Successful workplace management strategy

Combineer vastgoed- en facility management met ERP

Meer over Planon for SAP S/4HANA®

In deze begrippenlijst leggen we de essentie van ERP, vastgoedmanagement en facility management bloot. De begrippenlijst biedt duidelijke en beknopte definities van belangrijke termen en oplossingen, waaronder ERP- en IWMS-integratie.

De belangrijkste voordelen van de integratie van IWMS en ERP

De integratie van IWMS met ERP biedt organisaties voordelen, zoals betere datakwaliteit, minder fouten, voorkomen van dubbel werk, grotere zichtbaarheid, betere toewijzing van resources, optimale efficiëntie en kostenbesparing. Organisaties die hun IWMS integreren met ERP, kunnen bijvoorbeeld hun leasedata consistent en correct houden in alle systemen. Ook kunnen zij de factuurverwerking en betalingen automatiseren, investeringsprojecten en -budgetten volgen en monitoren, en uitgebreide rapporten en dashboards genereren.

Hieronder noemen we, gebaseerd op onze ervaring, enkele van de belangrijkste voordelen voor bedrijven die ERP-software integreren met software voor vastgoed- en facility management:

1. Verbeterde datakwaliteit en consistentie

Door data van verschillende systemen te synchroniseren, zoals financieel, HR-, asset- en ruimtebeheer, kunnen bedrijven duplicatie van data, fouten en inconsistenties vermijden en werken met één unieke databron voor hun kernactiviteiten en vastgoedportfolio.

2. Verbeterde zichtbaarheid en beter beheer

Doordat bedrijven toegang hebben tot realtime en uitgebreide informatie over de prestaties van hun vastgoed- en faciliteiten, kunnen ze betere beslissingen nemen, de kosten en risico's verlagen en hun vastgoedstrategieën afstemmen op hun zakelijke doelstellingen en de verwachtingen van belanghebbenden.

3. Geoptimaliseerde efficiëntie en productiviteit

Door workflows en processen in verschillende domeinen, zoals leasebeheer, onderhoudsbeheer, dienstverlening en projectbeheer, te automatiseren en te stroomlijnen, kunnen organisaties tijd, middelen en geld besparen en de kwaliteit en betrouwbaarheid van hun diensten en resultaten verbeteren.

4. Beter gebruikerservaring en tevredenheid

Door ERP te integreren met vastgoed- en facility managementsoftware, kunnen organisaties hun medewerkers, klanten en partners een naadloze en gebruiksvriendelijke interface bieden, en het ze gemakkelijk maken om toegang te krijgen tot de nodige diensten en middelen en deze aan te vragen en te volgen. Dit kan de gebruikerservaring verbeteren en een coöperatieve en motiverende werkomgeving bevorderen.

De basisprincipes van ERP, vastgoed- en facility management

Enterprise Resource Planning (ERP) is een systeem van geïntegreerde softwaretoepassingen waarmee bedrijven hun zakelijke kernprocessen kunnen beheren, zoals boekhouding, finance, human resources, voorraad, inkoop, sales en productie. ERP-software ondersteunt meerdere afdelingen, dus het is geschikt voor meerdere gebruikers en verschillende rollen. Meestal is de IT-afdeling verantwoordelijk voor planning, onderhoud en de implementatie van wijzigingen van het ERP.

Hier volgen enkele voorbeelden van de modules en onderdelen die doorgaans aanwezig zijn in een ERP-systeem:
  • Een financiële module
  • Supply Chain Management (SCM)
  • Een module voor productieprocessen, ter ondersteuning van de productie-, kwaliteits-, voorraad- en distributiefuncties van productiebedrijven.
  • Human Resource Management (HRM)
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Een inkoopmodule om inkoop-, facturerings- en leveranciersbeheerfuncties te automatiseren.

Vastgoed- en facility management (RE/FM) betreft een systeem van processen, hulpmiddelen en strategieën dat bedrijven helpt het gebruik en de prestaties van hun gebouwen en terreinen te verbeteren. Het bedoeld om de fysieke werkomgeving van een organisatie af te stemmen op de zakelijke doelstellingen en de waarde, functionaliteit en duurzaamheid van de assets te maximaliseren. Tegelijkertijd worden ook de kosten, risico's en milieu-impact geminimaliseerd.

Een Integrated Workplace Management System (IWMS) is software dat vastgoed- en facility management ondersteunt. Bedrijven integreren een IWMS vaak met ERP-software om de datakwaliteit, zichtbaarheid en besluitvorming te verbeteren.

Een IWMS wordt vaak gebruikt door bijvoorbeeld vastgoed- en facility managers, werkplekmanagers, ruimteplanners, onderhoudstechnici van gebouwen en duurzaamheidsmanagers.

Hieronder volgen enkele voorbeelden van de modules en onderdelen die doorgaans aanwezig zijn in een typisch IWMS:

Hoe meten we succes van ERP en IWMS-integratie?

