De focus ligt op het creëren van werkplekken die samenwerking bevorderen, het implementeren van flexibele indelingen en het gebruiken van reserveerbare werkplekken om flexibele en hybride werkmodellen te ondersteunen. Het doel is om de productiviteit en tevredenheid van medewerkers te vergroten en kantoorruimte efficiënter te gebruiken. Met een werkplek-app kunnen medewerkers werkplekken en vergaderruimtes reserveren of onderhoudsdiensten aanvragen.
Wat is space management?
Space management verwijst naar de manier waarop bedrijven hun fysieke ruimtes beheren, zodat deze bijdragen aan hun doelstellingen op het gebied van winstgevendheid, duurzaamheid, productiviteit en welzijn van medewerkers. Het is onmisbaar in moderne werkomgevingen, omdat het bedrijven helpt hun resources effectief te benutten, de operationele kosten te verlagen en de medewerkerstevredenheid te vergroten.
Elk bedrijf heeft ruimte nodig ter ondersteuning van zijn activiteiten, maar 'ruimte' is een breed begrip: in sommige gevallen is het een kamer met één of twee bureaus, in andere gevallen verwijst 'ruimte' naar één of meerdere verdiepingen in een gebouw of meerdere verdiepingen in verschillende gebouwen wereldwijd. Ongeacht de oppervlakte of gebruiksfunctie, het effectief en strategisch beheren van ruimte is een uitdaging waar elk bedrijf – van overheidsinstellingen, universiteiten, financiële instellingen en zorginstellingen tot fabrieken, magazijnen en winkels – mee te maken krijgt. Space management helpt bedrijven bij het aanpakken van deze uitdaging.
De voordelen van space management
Effectief space management helpt bedrijven om hun belangrijkste doelstellingen te bereiken door het ruimtegebruik te optimaliseren. De voordelen van effectief space management zijn:
- Kostenefficiëntie: inzicht in het ruimtegebruik helpt bedrijven om de vastgoedkosten te verlagen en de activiteiten te stroomlijnen door andere gebruiksfuncties toe te wijzen aan onderbenutte ruimtes.
- Verbeterde toewijzing van resources: inzicht in de bezettingsgraad helpt bedrijven om weloverwogen beslissingen te nemen over bijvoorbeeld het gebruik van HVAC-systemen om energieverspilling te voorkomen en de efficiëntie te maximaliseren.
- Verbeterde productiviteit: comfortabele en functionele ruimtes vergroten de productiviteit en betrokkenheid van medewerkers.
- Duurzaamheidsvoordelen: energie-efficiënte ontwerpen en initiatieven om verspilling tegen te gaan, dragen bij aan de milieudoelen van een organisatie terwijl de operationele kosten worden verlaagd.
- Minimale verstoringen: data over ruimtes en de bezettingsgraad helpt technici om onderhoudsactiviteiten in te plannen wanneer ruimtes niet in gebruik zijn.
Bedrijven die datagestuurde space managementstrategieën hebben geïmplementeerd, geven aan dat hun vastgoedkosten met wel 30% zijn gedaald terwijl de tevredenheid en productiviteit van medewerkers is gestegen.
Space management in verschillende sectoren
Effectieve space managementstrategieën helpen bedrijven om elke vierkante meter van hun ruimte optimaal te benutten. Daarbij moeten ze rekening houden met de ontwikkelingen in moderne werkomgevingen en zorgen voor afstemming tussen de behoeften van medewerkers en bezoekers en de bedrijfsdoelstellingen. Bedrijven moeten een balans vinden tussen het creëren van functionele en aantrekkelijke ruimtes en het bereiken van strategische doelen.
Hoe bedrijven space management kunnen optimaliseren, is afhankelijk van het soort bedrijf en hun unieke behoeften, prioriteiten en operationele doelstellingen. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van het gebruik van space management bij verschillende soorten bedrijven:
De focus ligt op het ontwerpen van klantgerichte indelingen waarin de zichtbaarheid van producten, looproutes en de algehele winkelervaring zijn geoptimaliseerd. Strategisch ruimtegebruik in combinatie met een ERP-systeem maakt daarnaast een efficiëntere opslag en efficiënter beheer van de voorraad mogelijk.
Effectief space management voor campussen en universiteiten omvat onder andere het beheer van collegezalen, werkplekken in bibliotheken en studieruimtes die het leertraject van studenten ondersteunen. Daarnaast ligt de focus op het toewijzen en optimaal benutten van beschikbare lokalen en gedeelde faciliteiten om te voldoen aan de veranderende behoeften van studenten en faculteiten.
