Glossaire
IWMS | Integrated Workplace Management System
Un IWMS permet de réduire significativement les coûts immobiliers et FM tout en améliorant la performance de l’activité et la satisfaction des occupants.
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Si vous lisez ce blog, vous êtes probablement un professionnel des opérations, du facility management, de l’environnement de travail, de l’informatique ou des ressources humaines qui envisage de déployer un système de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) ou un système de facility management assisté par ordinateur (FMAO) au sein de votre organisation.
Vous avez peut-être déjà eu l’occasion de mettre en œuvre un logiciel d’entreprise similaire et cela ne s’est pas très bien passé. Ou vous avez peut-être eu de la chance et tout s’est passé sans problème !
Que vous soyez totalement novice dans ce type de projet ou un pro de la mise en œuvre, vous aurez les mêmes préoccupations concernant les mauvaises surprises et chercherez à être rassuré sur la réussite de votre projet. Vous devez être bien préparé et connaître les meilleures pratiques pour le mener à bien.
Nous aimerions partager nos expériences de mise en œuvre sur des centaines de sites de clients dans le monde entier et discuter des plus grands défis auxquels les organisations sont confrontées lors de la mise en œuvre d’un IWMS. Nous aborderons plus en détail les défis humains et techniques, et vous donnerons nos conseils et astuces pour une mise en œuvre réussie.
Personnel : la clé d’une mise en œuvre réussie
Même si la mise en œuvre d’un système d’entreprise complexe tel qu’un IWMS ressemble davantage à un processus technique qu’à une entreprise humaine, vous serez confronté à plusieurs défis humains dès le lancement du projet. Après tout, le système intègre des processus opérationnels impliquant différentes disciplines au sein d’une organisation, ce qui nécessite un alignement et une communication importants entre les différentes parties prenantes. Passons en revue quelques-uns des défis les plus courants liés au personnel.
Défi n° 1 en matière de personnel : sélectionner l’équipe de projet
La sélection des bonnes personnes pour votre équipe de projet est essentielle pour une mise en œuvre réussie de l’IWMS. Sachez que le niveau d’implication de chaque personne évoluera au cours des différentes étapes du projet. Des décisions devront être prises tout au long du processus et si les bonnes personnes ne sont pas disponibles au bon moment, cela entraînera des retards, donc une augmentation des coûts du projet. Les personnes habilitées à prendre des décisions doivent être disponibles en cas de besoin. L’inconvénient est qu’un grand groupe peut compliquer une prise de décisions rapide. Examinez attentivement la composition de l’équipe de projet et assurez-vous que toutes les disciplines sont suffisamment impliquées et informées.
Défi n° 2 en matière de personnel : attribuer des rôles clés
Pour éviter les retards, il est important qu’il y ait un promoteur actif du projet pour défendre le projet et fournir une orientation stratégique globale. Un promoteur de projet engagé peut prendre des décisions cruciales et opportunes pour assurer la réussite du projet et contribue à maintenir une motivation élevée dans l’équipe.
Vous devez désigner un chef de projet dédié qui pourra s’assurer de la disponibilité des experts en la matière au bon moment et veiller à ce que toutes les parties prenantes soient conscientes de la portée du projet. Une même personne assume souvent plusieurs rôles.
En outre, nous conseillons aux clients de désigner un administrateur de système dédié. Il ne s’agit pas nécessairement d’un membre de l’équipe informatique, mais d’une personne qui comprend la valeur de l’IWMS pour l’entreprise. Il s’agit souvent d’un membre de l’équipe de facility management ou de l’équipe chargée de l’immobilier. L’administrateur système participe à la prise de décision, sait quelles décisions ont été prises et comprend comment le système a été configuré. Il sera impliqué dans la mise en œuvre dès le début et fera partie du premier petit groupe formé à l’utilisation du système. Ce groupe initial peut ensuite former un groupe plus important après la mise en œuvre. Cette approche « train the trainer » vous permettra non seulement d’économiser de l’argent en utilisant des ressources internes pour la formation, mais aussi de favoriser l’adoption du système dans l’ensemble de votre organisation. Cela sera important pour le succès à long terme de votre mise en œuvre.
Défi n° 3 en matière de personnel : convenir de la portée du projet
Une mise en œuvre réussie dépend d’une bonne préparation, avec une portée bien définie. Vous aurez probablement commencé à formuler la portée lors de votre recherche d’un fournisseur. Quand vous avez trouvé votre fournisseur, décrivez de manière détaillée les exigences et les attentes afin que vous, votre équipe de projet et le fournisseur sachiez quoi attendre du système et de la mise en œuvre.
