Dit is de eerste blog in een drieluik over de evolutie van facility managementsystemen die we tegenwoordig ‘Integrated Workplace Management Systems’ (IWMS) noemen. Hoe zijn deze systemen ontstaan en waarom? Hoe zijn ze geëvolueerd tot de allesomvattende, intelligente oplossingen die vandaag de dag worden geïmplementeerd en welke verdere ontwikkelingen kunnen we verwachten? Welke rol kan een IWMS bijvoorbeeld spelen in de trend rondom intelligente gebouwen en intelligente kantoren?
In deze eerste blog blik ik terug op de beginperiode van Computer Aided Facility Management (CAFM) en Integrated Workplace Management Systems (IWMS) en op mijn eerste persoonlijke ervaring met deze toepassingen. Gegevens opslaan in een centrale database en simpele rapporten genereren we vonden het maar wat vernuftig. Deze eerste generatie oplossingen op het gebied van geïntegreerde facility managementoplossingen was een grote stap voorwaarts.
Terugkijkend naar de jaren negentig wist ik eigenlijk vrij weinig. Ik was een jonge Facility Manager die ondersteuning nodig had. De exploitatie van gebouwen via papieren tickets en Lotus 1-2-3 (ja, serieus) was een serieuze uitdaging, laat staan het beheren van gebouwen en medewerkers zonder de beschikking te hebben over relevante data. Wat ik nodig had, was gestructureerde informatie en die was niet voorhanden. Hetzelfde gold voor vele andere Facility Managers en collega's uit het vak.
25 jaar geleden had ik geen weet van slimme gebouwen. Voor mij was het verwerken van de processen en gegevens in een systeem en het genereren van een paar rapporten al heel slim! We investeerden in, wat toen een ‘UniFMIS’ werd genoemd, één van de eerste geïntegreerde Facility Management Information Systems (FMIS), die draaide op Windows 3.x. 'Geïntegreerd' betekende in die tijd één centrale database en een modulaire oplossing waarbij alle modules gebruikmaakten van dezelfde centrale database. Het standaard integreren van processen, met andere systemen of zelfs gebouwen, was iets waar we zelfs nog niet van konden dromen.
De facility managementsystemen van de eerste generatie werden bekend onder de naam Computer Aided Facility Management (CAFM). Andere veelgebruikte benamingen waren Computerised Maintenance Management System (CMMS), Facility Management Information System (FMIS) en Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO). Hoewel ze werden beschouwd als 'geïntegreerd', waren de meeste systemen gericht op specifieke aspecten van facility management en dan met name onderhoudsbeheer en ruimtebeheer. Sommige van deze vroege systemen met ruimtebeheer boden zelfs basale integratiemogelijkheden met AutoCAD.
Ondanks de ontwikkelingen en innovaties hebben veel organisaties tegenwoordig de basisprocessen ten aanzien van ruimte- en onderhoudsbeheer nog steeds niet op orde. Maar ongeacht hun volwassenheidsniveau met betrekking tot een IWMS-implementatie houdt bijna elke organisatie zich op één of andere wijze bezig met het verkennen van technologie rondom smart buildings.
Natuurlijk leverden de eerste generatie CAFM-systemen voordelen op. Zo resulteerden gestructureerde en gecentraliseerde data en processen in onder meer kostenbesparingen en verbeterde klanttevredenheid. Maar geïntegreerde facility managementoplossingen stonden toen nog in de kinderschoenen. De professionalisering van corporate real estate en facility management en snelle technologische innovaties hebben de groei en ontwikkeling van deze systemen verder aangejaagd. Aan het eind van de jaren negentig en het begin van deze eeuw waren de meeste oplossingen gebaseerd op relationele databases. Oplossingen werden in toenemende mate klantgericht en de functionaliteit werd uitgebreid, bijvoorbeeld met servicebeheer. Standaard integratie met andere systemen, bijvoorbeeld HR of financiële systemen, werd een belangrijke prioriteit en stond vaak bovenaan het wensenlijstje van klanten.
In die periode vonden ook de eerste integraties met 'gebouwen' plaats door de systemen te koppelen aan gebouwbeheersystemen. Het gebouw stuurde geautomatiseerde notificaties naar de CAFM-oplossing, waarna een ticket werd gegenereerd. Dit was één van de eerste stappen richting een 'smart building', maar verdere ontwikkelingen lagen al in het verschiet. Gartner introduceerde het concept van IWMS begin deze eeuw en publiceerde de eerste marktgids voor IWMS in 2004; deze ontwikkeling heeft bepaald waar we nu zijn.
Aanvankelijk werd een IWMS gedefinieerd als een softwareoplossing waarmee organisaties het gebruik van werkplekmiddelen konden optimaliseren, met inbegrip van het beheer van de vastgoedportefeuille, infrastructuur en facilitaire assets van een bedrijf. Tegenwoordig heeft IWMS nog veel meer te bieden en wordt het beschouwd als een integraal onderdeel van smart building-technologie, dat koppelingen heeft met gebouwbeheersystemen (BMS), energiemanagementsoftware (EMS), tools voor werkplekbeheer, sensoren en Building Information Models (BIM).
In het tweede blog van deze serie ga ik in op de opkomst van IWMS, wat dit heeft betekend voor de markt en over de voordelen van IWMS voor gebruikers. Ik zal ook uitleggen hoe snelle technologische ontwikkelingen en andere factoren zoals economische en demografische verschuivingen de evolutie van IWMS en de totstandkoming van smart building-technologie hebben beïnvloed.