De focus ligt op het creëren van een efficiënte zorgomgeving waarin kritieke apparatuur eenvoudig toegankelijk is, het beheren van wachtruimtes en het optimaliseren van het gebruik van behandelkamers voor medewerkers en patiënten.
De focus ligt op het ontwerpen van indelingen waarin verspilling tot een minimum wordt beperkt en workflows zijn gestroomlijnd. Efficiënt space management zorgt ervoor dat machines, voorraad en opslagruimtes strategisch zijn geplaatst om de operationele efficiëntie te verbeteren en de energiekosten te verlagen, terwijl tegelijkertijd de duurzaamheidsdoelstellingen worden bereikt.
De focus ligt op het creëren van de juiste balans tussen de toegankelijkheid en functionaliteit van ruimtes terwijl tegelijkertijd duurzaamheidsinitiatieven worden geïntegreerd. Space management kan daarnaast worden gebruikt om gedeelde faciliteiten, zoals vergaderruimtes en gemeenschappelijke ruimtes, te optimaliseren.
Hotels, conferentiecentra en evenementenlocaties vereisen flexibele indelingen om te kunnen voldoen aan de behoeften van uiteenlopende doelgroepen, van privébijeenkomsten tot grootschalige evenementen, terwijl waarde wordt gegenereerd met elke vierkante meter.
Door space managementstrategieën af te stemmen op de specifieke behoeften van verschillende sectoren, kunnen bedrijven een betere afstemming op operationele doelstellingen bereiken, het gebruik van resources optimaliseren en de ervaring van medewerkers, klanten en andere belanghebbenden verbeteren.
De impact van flexibel en hybride werken
Space management is vrijwel onmisbaar voor succesvolle flexibele en hybride werkmodellen. Er is een duidelijke toename zichtbaar in het aantal medewerkers dat hybride, flexibel of op afstand werkt. Bedrijven kunnen dan ook niet anders dan deze nieuwe werkmodellen te omarmen.
Om te voldoen aan de behoeften van de moderne hybride medewerker, moeten bedrijven strategieën implementeren voor bijvoorbeeld dynamische indelingen, reserveerbare werkplekken en speciale samenwerkingsruimtes. Zo ontstaan er werkomgevingen die voldoen aan de behoeften van alle medewerkers, ongeacht of ze op locatie of op afstand werken, en die de betrokkenheid en productiviteit verbeteren.
Toegewezen versus gedeelde ruimtes
Ruimtes kunnen worden geconfigureerd om te worden toegewezen of gedeeld.
De toewijzing van werkplekken aan specifieke medewerkers is veelal gebaseerd op iemands functie of werkzaamheden. Zo hebben grafisch ontwerpers een werkplek nodig met speciale hardware, zoals kleurgekalibreerde beeldschermen, krachtige desktops of ergonomische hulpmiddelen die hun creatieve processen ondersteunen. CEO's en andere managers willen daarentegen een ruimte waar de privacy van de gebruiker centraal staat, zoals privékantoren of vergaderruimtes met beveiligde communicatiesystemen en geluidsdichte wanden.
Gedeelde of flexibele ruimtes zijn ontworpen om door verschillende medewerkers of teams te worden gebruikt. Denk aan samenwerkingsruimtes voor marketing-, verkoop- of R&D-teams, stiltewerkplekken of vergaderruimtes met een videoconferentiesysteem en whiteboard. Een flexibele ruimtestrategie focust op het toewijzen of delen van ruimtes op basis van de realtime behoeften van meerdere gebruikers.
Verschillende soorten flexibele werkplekconcepten
Er zijn verschillende flexibele werkplekconcepten die bedrijven kunnen gebruiken, waaronder:
Hot Desking
Medewerkers hebben geen vaste werkplek en gebruiken een werkplek die op dat moment beschikbaar is, waarbij geldt 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt'.
Medewerkers hebben geen vaste werkplek en gebruiken een werkplek die op dat moment beschikbaar is, waarbij geldt 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt'.
Werkplekreserving (hoteling)
Medewerkers reserveren van tevoren een specifieke werkplek in het systeem.
Medewerkers reserveren van tevoren een specifieke werkplek in het systeem.
Flexibele werkplekken
De indeling kan worden aangepast afhankelijk van de veranderende behoeften in het bedrijf.
