Het oud-Hollandse gezegde 'meten is weten' laat weinig ruimte voor interpretatie. In het tijdperk van ‘the Internet of Things’ meten we meer dan ooit tevoren en dat betekent dat onze kennis toeneemt, toch?
Twee jaar geleden werden de vergaderruimtes op het hoofdkantoor van Planon in Nijmegen uitgerust met sensoren en gekoppeld aan onze eigen softwareoplossing voor flexibel werkplekbeheer. Dit met als doel om de daadwerkelijke bezettingsgraad van vergaderruimtes te kunnen meten en er voor te zorgen dat wanneer een vergaderruimte gereserveerd is, maar mensen niet op komen dagen of voortijdig vertrekken, de reservering wordt geannuleerd of verkort, zodat de ruimte weer vrijkomt voor nieuwe reserveringen.
Als productmanager had ik een gegevensset nodig om te zien wat Planon Connect for Analytics zou kunnen betekenen voor een Facility Manager die beslissingen wil nemen op basis van reële gegevens. Ons eigen reserveringssysteem leek een goede eerste casus.
De bovenstaande grafiek toont een analyse van de werkelijke bezettingsgraad van de vergaderruimtes. Hieruit valt op te maken dat zaal 1.20, op de eerste verdieping, de meest bezette vergaderruimte is.
Dat was nogal een verrassende uitkomst, moet ik zeggen...Zaal 1.20 is namelijk niet echt een fijne vergaderruimte, het heeft geen ramen, bevindt zich vlakbij de kantoorkeuken en is dus lawaaierig en heeft bovendien geen eigen klimaatbeheersysteem, dus het is er vaak te warm of te koud. Dus, de vraag rees, waarom is nou juist deze vergaderruimte het populairst?
Afbeelding 1 locatie vergaderruimte 1.20
Ik heb daarop onze softwareoplossing geraadpleegd om te weten te komen voor hoe lang de vergaderruimtes waren gereserveerd. En wat bleek? Zaal 1.20 stond bijna onderaan in de lijst!
Als ik de bovenstaande grafieken en plattegrond in het kader van ‘meten is weten’ aan onze collega's in Engeland had gegeven, zouden ze niet in staat zijn geweest om hier een verklaring voor te geven. Maar toen ik deze gegevens aan mijn Planon-collega's op de begane grond liet zien, wisten ze allemaal meteen wat er aan de hand was.
- 'In zaal 1.20 worden namelijk veel telefoontjes gepleegd.'
- 'Als ik even rustig met een collega wil overleggen ga ik daar altijd naartoe.'
De eerste verdieping op het hoofdkantoor in Nijmegen is een open kantooromgeving met flexibele werkplekken. Zaal 1.20 heeft glazen wanden en bevindt zich dichtbij de keuken, wat betekent dat er veel mensen langs lopen die meteen kunnen zien of het bezet is of niet. Zaal 1.20 wordt dus vooral gebruikt wanneer er behoefte is aan wat privacy of een rustige omgeving.
Gegevens zijn zinloos als je niet weet wat de context ervan is. Het Integrated Workplace Management System (IWMS) van Planon biedt al veel inzicht in de context, maar het is uiteindelijk de Facility Manager ter plaatse die de gegevens daadwerkelijk kan interpreteren en de juiste conclusies kan trekken. De Facility Manager van Planon heeft inmiddels beloofd dat het nieuwe gebouw op de Planon campus in Nijmegen, dat eind dit jaar zal worden geopend, een betere balans zal hebben tussen de open kantooromgeving en privéwerkruimtes. Met behulp van data zullen we dit voor elkaar krijgen.