Portfolio management en property planning
Vastgoedbeheersoftware ondersteunt het automatiseren van processen zoals portfolio management, transactiemanagement en huur- en verhuurmanagement van zowel vastgoedeigenaren als huurders.
Of het nu gaat om woningen, hotels en horeca, commercieel vastgoed of bedrijfspanden; vastgoedbeheerders hebben unieke behoeften wat betreft technologie en vastgoedsoftware. Dit komt met name door de vele verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen het domein van vastgoedmanagement. Er wordt veel software voor vastgoedmanagement op de markt aangeboden die aan specifieke behoeften kunnen voldoen, zowel deeloplossingen - zoals vastgoedonderhoud software - als geïntegreerde oplossingen.
Waarvoor wordt vastgoedbeheersoftware gebruikt?
Er zijn verschillende toepassingen van software voor vastgoedbeheer. De vastgoedbeheerfunctie binnen een Integrated Workplace Management System (IWMS) richt zich meestal op bedrijfsvastgoedprocessen voor zowel eigenaren als gebruikers. In vastgoedbeheer ondersteunt een IWMS vaak bedrijfsprocessen zoals huurbeheer, portefeuille- en vastgoedvermogensbeheer, transactiebeheer, (capital) projectmanagement en strategische vastgoedplanning. In tegenstelling tot deeloplossingen, wordt vastgoedbeheer in een IWMS geïntegreerd met aangrenzende processen zoals onderhoudsbeheer (inclusief meerjaren onderhoudsplanning, MJOP), duurzaamheid, facility management, ruimtebeheer en werkplekoptimalisatie.
Financiële overwegingen
De enorme financiële impact van vastgoed op de balans van grote organisaties en multinationals in combinatie met de toenemende behoefte aan transparantie van het portfolio, compliance en bedrijfscontinuïteit, zorgt voor een duidelijke businesscase voor de implementatie van vastgoedbeheersoftware. Met name software die de functionaliteit van meerdere vastgoedbeheeroplossingen combineert tot één vastgoedbeheersysteem.
Met name organisaties die gebruikmaken van veel vestigingen of locaties hebben dringend behoefte aan vastgoedbeheersoftware om snel te kunnen anticiperen op demografische trends en veranderingen in de markt. Organisaties in het bankwezen, de detailhandel, de farmaceutische industrie, de industriële sector of de dienstverlenende sector moeten in staat zijn vastgoed snel aan te kopen of af te stoten, tijdig te kunnen heronderhandelen over leasecontracten, tijdig leasecontracten op te zeggen en willen huisvesting dat past bij hun merk.
Leer meer over vastgoedbeheer software
Vastgoedbeheer met de nieuwe SAP-samenwerkingspartner
EY-experts bespreken de sterke kanten en het potentieel van het IWMS van SAP-partner Planon.
Meer lezen
In transitie: SAP-gebaseerd vastgoedbeheer
EY-experts belichten de samenwerking tussen SAP en Planon en de invloed daarvan op het vastgoedbeheer.
Meer lezen
Koopgids: Breid SAP S/4HANA uit voor vastgoed- en facility management
Lees deze gids over de selectie, aankoop en implementatie van een IWMS voor een SAP ERP-systeem.
Meer lezenLease management en lease accounting
De kernfunctionaliteit van alle software voor vastgoedbeheer is het beheren van leasecontracten voor verhuurders of huurders. De combinatie van lease management voor verhuurders en huurders in één softwareoplossing stelt bedrijfsvastgoedorganisaties in staat om zowel hun eigen als gehuurde vastgoed op de meest efficiënte en effectieve manier te beheren. Alle financiële aspecten van lease management, zoals lease-uitgaven, lease-inkomsten, financiële prognoses, prijsmutaties, prijsindexeringen en servicekostenberekeningen worden beheerd in één geïntegreerde softwareoplossing, inclusief de bijbehorende analyses en rapportages.
Omdat elk individueel leasecontract afzonderlijk complexe regelingen en afwijkingen kan bevatten, is vastgoedbeheersoftware een vereiste voor elke organisatie die meerdere verhuur- en huurcontracten beheert. Dit stelt organisaties in staat om tijdig huuropties te beoordelen, contracten te vernieuwen en te archiveren. Daarnaast kunnen de daaruit voortvloeiende financiële en rechtsmatige verplichtingen dankzij geautomatiseerde meldingen bewaakt worden en proactief het vastgoedportfolio afgestemd worden op toekomstige organisatiebehoeften.
De Financial Accounting Standards Board (FASB) en de International Accounting Standards Board (IASB) hebben sinds januari 2019 veranderingen doorgevoerd in de manier waarop leases zullen worden geclassificeerd en leasekosten worden gedefinieerd. Deze veranderingen hebben effect op de winst- en verliesrekening en balans van het merendeel van organisaties, en op de lease-adminstratie van Corperate Real Estate Managers, Accountants en Business Controllers. Onderdeel van de veranderingen is de verplichting voor bedrijven om leaseovereenkomsten te kapitaliseren en op de balans op te nemen als activa en passiva. Ook de definitie van een leasebetaling is veranderd, die nu ook variabele lease, contractuele betalingen en vernieuwing van leases omvatten. Deze verandering is van invloed op de leases van vele typen vastgoed en vastgoedgerelateerde leases die onder de US-GAAP (FASB) en IFRS (IASB) vallen.