De indeling kan worden aangepast afhankelijk van de veranderende behoeften in het bedrijf.
Gedeelde werkplekken
Ruimtes worden zo ontworpen dat ze door verschillende teams of afdelingen kunnen worden gebruikt. Deze ruimtes zijn vaak voorzien van gedeelde faciliteiten zoals vergader- en samenwerkingsruimtes.
Ruimtes worden zo ontworpen dat ze door verschillende teams of afdelingen kunnen worden gebruikt. Deze ruimtes zijn vaak voorzien van gedeelde faciliteiten zoals vergader- en samenwerkingsruimtes.
Dynamische toewijzing van ruimte
Ruimte wordt opnieuw toegewezen op basis van realtime behoeften en data over het gebruik.
Ruimte wordt opnieuw toegewezen op basis van realtime behoeften en data over het gebruik.
ABW - op activiteiten gebaseerde werkplekken
Ruimtes worden aangepast voor specifieke werkzaamheden, zoals samenwerkingsruimtes, stiltewerkplekken of sociale ruimtes, en kunnen door verschillende gebruikers worden gebruikt.
Ruimtes worden aangepast voor specifieke werkzaamheden, zoals samenwerkingsruimtes, stiltewerkplekken of sociale ruimtes, en kunnen door verschillende gebruikers worden gebruikt.
Deze concepten, die centraal staan in moderne flexibele werkplekstrategieën, helpen bedrijven om ruimte efficiënt te benutten en waar nodig aan te passen aan de behoeften van medewerkers en de organisatie.
Veelgebruikte strategieën om space management te optimaliseren
Om de ruimte-efficiëntie te optimaliseren, kiezen onervaren werkplekmanagers vaak voor praktische oplossingen, zoals het verschuiven van meubilair of kleine veranderingen in de indeling van de ruimte. Hoewel hiermee vaak direct resultaat wordt bereikt, kunnen bedrijven ook kiezen voor een meer strategische aanpak om de fysieke ruimte te optimaliseren. Deze strategieën houden niet alleen rekening met de huidige en toekomstige behoeften op werkplek, maar stellen ook de ervaring van de medewerker centraal:
- Flexibele werkplekken: werkplekconcepten op basis van gedeelde ruimtes, zoals Hot Desking, zijn ideaal voor hybride werkmodellen. Bedrijven kunnen hiermee schommelingen in het aantal medewerkers opvangen, terwijl medewerkers altijd toegang hebben tot de benodigde resources ongeacht of ze op kantoor of op afstand werken.
- Vlekkenplannen: door specifieke gebieden toe te wijzen voor specifieke werkzaamheden, wordt de functionaliteit verbeterd en dient elk gebied een duidelijk doel. Denk aan stilteruimtes waar gebruikers geconcentreerd kunnen werken en samenwerkingsruimtes voor teamwerk of ontspanning.
- Multifunctionele ruimtes: kleinere bedrijven willen vaak ruimtes creëren die voor meerdere doeleinden kunnen worden gebruikt, zoals vergaderruimtes die ook als informele werkplekken dienen. Zo kunnen ze de beschikbare ruimte optimaal benutten en inspelen op de verschillende behoeften van medewerkers.
- Datagestuurde optimalisatie: in plaats van te gissen hoe ze kantoorruimte moeten gebruiken, kunnen bedrijven tools gebruiken, zoals bezettingssensoren en managementsoftware die realtime data biedt, om weloverwogen beslissingen te nemen over het toewijzen van ruimtes, het aanpassen van indelingen en het verdelen van resources.
- Welzijn van medewerkers: de focus ligt op het optimaliseren van het comfort in ruimtes om de gezondheid en het welzijn van gebruikers te ondersteunen, bijvoorbeeld door de binnenluchtkwaliteit te monitoren en effectief beheer van sanitaire voorzieningen.
3 pijlers van elke space managementstrategie
Space management is gebaseerd op drie pijlers:
- Ruimteplanning: ruimteplanning vormt het fundament voor effectief beheer en omvat het ontwikkelen van strategische indelingen en ontwerpen die zijn afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen. Kantoor-, vergader- en samenwerkingsruimtes worden zorgvuldig gepland om het gebruik te maximaliseren en specifieke werkstijlen te ondersteunen. Deze vooruitstrevende benadering zorgt ervoor dat ruimtes kunnen worden aangepast aan de huidige en toekomstige behoeften.