Aan de hand van Key Performance Indicators (KPI's) kunnen bedrijven de toewijzing van resources optimaliseren, de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en het rendement op investeringen (ROI) meten bij de integratie van ERP- en IWMS-systemen. Hier volgen enkele veelgebruikte KPI’s voor vastgoedmanagement:

  • Bezettingsgraad: het percentage verhuurde of gebruikte ruimte in een gebouw of object.
  • Huurdersverloop: de snelheid waarmee huurders hun huurcontract opzeggen of verlengen.
  • Verlengingspercentage: het percentage huurders dat aan het einde van de huurperiode het huurcontract verlengt.
  • Onderhoudskosten: de hoeveelheid geld die wordt besteed aan het onderhoud en de reparatie van gebouwen en faciliteiten.
  • Kapitaaluitgaven: de hoeveelheid geld die is geïnvesteerd in de acquisitie, upgrade of verbetering van gebouwen en faciliteiten.
  • Milieu-impact: de impact van gebouwen en faciliteiten op het milieu.
  • Gebruikerstevredenheid: de mate van tevredenheid en betrokkenheid van de gebruikers of bewoners van de gebouwen en faciliteiten.

Hoe meet ik de ROI van ERP- en IWMS-integratie?

U kunt de ROI van ERP- en IWMS-integratie meten door de kosten en baten van het geïntegreerde systeem te vergelijken met de afzonderlijke systemen. Als we uitgaan van een Software-as-a-Service-abonnement, dan bestaan de kosten uit het implementatieproject, plus de jaarlijks terugkerende abonnementskosten.

De ROI wordt berekend door de netto baten (baten minus kosten) te delen door de totale kosten en te vermenigvuldigen met 100, om een percentage te krijgen. Een positieve ROI toont aan dat de integratie geslaagd is, terwijl een negatieve ROI betekent dat de integratie niet genoeg waarde genereert om de kosten te rechtvaardigen.

Berekeningsformule voor ROI
  • Kosten = implementatie + terugkerend abonnement
  • Voordelen = waarde van betere resultaten - kosten van afzonderlijke systemen
  • Netto baten = baten - kosten
  • ROI = (netto baten / kosten) x 100%

Klantverhaal: Hoe Shell Real Estate gebruik maakt van Planon

Shell Real Estate is de gecentraliseerde unit binnen Shell die de vastgoedassets beheert. Het doel is om de operationele en kostenefficiëntie te vergroten en tegelijkertijd mogelijkheden te vinden om het aantal onderbenutte assets te verminderen.

Lees hoe Shell Real Estate een naadloze integratie van Planon IWMS met het eigen SAP® ERP heeft gerealiseerd voor nauwkeurige HR- en leveranciersdata en een snelle verwerking van leveranciersfacturen.

Lees de case study

Frequently Asked Questions (FAQs)

De integratie van IWMS met ERP kan uitdagingen met zich meebrengen, zoals databeveiliging, systeemcompatibiliteit, databeheer, wijzigingsbeheer en gebruikersacceptatie.

Bedrijven moeten er bijvoorbeeld voor zorgen dat ze voldoen aan de regelgeving, dat hun systemen compatibel en interoperabel zijn en dat hun gebruikers worden getraind en ondersteund.

Volg bij de integratie van een IWMS met uw ERP een gestructureerde aanpak: Een eerste stap is de beoordeling van de huidige staat van de vastgoed- en facility managementprocessen en -systemen, en het vaststellen van de eventuele gebreken, die moeten worden aangepakt.

De tweede stap is de planning van de integratie en de hulpmiddelen die hierbij worden gebruikt. Als u al een IWMS hebt, moet u analyseren of dit kan voldoen aan de eisen en doelstellingen van het integratieproject. We hebben een volledige gids samengesteld met informatie over de 7 stappen voor een soepele implementatie bij de integratie van een IWMS met uw ERP.

Bedrijven die een IWMS en ERP willen integreren, hebben uiteenlopende behoeften, doelen en voorkeuren. De keuze van de integratiemethode kan bijvoorbeeld worden beïnvloed door de complexiteit, frequentie en richting van data-uitwisseling, de mate van maatwerk en flexibiliteit die nodig is, de beschikbaarheid van resources en expertise, en de kosten en tijd die hiermee zijn gemoeid.

Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA® speelt in op deze uitdagingen met ons aanbod van een productgerichte integratie tussen Planon IWMS en SAP S/4HANA. U hoeft dus geen moeilijke keuzes te maken. Raadpleeg voor meer informatie onze 6 veelgestelde vragen over slim, duurzaam vastgoed met SAP en Planon.

Ontdek ons laatste nieuws

FAQ
Smart buildings in the city of Frankfurt with a Lensflare

6 FAQ’s over slim en duurzaam vastgoed met SAP en Planon

Deze FAQ beantwoordt 6 vragen over de combinatie van een SAP® ERP-oplossing met vastgoedbeheersoftware.

Meer lezen
E-book
Aerial view of New York.

Benut de digitale kracht van geïntegreerd vastgoedbeheer

Verbeter uw vastgoedbeheer en ontdek de voordelen van ERP/IWMS-integratie.

Meer lezen
Blogs
Office buildings managed with integrated sustainability solution.

Better together - Hoe SAP zijn Cloud ERP-portfolio uitbreidt via partnerschappen

In deze blog vertelt Jan Gilg van SAP hoe de samenwerking met Planon de visie van SAP op hun datagestuurde en Cloud-gebaseerde ERP-oplossing versterkt.

Lees meer

Deel dit artikel