Download hier een white paper met praktische tips over de maatregelen die u kunt nemen om te voldoen aan de regels voor lease accounting die sinds januari 2019 van kracht zijn.
Portfoliobeheer en vastgoedplanning
Succesvol vastgoedbeheer begint met nauwkeurige gegevens en transparantie. Als onderdeel van de vastgoedmanagementfunctie biedt portfolio managementsoftware een duidelijk en gestandaardiseerd overzicht van uw vastgoedportfolio. Dat is inclusief informatie over de technische staat van het vastgoed, ruimte- en werkplekkenbezetting, scenarioplanning, CAD-visualisatie en portfoliorapportages. Deze systemen zorgen ervoor dat de vastgoedstrategie en het portfolio is afgestemd op de organisatiedoelen. Strategische vastgoedplanning helpt ook bij het analyseren van het huidige vastgoedportfolio in relatie tot de organisatiedoelen en het identificeren van eventuele hiaten in deze strategie. Aanvullend biedt het handvatten voor het overbruggen van deze hiaten met functionaliteit voor transactiemanagement ter ondersteuning van processen rondom verwerving of afstoten van vastgoed. Capital Project Management kan ondersteunen bij het plannen, uitvoeren en bewaken van grootschalige projecten en investeringen.
Klik hier om ons white paper over Capital Project Management te lezen.
Vastgoedbeheersoftware ondersteunt bij strategische beslissingen
Vastgoedbeheersoftware stelt organisaties in staat om snel en makkelijk inzicht te krijgen in de Total Costs of Ownership (TCO). Op basis daarvan kunnen vervolgens doordachte en op feiten gebaseerde financiële beslissingen worden gemaakt. Door vanuit een holistische blik te kijken naar het portfolio, helpen deze oplossingen bij het maken van strategische beslissingen gebaseerd op de verwachte levenscyclus van het vastgoed. Zo wordt het voor managers eenvoudiger om te bepalen waar kosten kunnen worden bespaard en biedt het de informatie die nodig is om toekomstige kapitaalstromen te beheersen.
Een vastgoedbeheersysteem dat ook portfoliobeheer omvat, vaak aangeduid als een IWMS, ondersteunt organisaties bij het standaardiseren van zowel gegevens als processen. Dat biedt organisaties de mogelijkheid om betrouwbare en ‘compliant’ rapportages te garanderen en interne en externe benchmarking uit te voeren.
Infographic - Controle over uw vastgoed, leasecontracten en financiële verplichtingen
Vastgoedbeheer software en FMIS
Door lease management en portfoliobeheer in één IWMS te combineren, kunnen organisaties profiteren van vele voordelen. Alle vastgoedgegevens worden eenmalig vastgelegd in één database en worden vervolgens gebruikt bij verschillende processen. Bijvoorbeeld voor vastgoed-, onderhoud- (MJOP), ruimte- (NEN2767), facilitair en duurzaamheidsmanagement. Dit zorgt voor een hoge datakwaliteit en bijbehorende KPI-rapportages en portfolio-analyses. Door deze verschillende processen te integreren, wordt de strategische, tactische en de operationele exploitatie van gebouwen en gebouwgerelateerde activiteiten beheerd vanuit één oplossing. Verbeterpotentieel wordt sneller geïdentificeerd en geïmplementeerd waardoor de Total Costs of Ownership (TCO) van uw portfolio wordt gereduceerd.
Een IWMS bevat state-of-the-art integratiemogelijkheden met geografische informatiesystemen (GIS) voor het visualiseren van het portfolio, Building Information Modeling (BIM) voor het optimaal hergebruiken van ontwerp en as-built informatie tijdens de gehele levenscyclus van vastgoed en Enterprise Resource Planning (ERP) systemen zoals SAP, voor het integreren van financiële processen. Het combineren van vastgoedbeheerdata met ERP-gegevens en -processen kan leiden tot verbeterde besluitvorming, operationele flexibiliteit en duurzaamheid van het vastgoed. Lees de antwoorden op 6 veelgestelde vragen over het integreren van een vastgoedbeheersoftwareoplossing in een ERP-oplossing.
Onze internationale succesverhalen
Bayer Real Estate
Michael Müller, Managing Director: “Planon-oplossingen voldoen aan al onze uitgebreide eisen, ook specifieke behoeften werden gemakkelijk geconfigureerd, inclusief de interfaces met SAP.”
Lees meer
DNNO verbetert de efficiëntie van gebouwen met Planon Real Estate Management for SAP
Lees hoe DNNO gebouwbeheerprocessen optimaliseert met Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA.
Lees meer
Shell Real Estate
"Gebruik van de Planon-oplossingen zorgt voor standaardisering, kwaliteitsverbeteringen en kostentransparantie en heeft zo geleid tot operationele efficiency en aanhoudende besparingen."
Lees meer