- Ruimtegebruik: door te analyseren hoe ruimtes worden gebruikt, kunnen bedrijven inefficiënties en verbetermogelijkheden vaststellen. Op basis van statistieken zoals de bezettingsgraad en gebruikspatronen kunnen bedrijven andere gebruiksfuncties toewijzen aan onderbenutte ruimtes om beter in te spelen op de behoeften van medewerkers en zo de algehele efficiëntie te verbeteren en de vastgoedkosten verlagen.
- Ruimte-optimalisatie: ruimte-optimalisatie bouwt voor op ruimteplanning en -gebruik door strategieën te implementeren waarmee ruimtes dynamisch kunnen worden aangepast aan de veranderende behoeften van gebruikers.
Kortom, voor een succesvolle space managementstrategie moet u de beschikbare ruimte in kaart brengen, de bezettingsgraad beheren en strategische ruimteplannen opstellen om ervoor te zorgen dat de ruimte effectief wordt gebruikt.
Space management als onderdeel van FM-oplossingen
Ongeacht hoe de ruimte is geconfigureerd, inzicht in het aantal ruimtes en het gebruik ervan is van essentieel belang voor effectief facility management. Dit inzicht vormt de basis voor belangrijke FM-activiteiten zoals:
- Monitoren van de bezettingsgraad
- Beheer van verhuizingen
- Ruimtereservering
- Onderhoudsplanning
- Vastgoedmanagement
Met geïntegreerde softwareoplossingen, zoals de bekroonde Space & Workplace Services Management-oplossing van Planon, hebben bedrijven realtime inzicht in hun ruimtegebruik, zodat ze de operationele efficiëntie kunnen verbeteren en een aantrekkelijkere en productievere werkomgeving voor iedereen kunnen creëren.
Om deze flexibiliteit te bereiken, gebruiken veel bedrijven space managementsystemen en aanvullende hardware. Tools zoals bezettingssensoren, analyseplatforms en digital twins bieden realtime inzichten en ondersteunen een datagestuurde besluitvorming om de indeling van ruimtes te optimaliseren, resources te beheren en in te spelen op veranderende behoeften. Door strategische planning te combineren met innovatieve technologie, kunnen bedrijven aantrekkelijke, efficiënte en toekomstbestendige omgevingen creëren die voldoen aan de behoeften van hun medewerkers en die bijdragen aan het succes van de organisatie.
Global success stories
Klantcases
HERE Technologies
Dankzij een doordachte implementatie en focus op gebruikerservaring, behaalde HERE meer controle, betere inzichten en hogere medewerkerstevredenheid. Ontdek hoe deze digitale transformatie werd gerealiseerd.
Lees meerKlantcases
BayWa – Hybride werken met de Planon Workplace App
Case study over het gebruik van de Planon Workplace App bij BayWa voor hybride werken.
Lees meerKlantcases
Tegel Projekt GmbH & Disruptive Technologies
Case study over digitalisering van gebouwactiviteiten van Tegel Projekt GmbH m.b.v. IWMS en sensoren
Lees meerDe voordelen van space managementsoftware
Het gebruik van space managementsoftware om ruimte te beheren, biedt verschillende voordelen.
1. Lagere kosten van de vastgoedportefeuille
Het is algemeen bekend dat personeels- en vastgoedkosten twee van de grootste kostenposten van bedrijven zijn. Effectief space management heeft direct invloed op beide en dus ook op de bedrijfsresultaten.
In een ideale situatie gebruikt een bedrijf elke vierkante centimeter van de beschikbare ruimte voor de beoogde gebruiksfunctie – denk aan vergader- of opslagruimtes, laboratoria, werkplekken of een restaurant. Space managementsoftware biedt nauwkeurige en realtime data die nodig is om te bepalen of ruimtes effectiever kunnen worden gebruikt en daarmee kosten te besparen.
Zo kunnen bedrijven ruimtes die niet worden gebruikt, toewijzen voor andere gebruiksfuncties of een business case opstellen over de uitbreiding of juist afstoting van vastgoed. Met nauwkeurige en realtime data kunnen space managementteams weloverwogen beslissingen nemen om de kosten van de vastgoedportefeuille aanzienlijk te verlagen.
