant davantage de valeur au client grâce aux informations tirées de l'internet des objets (IoT) et de l'analytique avancée. Les solutions CPIP offrent une valeur client accrue grâce aux informations tirées de l’Internet of Things (IoT) et d’analyses plus avancées. Ils intègrent la saisie de données en temps réel et des capacités avancées, telles que l’analyse prédictive et l’IA, afin de proposer une offre plus connectée et plus intelligente.
En savoir plus sur l’IWMS et la CPIP et découvrez si l’une ou l’autre de ces solutions répond à vos besoins.
Comparaison entre FMAO, CMMS, IWMS et CPIP
Vous vous demandez toujours quelles sont les principales différences entre un FMAO, un CMMS, un IWMS et une CPIP ? Le tableau ci-dessous présente les principaux avantages et inconvénients de chaque solution.
| Système |
Périmètre |
Avantages |
Inconvénients |
| FMAO |
Gestion de l’espace, programmation de la maintenance, suivi des actifs et affectation des ressources |
Rentabilité pour les petites organisations, mise en œuvre plus rapide, options de personnalisation |
Champ d’application fonctionnel étroit, évolutivité limitée, davantage axé sur les opérations, moins stratégique |
| IWMS |
Gestion de l’espace, gestion de la maintenance, gestion du cycle de vie des actifs, services intégrés, gestion de l’énergie et du développement durable, gestion immobilière |
Intègre et centralise les données provenant de différentes sources, départements et systèmes en temps réel, évolutif. Configurabilité, intégration de la vision stratégique dans les opérations |
La mise en œuvre peut être plus longue, l’ensemble des fonctionnalités peut être compliqué à gérer pour les organisations dont les besoins sont limités |
| CMMS |
Opérations de maintenance et entretien des équipements |
Rationalisation des processus de maintenance et accès à des données de haute qualité pour la prise de décision |
La mise en œuvre peut être plus longue et nécessiter l’adoption de nouveaux processus |
| CPIP |
Intégration de données en temps réel, analyses avancées, perspectives basées sur l’IoT et gestion des smart buildings |
Fournit une valeur client améliorée grâce à l’IoT et à l’analyse, prend en charge des flux de travail plus intelligents et une plus grande automatisation, modulaire et basé sur le cloud pour une intégration facile avec des apps tierces |
Peut nécessiter un investissement important dans l’infrastructure IoT, la complexité de la gestion et de l’intégration de diverses sources de données, le besoin potentiel de compétences spécialisées pour tirer parti de l’analyse avancée |
Fondamentalement, un IWMS est un système d’entreprise conçu pour prendre en charge un ensemble plus large de fonctions pour les grandes organisations complexes. En revanche, le FMAO se concentre davantage sur le facility management et la gestion de leurs espaces physiques, et s’adresse principalement aux organisations de taille moyenne ou petite. Un CMMS prend en charge les opérations de maintenance et l’entretien des équipements. Les systèmes CPIP englobent toutes ces fonctionnalités, mais leur intégration complète prend plus de temps.
L’avenir de la gestion des bâtiments avec la FMAO, l’IoT et l’IA
La combinaison du Facility Management Assisté par Ordinateur (FMAO) avec l’Internet des Objets (IoT) et l’intelligence artificielle (IA) transforme les bâtiments conventionnels en environnements intelligents et efficaces. Cette intégration améliore considérablement le facility management en renforçant l’efficacité, le développement durable et la rentabilité.
Renforcement du développement durable et réduction des coûts
- Optimisation énergétique : les données en temps réel provenant des appareils IoT et les analyses pilotées par l’IA permettent un contrôle précis des systèmes énergétiques. Cela permet de réduire les déchets et d’aider les bâtiments à respecter les normes environnementales et les exigences en matière d’établissement de rapports sur des questions telles que l’ESG et la réalisation d’objectifs nets zéro.
