Geen overzicht, geen controle, geen bewijsvoering en geen argumenten om nieuwe budgetten veilig te stellen. Dat is in het kort waar het op neerkomt wanneer u als facility manager, asset manager of maintenance manager geen inzicht heeft in het aantal bedrijfsmiddelen en de kwaliteit daarvan. In deze blog leest u over zeven veelvoorkomende problemen die u met gedegen asset management kunt voorkomen.
Door een gebrek aan inzicht in aanwezige bedrijfsmiddelen, oftewel ‘assets’, weten organisaties vaak niet wat de conditie is van de bedrijfsmiddelen die ze bezitten. Het is dan ook onduidelijk of er onderhoud nodig is of dat het goedkoper is om ze te vervangen. Als bedrijfsmiddelen daadwerkelijk kapotgaan, moeten ze vanzelfsprekend gerepareerd worden. Dat kan directe invloed hebben op uw organisatie omdat daardoor delen van de bedrijfsvoering kunnen stilvallen. Een ware nachtmerrie voor iedere facility manager, asset manager of maintenance manager. In tegenstelling tot preventief onderhoud, zorgt dit reactieve onderhoud voor hogere kosten, omdat pas wordt ingegrepen als het eigenlijk al te laat is.
Organisaties zijn wettelijk verplicht om periodiek onderhoud te verrichten en riskeren een boete als ze niet kunnen aantonen dat te hebben gedaan. Als een duidelijk overzicht ontbreekt, weet u niet welke bedrijfsmiddelen u bezit en welke u moet keuren. De documentatie van het uitgevoerde onderhoud moet op orde zijn, want anders kan uw organisatie aansprakelijk worden gesteld als er een ongeluk gebeurt.
Slecht onderhoud brengt risico’s met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan gebrekkig onderhoud van luchtinstallaties of watervoorziening dat een negatief effect heeft op de gezondheid van gebruikers van een ruimte. Ook het onderhoudspersoneel loopt dan gevaar: het onderhoud van sommige apparaten vraagt bijvoorbeeld om specifieke voorzorgsmaatregelen, speciale kleding of gereedschap. Zonder gedegen asset management is niet duidelijk welke voorzorgsmaatregelen moeten worden getroffen, waardoor het uitvoeren van de onderhoudswerkzaamheden gevaarlijke situaties opleveren.
Onderhandelen met leveranciers voor de aankoop van bedrijfsmiddelen wordt moeilijker zonder inzicht in de prestaties van de bedrijfsmiddelen die een organisatie al bezit. Zo weet u dus ook niet wat ze waard zijn en welke eisen u kunt stellen aan leveranciers. Ook wordt het onderhoud van bestaande bedrijfsmiddelen vaak uitbesteed. Zonder inzicht in de aantallen en conditie, is het echter onmogelijk om betrouwbare offertes aan te vragen, omdat het voor onderhoudsbedrijven niet duidelijk is hoeveel werk ze moeten verrichten.
Een gebrek aan overzicht zorgt ook op financieel vlak voor moeilijkheden. Wat voor onderhoudsbudget vraagt u bijvoorbeeld aan wanneer u niet weet hoeveel bedrijfsmiddelen er zijn, wat de conditie ervan is en welke toe zijn aan vervanging? Tijdens begrotingsonderhandelingen hierover moet u met bewijs kunnen onderbouwen. De onderhandelingen met het management voor het investeringsbudget worden ook eenvoudiger met dat bewijs. Denk aan het aantonen van de levensduur of een (te hoog) energieverbruik.
Het personeel klaagt sneller wanneer er vaak problemen zijn met bedrijfsmiddelen. Denk aan een ongezond binnenklimaat door achterstallig onderhoud aan de luchtinstallatie, of de lift die vaak defect is. Dit is direct te verbeteren met goed beleid: door bedrijfsmiddelen beter te onderhouden en gericht actie te ondernemen wanneer er vaak problemen zijn. Zo houdt u medewerkers niet alleen tevreden, maar maakt u ze ook een stuk productiever.
Als u niet weet wat voor soort en hoeveel bedrijfsmiddelen uw organisatie bezit, mist u ze ook niet als ze kwijtraken. Er kraait dan geen haan naar. Bovendien moet uw organisatie opnieuw investeren en maakt zo onnodig extra kosten.
Deze zeven problemen onderstrepen het belang van inzicht in het aantal bedrijfsmiddelen en de kwaliteit ervan. Asset management is een basis om hier meer grip op te krijgen.