2. Een comfortabele werkomgeving en verbeterde productiviteit
Bedrijven zijn altijd op zoek naar de juiste mensen, met de juiste vaardigheden. De strijd om talent is heviger dan ooit. Space management is niet meer alleen gericht op het verlagen van de ruimtekosten, maar ook op het creëren van een werkomgeving die helpt om talent aan te trekken en te behouden.
Facility en space managers moeten werkplekken bieden die voldoen aan de behoeften van medewerkers, om ervoor te zorgen dat deze tevreden en betrokken blijven. Ze moeten ervoor zorgen dat er voldoende fysieke ruimte is om de dagelijkse werkzaamheden veilig en effectief uit te voeren, maar tegelijkertijd moet kostbare onderbenutting worden voorkomen. Space managers kijken nu steeds vaker naar hoe ze verschillende soorten ruimtes voor verschillende gebruiksfuncties kunnen bieden. Denk aan stilteruimtes voor medewerkers die ongestoord willen werken of inspirerende ruimtes met comfortabele stoelen waar medewerkers in een informele setting kunnen samenwerken en brainstormen.
Een innovatieve softwareoplossing voor space management biedt duidelijke inzichten over de ruimtebezetting en het ruimtegebruik. Deze inzichten helpen space managementteams om betere beslissingen te nemen, trends in het ruimtegebruik te herkennen en initiatieven te starten om te voldoen aan de behoeften van medewerkers. Als bijvoorbeeld uit de data blijkt dat bepaalde ruimtes, zoals stilteruimtes, continu bezet zijn, is er blijkbaar veel behoefte aan dit soort ruimtes. En als de bezettingsgraad in kantoortuinen extreem hoog is, betekent dit waarschijnlijk dat medewerkers behoefte hebben aan meer mogelijkheden om samen te werken en dat mogelijk actie moet worden ondernomen. Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Wanneer uw space managementteam over betere data kan beschikken, krijgen ze betere inzichten en kunnen ze mogelijke problemen sneller identificeren en oplossen.
Met nauwkeurige data en betere inzichten wordt het ook makkelijker voor medewerkers om beschikbare ruimtes te vinden en te reserveren via bijvoorbeeld een selfserviceportal, app, kiosk of een paneel voor ruimtereservering. En tevreden medewerkers zijn productievere medewerkers, die beter presteren en langer bij uw bedrijf blijven.
46% van de professionals op het gebied van vastgoed en facility management ziet het verbeteren van het comfort op de werkplek als een topprioriteit.
~Verdantix
3. Ondersteuning van de duurzaamheids- en ESG-doelstellingen
Duurzaamheid, een belangrijk element in ESG-strategieën (Environmental, Social en Governance), is een topprioriteit voor bedrijven wereldwijd. Door energie-efficiënte ontwerpen te implementeren en verspilling te beperken, kunnen bedrijven niet alleen hun operationele kosten verlagen maar komen ze ook een stap dichter bij het bereiken van hun duurzaamheidsdoelstellingen.
Space managementsoftware maakt duurzaamheid tastbaar door bruikbare inzichten te bieden. Zo kunnen bedrijven energieverspilling tegengaan door op basis van realtime data over de bezettingsgraad en het werkelijke ruimtegebruik de tijdschema's voor HVAC- en verlichtingssystemen aan te passen. Of ze kunnen hun gebouwbeheersysteem zo programmeren dat de verwarmings- en koelsystemen in onderbezette vergaderruimtes minder lang ingeschakeld zijn of dat de verlichting in ongebruikte kantoorruimtes wordt uitgeschakeld.
Daarnaast kunnen bedrijven data over de bezettingsgraad gebruiken om de ventilatie in conferentie- en vergaderruimtes aan te passen om de binnenluchtkwaliteit te verbeteren. Want wanneer veel mensen zich lange tijd in een afgesloten ruimte bevinden, neemt de CO2-concentratie in de lucht snel toe. Dit leidt tot vermoeidheid en concentratieproblemen, waardoor de productiviteit afneemt. In ruimtes met een hoge bezettingsgraad is het belangrijk dat de ventilatie wordt opgeschaald om de verspreiding van virussen te beperken en de gezondheid en het welzijn van de gebruikers te waarborgen.
Het anders gebruiken van onderbenutte ruimtes leidt niet alleen tot directe energiebesparingen, maar neemt ook in grote mate de noodzaak van nieuwbouw weg, waarbij vaak veel CO2 wordt uitgestoten. Als een bedrijf bijvoorbeeld de kantoorruimte wil uitbreiden, kan men space managementsoftware gebruiken om te analyseren hoe bestaande ruimtes, zoals ongebruikte opslagruimtes of onderbenutte conferentieruimtes, kunnen worden getransformeerd tot functionele werkplekken of samenwerkingsruimtes.