- Efficacité opérationnelle : l’automatisation des tâches de routine à l’aide de la technologie FMAO et IoT permet de réduire les coûts de main-d’œuvre. Les tâches telles que la collecte de données, la programmation de la maintenance et la mise à jour de l’utilisation de l’espace sont gérées automatiquement, ce qui permet au personnel de se concentrer sur des questions plus critiques.
- Gestion des coûts : en analysant les données relatives à l’utilisation des espaces, les facility managers peuvent mieux comprendre comment les espaces sont utilisés. Cette connaissance permet d’optimiser les zones utilisées par rapport aux zones sous-utilisées, ce qui a un impact significatif sur les revenus, car de nombreux espaces de bureaux peuvent être une source de coûts en raison de la climatisation, du chauffage et de l’éclairage inutiles des espaces sous-utilisés.
Maintenance proactive et perspectives stratégiques
- Maintenance prédictive : l’IA peut analyser les données des appareils IoT pour prédire le moment où l’équipement pourrait tomber en panne, ce qui permet une maintenance en temps voulu. Cette approche proactive permet de réduire les temps d’arrêt jusqu’à 50 % et de prolonger la durée de vie des équipements jusqu’à 40 %.
- Prise de décision basée sur des données : l’IA fournit des informations précieuses et identifie les tendances émergentes ou non identifiées qui peuvent aider les facility managers à prendre des décisions éclairées en matière de gestion des ressources et à améliorer continuellement l’exploitation des installations.
Décidez ce qui vous convient le mieux
Êtes-vous en train de réfléchir à la solution qui répondra le mieux aux besoins de votre organisation ? N’hésitez pas à nous contacter pour une démo personnalisée afin de découvrir comment Planon peut permettre à vos équipes de répondre aux besoins immobiliers d’aujourd’hui et de demain.
Études de cas
L’un des clients de Planon, l’Université de Sunderland, a constaté que son ancien système FMAO ne répondait plus aux besoins et aux attentes, et a décidé de rechercher un IWMS pour améliorer les opérations et les rapports dans plusieurs départements. La mise en service de Planon s’est faite en 7 semaines.
FAQ - Questions Fréquemment Posées
Outre les facility managers, les logiciels FMAO sont également utilisés par les professionnels de l’immobilier et les équipes de maintenance pour rationaliser les processus opérationnels des installations et améliorer la gestion des actifs, de la maintenance et des enregistrements des espaces. Les solutions FMAO offrent à ces utilisateurs une vue d’ensemble de l’exploitation des installations.
Les informations fournies par les solutions FMAO aident les organisations à gérer leurs bâtiments et leurs installations de manière plus efficace. C’est ainsi que différents professionnels peuvent utiliser le logiciel FMAO :
Facility Manager
- Gestion des espaces. Les systèmes FMAO aident à optimiser l’utilisation de l’espace en fournissant des informations détaillées sur la façon dont l’espace est utilisé, en identifiant les zones sous-utilisées et en soutenant l’identification des informations de reconfiguration pour maximiser l’efficacité.
- Gestion des actifs. Ils peuvent assurer le suivi de tous les actifs d’installations, en veillant à ce qu’ils soient correctement entretenus et utilisés, et en réduisant le risque de perte ou d’égarement.
Gestionnaires immobiliers
- Gestion des baux. Un logiciel de FMAO peut gérer les baux, suivre les échéances des baux et veiller au respect des conditions de location, ce qui permet d’éviter des oublis coûteux.
- Analyse de portefeuille. Ces systèmes offrent des outils complets d’analyse des données qui permettent aux gestionnaires d’évaluer la performance de leurs biens immobiliers, de prendre des décisions d’investissement éclairées et d’identifier les possibilités de réduction des coûts.
Responsables de la maintenance
- Maintenance préventive. Les systèmes FMAO peuvent programmer des tâches de maintenance régulières, garantissant que tous les équipements sont entretenus à temps et réduisant la probabilité de pannes inattendues ou de non-conformité réglementaire.
- Gestion des ordres de travail. Ils rationalisent la création, l’attribution et le suivi des ordres de travail, garantissant ainsi que les problèmes de maintenance sont traités rapidement et efficacement.