Toutes les parties prenantes doivent bien comprendre la portée du projet. Par exemple, si l’équipe de projet chargée de la mise en œuvre du système n’a pas été impliquée dans le processus d’achat, la mise en œuvre sera plus difficile.
Nous avons récemment travaillé sur un projet où une partie prenante importante de l’équipe du client s’est opposée à plusieurs exigences supplémentaires qui se sont présentées au cours de la mise en œuvre, mais n’entraient pas dans la portée initiale du projet. Elle a dit avec sagesse : « Il faut apprendre à marcher avant de pouvoir courir ». En d’autres termes, il faut toujours commencer par l’essentiel et réserver les souhaits supplémentaires pour la phase de développement suivante.
Défis techniques
Au début de la mise en œuvre, il n’est pas toujours aussi facile qu’il n’y paraît de comprendre comment traiter les données et de déterminer comment votre IWMS s’intègre dans votre infrastructure technologique.
Défi technique n° 1 : intégration avec votre infrastructure technologique existante
Le principal aspect technique d’un IWMS est l’intégration dans votre infrastructure technologique. Pour fournir les avantages promis, le nouveau système doit s’intégrer à vos autres systèmes. Si la mise en œuvre est effectuée dans son propre silo, les données ne seront pas correctement partagées et le système ne sera pas utilisé de manière optimale.
Établissez toutes les interfaces avec d’autres systèmes et comprenez comment tout cela s’intégrera par exemple, par le biais d’API ou de téléchargements de fichiers déclenchés automatiquement ? La saisie manuelle des données peut même être l’option la plus pratique dans certains cas.
Presque chaque IWMS est lié à différentes autres applications informatiques, telles que la planification des ressources de l’entreprise (ERP), les ressources humaines (RH), les systèmes de gestion des bâtiments (BMS) ou les compteurs intelligents. Il est probable que plusieurs tiers seront impliqués dans l’intégration. L’alignement entre les différentes parties et les différents systèmes internes et externes est donc une partie cruciale du projet. Les clients hésitent souvent à impliquer pleinement des tiers lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre des systèmes logiciels. Cependant, vos fournisseurs tiers peuvent vous aider et vous conseiller sur les intégrations optimales à n’importe quel stade du processus de mise en œuvre. Nous vous recommandons donc vivement de les impliquer et de les tenir informés dès le début.
Défi technique n° 2 : comprendre réellement vos données
De nombreux types de données pertinentes doivent être sauvegardées dans votre IWMS. Les données opérationnelles et les informations sur vos bâtiments, vos espaces et leur utilisation sont essentielles pour analyser l’occupation réelle, identifier les espaces vacants et comparer les performances des biens immobiliers. La connaissance des installations techniques de vos bâtiments et de leur entretien spécifique permet de prévoir les coûts d’entretien lors de l’établissement de vos budgets d’entretien à long terme. Outre la mise en place du système, la collecte de données au sein de votre organisation et la saisie précise de données sont les principaux facteurs de réussite. Les clients ont souvent tendance à penser qu’il suffit d’appuyer sur un bouton pour alimenter le système en données. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas.
Mise en œuvre des meilleures pratiques : en récolter les fruits
En conclusion, nous pouvons dire qu’un alignement interne approfondi des exigences et de la portée du projet constitue le meilleur point de départ pour une mise en œuvre des meilleures pratiques. En réalité, vous devriez commencer à le faire avant même d’avoir choisi un fournisseur. Cela vous aidera non seulement à présélectionner les fournisseurs potentiels, mais cela créera aussi de la clarté à toutes les étapes de la mise en œuvre. Les mises en œuvre les plus réussies commencent par une configuration de base standard, contenant des processus simples à suivre. Le projet se concentrera sur la validation et la mise au point au lieu de partir d’un cadre vierge. Cela garantit une mise en œuvre rapide et peu risquée.
L’équipe de projet a besoin d’une partie prenante pleinement impliquée pour faire avancer le processus et garantir la portée du projet. Les décisions prises au début du projet (généralement pour de bonnes raisons) sont ainsi respectées. Des équipes dédiées, tant du côté du client que du côté du fournisseur, travailleront ensemble. L’équipe principale soutient pleinement la portée, et les membres de l’équipe qui la rejoignent aux différentes étapes de la mise en œuvre doivent également être bien informés de la portée, afin d’éviter les déviations. Votre fournisseur doit devenir votre conseiller de confiance, guidant vos décisions grâce à l’expérience de dizaines de mises en œuvre antérieures.
La sélection et la mise en œuvre d’un IWMS sont les premières étapes du cycle de vie d’un IWMS. Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages d’un IWMS ou sur la manière dont Planon peut vous aider à améliorer votre gestion de l’immobilier et votre facility management ? Contactez l’un de nos experts pour plus d’informations.