Op grotere schaal kunnen bedrijven deze inzichten voor meerdere locaties gebruiken om de vastgoedportefeuille te optimaliseren. Uit data blijkt bijvoorbeeld dat bij een internationaal bedrijf slechts 50% van de beschikbare ruimte consistent wordt benut. Om de onderhoudskosten te verlagen, het energieverbruik terug te brengen, energieverspilling te voorkomen en de CO2-voetafdruk te verkleinen, kan dit bedrijf op basis van deze data besluiten om afdelingen samen te brengen in één of minder gebouwen om vervolgens de resterende ruimte te verhuren of zelfs te verkopen.
Uit het bovenstaande blijkt hoe bedrijven data uit space managementsoftware kunnen gebruiken om direct een waardevolle bijdrage te leveren aan de duurzaamheids- en ESG-doelstellingen. Door datagestuurde besluitvorming te combineren met resource-optimalisatie kunnen bedrijven de voortgang van hun duurzaamheids- en ESG-doelstellingen meetbaar en inzichtelijk maken in duurzaamheidsrapportages voor belanghebbenden.
4. Genereer rapporten om strategische ruimteplannen te ontwikkelen
Zonder software voor ruimtebeheer wordt het moeilijk en tijdrovend om rapporten te genereren op basis van realtime en nauwkeurige ruimtelijke data, omdat de data niet in één systeem zijn gecentraliseerd. Bovendien kan er, wanneer ruimtelijke data verspreid zijn en op verschillende locaties worden opgeslagen, redundantie optreden, waardoor het moeilijker wordt om te weten welke dataset het meest actueel is. Een innovatieve softwareoplossing voor ruimtebeheer, idealiter geïntegreerd in een Integrated Workplace Management System (IWMS), centraliseert alle data in één systeem en verzamelt deze automatisch in realtime. Met een ruimtebeheermodule en IWMS kunnen facility- en space managers rapporten genereren, zoals terugboekingsrapporten en gebruiksrapporten, en scenarioplanning gebruiken voor toekomstige ruimteverdeling. Op basis van deze rapporten kunnen facility- en space managers hun ruimtebeheersgegevens monitoren en analyseren en plannen maken voor toekomstige verbeteringen.
Hoewel er uitstekende puntoplossingen voor ruimtebeheer op de markt zijn, halen organisaties het meeste uit hun ruimtebeheer wanneer ze dit combineren met een IWMS-oplossing. Met een IWMS kunnen organisaties al hun afzonderlijke, gefragmenteerde datasets voor onderhoudsbeheer, vastgoed- en leasebeheer, dienstenbeheer en duurzaamheidsbeheer consolideren. Hierdoor kunnen alle belanghebbenden beter samenwerken, omdat ze allemaal beschikken over nauwkeurige, actuele data die kunnen helpen bij de besluitvorming in alle betrokken afdelingen.
Veelgestelde vragen over space management
Effectief space management vereist een goede samenwerking tussen verschillende functies, met elk hun eigen unieke expertise. Belangrijke functies zijn:
- Facility managers: zijn verantwoordelijk voor het dagelijks gebruik en voor de functionaliteit en efficiënte benutting van ruimtes. Bedrijven kunnen kiezen voor een interne facility managementafdeling of een externe dienstverlener inhuren.
- Ruimteplanners: zijn experts in het ontwerpen en implementeren van indelingen die zijn afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen en de behoeften van medewerkers.
- Werkplekstrategen: focussen op het integreren van space management in bredere bedrijfsstrategieën, zoals duurzaamheidsinitiatieven of hybride werkmodellen.
- HR-, IT- en operationele teams: werken samen om technologie te implementeren en omgevingen te creëren waarin de medewerkerstevredenheid centraal staat.
Door samen te werken, zorgen deze functies ervoor dat initiatieven op het gebied van space management bedrijfsbreed worden geïmplementeerd en succesvol zijn.
Modern space management is in grote mate afhankelijk van technologie om de efficiëntie en flexibiliteit te vergroten. De volgende software-integraties en functionaliteiten voor space management worden gebruikt:
- Bezettingssensoren: monitoren het ruimtegebruik in real time en bieden bruikbare inzichten over het gebruik van faciliteiten.