Un professionnel peut utiliser les solutions de Facility Management Assisté par Ordinateur (FMAO) de la manière suivante :
- Gestion des espaces : tirez parti du FMAO pour organiser efficacement les plans d’étage et les affectations d’espace afin d’optimiser l’utilisation de l’espace dans les installations.
- Gestion de la maintenance : employez le FMAO pour programmer et suivre systématiquement les réparations et les inspections, afin d’assurer la maintenance des installations et des équipements dans les délais impartis.
- Gestion des actifs : employez le FMAO pour l’inventaire et le suivi des équipements et des biens, afin de faciliter la mise en place de pratiques efficaces de gestion des actifs.
- Planification des ressources : utilisez le FMAO pour réserver des salles, des équipements ou des services, en rationalisant les processus de planification des ressources et en évitant les conflits.
- Rapports et analyses : exploitez les capacités de reporting et d’analyse de la FMAO pour générer des informations et suivre les mesures de performance, afin de faciliter la prise de décision fondée sur des données et les efforts d’amélioration continue.
- Intégrations : intégrez le FMAO à d’autres systèmes tels que l’automatisation des bâtiments ou les logiciels financiers, afin de permettre un échange de données transparent et d’améliorer l’efficacité opérationnelle globale.
- Accessibilité mobile : accédez aux données des installations en déplacement grâce aux fonctions d’accessibilité mobile de FMAO, ce qui permet aux professionnels de gérer les installations à distance et de rester informés même lorsqu’ils ne sont pas au bureau.
Les logiciels de Facility Management Assisté par Ordinateur (FMAO) offrent une multitude d’avantages aux facility managers, leur permettant de planifier, d’exécuter et de contrôler efficacement diverses activités liées à la gestion des espaces et des lieux de travail, la gestion des actifs, la maintenance, les services opérationnels, les réservations de salles et les demandes de service à la clientèle. Voici quelques-uns des principaux avantages :
- Les systèmes FMAO rationalisent le suivi opérationnel des services de l’établissement tels que le nettoyage, la sécurité et la restauration, garantissant ainsi une prestation de services efficace et fluide.
- Ils automatisent les tâches routinières de gestion des données, ce qui permet au personnel de se consacrer à des activités plus stratégiques.
- Le FMAO permet une planification et une utilisation efficaces de l’espace, ainsi que l’optimisation de l’agencement pour maximiser l’efficacité et la productivité.
- Il facilite la surveillance et la gestion des environnements de travail, en veillant à ce qu’ils répondent aux besoins des occupants.
- Les systèmes FMAO offrent des outils complets pour l’inventaire et le suivi des actifs, permettant des pratiques efficaces de gestion des actifs.
- Ils fournissent des informations sur l’utilisation des actifs, les besoins de maintenance et la gestion du cycle de vie, ce qui permet d’optimiser les performances et la longévité des actifs.
- Grâce au FMAO, les tâches de maintenance peuvent être planifiées et programmées à l’avance, ce qui permet de réduire les temps d’arrêt et de minimiser le risque de pannes inattendues des équipements.
- Il permet de mettre en œuvre des programmes de maintenance préventive planifiée, de prolonger la durée de vie des actifs et de réduire les coûts de réparation.
- Le FMAO facilite les réservations de salles et la planification des ressources, ce qui facilite la réservation de salles, d’équipements ou de services et permet d’éviter les conflits d’horaires.
- Le FMAO permet de traiter efficacement les demandes de services des clients, en garantissant une résolution rapide et en améliorant la satisfaction globale des clients.
- Il assure la transparence et la responsabilité dans le traitement des demandes et des problèmes des clients.
- Les systèmes FMAO offrent de solides capacités de reporting et d’analyse, ce qui permet d’obtenir des informations précieuses sur les performances des installations, les tendances d’utilisation et l’affectation des ressources.
- Ils soutiennent la prise de décision basée sur des données, permettant aux responsables d’identifier les domaines à améliorer et de mettre en œuvre des initiatives stratégiques de manière efficace.
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