- Interactieve plattegronden: maken het makkelijker om indelingen te ontwerpen en aan te passen om de ruimtetoewijzing te optimaliseren en om de locatie van mobiele apparatuur te volgen voor beter voorraad- en resourcebeheer.
- AI-gestuurde inzichten: voorspellende analysetools helpen bedrijven om in te spelen op toekomstige ruimtebehoeften op basis van historische data.
- Building Management Systems (BMS): zijn IoT-enabled systemen die omgevingen dynamisch kunnen aanpassen om te voldoen aan de realtime behoeften van gebruikers.
- Panelen voor ruimtereservering: stroomlijnen de reservering van vergaderruimtes, zodat iedereen gelijke toegang heeft tot beschikbare ruimtes en conflicten worden voorkomen.
- Marketplace: ondersteunt de integratie van standalone softwareoplossingen in open platforms en complete ecosystemen. Apps worden bijvoorbeeld aangeboden als add-on-applicaties of integraties met oplossingen van externe leveranciers.
De beste softwareoplossingen voor space management verbeteren de werkplekervaring en vergroten betrokkenheid van medewerkers, verlagen de kosten en ondersteunen werkplekstrategieën. Daarnaast bieden ze krachtige functionaliteit, gebruiksvriendelijke interfaces en innovatieve functies die zijn afgestemd op de behoeften van het bedrijf. Ze bieden realtime data en bruikbare inzichten op basis waarvan bedrijven weloverwogen beslissingen kunnen nemen over aanpassingen in de indeling, de toewijzing van resources en het ruimtegebruik. Tot slot ondersteunen de beste oplossingen het aanpassingsvermogen bij hybride werkmodellen, zodat ruimtes zowel aan de bedrijfsdoelstellingen als de behoeften van medewerkers voldoen.
De belangrijkste kenmerken van eersteklas space managementsoftware zijn:
1. Uitgebreide functionaliteit
- Realtime data en analyses: om het ruimtegebruik, de bezettingsgraad en trends in real time te monitoren en weloverwogen beslissingen te nemen.
- Integratie met IoT-apparatuur: naadloze integratie met bezettingssensoren, verlichtingssystemen en HVAC-installaties om het energieverbruik en het comfort van medewerkers te optimaliseren.
- Ruimteplanning en -visualisatie: interactieve plattegronden en tools voor het ontwerpen, opnieuw configureren en visualiseren van ruimtes om te kunnen voldoen aan veranderende behoeften.
- Reserveringssystemen voor ruimtes: om de planning van gedeelde ruimtes, zoals vergaderruimtes, te vereenvoudigen, inclusief mogelijkheden om ruimtes te reserveren via een app of kiosk.
- Configuratiemogelijkheden: flexibiliteit om de software aan te passen aan specifieke bedrijfsbehoeften, zoals branchespecifieke workflows of branding.
2. Gebruiksgemak
- Intuïtieve interface: eenvoudige, gebruiksvriendelijke dashboards voor medewerkers en beheerders waar ze ruimtes eenvoudig kunnen beheren.
- Toegang via mobiele apparaten: compatibiliteit met mobiele apps die medewerkers kunnen gebruiken om de beschikbaarheid van ruimtes te controleren en ruimtes direct te reserveren.
- Selfserviceportalen: waar medewerkers eenvoudig en efficiënt een werkplek kunnen creëren die voldoet aan hun behoeften.
3. Schaalbaarheid en flexibiliteit
- Software kan meegroeien met de organisatie en ondersteunt vastgoedportefeuilles van elke omvang.
- De software ondersteunt verschillende werkmodellen, inclusief hybride en flexibele werkmodellen, met functies zoals Hot Desking en op activiteiten gebaseerde werkplekken.
4. Datagestuurde inzichten
- Geavanceerde analyse- en rapportagefuncties helpen bedrijven bij het monitoren van KPI's zoals ruimtegebruik, kostenefficiëntie en medewerkerstevredenheid.
- Voorspellende analyses helpen bedrijven inspelen op toekomstige ruimtebehoeften en trends en ondersteunen een proactieve planning.
5. Integratiemogelijkheden
- De software is compatibel met tools en systemen van derden, zoals HR-software, CRM-systemen of gebouwbeheersystemen (BMS).
- Toegang tot Marketplace, een platform met add-on-applicaties en integraties voor geavanceerde functionaliteit, zoals energiemonitoring, AI-gestuurde inzichten of hardware van derden waaronder panelen voor ruimtereservering.
6. Focus op medewerkerservaring
- De software biedt functies die de medewerkerstevredenheid verbeteren, zoals mogelijkheden om stilteruimtes, samenwerkingsruimtes of ergonomische werkplekken te reserveren.
- De software biedt inzicht in de beschikbaarheid van ruimtes en reserveringssystemen om frustratie te voorkomen en gelijke toegang tot resources te waarborgen.
7. Veiligheid en compliance
- De software voldoet aan de wet- en regelgeving voor databeveiliging en privacyvoorschriften, waardoor de bescherming van gevoelige data, zoals reserveringsdata of data over de bezettingsgraad, gewaarborgd is.
- De software biedt op functies gebaseerde toegang om onbevoegde toegang te voorkomen.
8. Duurzaamheidsfuncties
- De software biedt functies die duurzaamheidsinitiatieven ondersteunen, zoals energie-efficiënte ontwerpen voor ruimtes en tools en parameters om het energieverbruik, de binnenluchtkwaliteit en het comfort te volgen.
- De software biedt tools om de CO2-voetafdruk te monitoren en milieuvriendelijke strategieën voor ruimte-optimalisatie te implementeren.
De beste softwareoplossingen voor space management zijn geen kant-en-klare oplossingen, maar innovatieve oplossingen die kunnen worden aangepast afhankelijk van de bedrijfsdoelstellingen en behoeften van medewerkers. Door te kiezen voor een softwareoplossing met bovenstaande kenmerken kunnen bedrijven een efficiënte, flexibele en aantrekkelijke werkomgeving creëren terwijl ze tegelijkertijd effectief kunnen inspelen op de ontwikkelingen in het continu veranderende werklandschap.
Implementeer de volgende best practices voor succesvol space management:
- Voer regelmatig ruimte-audits uit: analyseer periodiek het ruimtegebruik om inefficiënties en verbetermogelijkheden in kaart te brengen.
- Implementeer flexibele indelingen: kantoortuinen, samenwerkingsruimtes en aanpasbare werkplekken zorgen ervoor dat ruimtes voldoen aan veranderende behoeften.
- Stimuleer samenwerking tussen afdelingen: stimuleer de samenwerking tussen HR-, IT- en facility managementteams om een goede afstemming tussen doelen en strategieën te waarborgen en initiatieven op het gebied van coherent space management te bevorderen.
De rol van space management is de laatste jaren veranderd door trends in moderne werkomgevingen:
- Hybride werkplekken: de opkomst van hybride werkplekken sluit aan op de toegenomen focus op de gebruikerservaring. Hybride werkplekken bieden flexibiliteit door gedeelde resources en aanpasbare indelingen te bieden om te voldoen aan de behoeften van zowel medewerkers op kantoor als medewerkers die op afstand werken.
- Slimme gebouwen: IoT- en AI-technologieën worden ingezet om ruimtes in real time te monitoren en te beheren.
- Duurzaamheidsinitiatieven: Bedrijven kiezen voor energie-efficiënte indelingen en de implementatie van duurzame praktijken om de milieu-impact tot een minimum te beperken en de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van hun medewerkers te verbeteren.
- Multifunctionele ruimtes: bedrijven creëren multifunctionele ruimtes om aan verschillende behoeften te voldoen terwijl de ruimtebenutting wordt gemaximaliseerd.
Lees meer in ons e-book '8 trends'
Learn more about Space Management
White Papers
Waarom effectief space management essentieel is voor een optimale werkervaring
Dit e-book gaat in op het belang van het creëren van een optimale werkervaring en legt uit welke elementen van space management daaraan bijdragen.
Meer lezenWebinars
Effectief space management: Wat zijn de belangrijkste elementen?
In dit gezamenlijke webinar gaat Verdantix in op het belang van space management, de belangrijkste elementen van effectief space management en geeft daarbij praktische voorbeelden die Facility en Space Managers helpen hun space management effectiever te maken. 43:16 Engelstalig
Lees meerBrochures
Planon Space & Workplace Services Management
De Planon Space & Workplace Services Management-oplossing biedt uw organisatie inzicht in de benutting en bezetting van ruimtes en werkplekken. Hierdoor bent u in staat enerzijds het gebruik te optimaliseren en anderzijds het aanbod van huisvesting beter af te stemmen op de veranderende vraag uit uw organisatie.
Lees meer