De wereldwijde COVID-19-pandemie heeft aan het licht gebracht dat de werkplek zoals we die kenden voor COVD-19, niet per se rekening hield met de gezondheid en veiligheid van de werkplekgebruiker. In de maanden na aanvang van het massale thuiswerken hebben gebouweigenaren, -gebruikers en hun adviseurs dan ook flinke maatregelen getroffen. Niet alleen om de directe zorgen rond COVID-19 te adresseren, maar ook om de werkplek flexibeler en veerkrachtiger te maken met het oog op toekomstige gezondheidscrises. COVID-19 kan helaas niet worden gezien als eenmalig incident. We kunnen de huidige pandemie daarom beter beschouwen als een katalysator voor lange termijnveranderingen in de manier waarop we onze werkplekken gebruiken en onderhouden.
Onlangs lieten Facebook en X hun medewerkers weten dat zij ook na de pandemie grotendeels vanuit huis mogen blijven werken. Met als doel een werkelijk flexibele en veerkrachtige werkplek te creëren, die eenvoudig kan worden aangepast aan de behoeften die zich aandienen tijdens bijvoorbeeld een gezondheidscrisis of een andere noodsituatie op maatschappelijk- of milieugebied. De vraag is: is dit haalbaar en wat zouden de belangrijkste elementen moeten zijn van zo’n strategie?
Op basis van de ervaringen tot nu toe is het duidelijk dat er geen kant-en-klare oplossing bestaat die effectief het hoofd biedt aan besmettingsrisico's op de werkplek. Dit impliceert dat het creëren van flexibele, veerkrachtige en veilige werkplekken een integrale, multidisciplinaire aanpak vergt, die niet alleen is gericht op de gebouwsystemen en -inrichting, maar ook op het gedrag van de mensen die deze gebouwen gebruiken. Onlangs hebben we in de Corporate Real Estate Journal een artikel gepubliceerd (in het Engels) over acht belangrijke elementen van een dergelijke aanpak. Belangrijke elementen in een deze benadering zijn: gedragsondersteuning, klimaatcondities, schoonmaakwerkzaamheden, werkplekinrichting, bedrijfsmiddelenonderhoud, toegangsbeheer, risicoprofielen in de tijd, en informatiemanagement. Twee van deze elementen willen we graag extra toelichten, vanwege de maatschappelijke impact.
Voor de COVID-19-pandemie verwees het begrip gebruikerservaring vooral naar comfort, gemak en community. Na de eerste golf van de pandemie werd dit onmiddellijk teruggebracht naar veiligheid en gezondheid: Maslov bleek wederom gelijk te hebben. Dit betekende in veel gevallen dat maatregelen die voor de pandemie waren genomen om de gebruikerservaring te verbeteren, zoals flexibele werkplekken en gemeenschappelijke ruimten, werden teruggedraaid. Naarmate het belangrijker werd om bezettingsgraden te limiteren en het houden van afstand af te dwingen, moest mensen nieuw gedrag worden aangeleerd. Dit bestond in veel gevallen uit het aanbrengen van borden en andere aanwijzingen in de openbare ruimte. De verplichting om mondmaskers te dragen, handen te wassen en desinfectiemiddel te gebruiken werd het onderwerp van teksten en afbeeldingen aan de muur. Daarnaast zijn desinfecterende gel en hygiënische doekjes inmiddels een vertrouwd gezicht op balies en toonbanken, bedoeld om mensen aan te moedigen hun gedrag te veranderen door producten zichtbaar en eenvoudig toegankelijk te maken. Bij werkplekken en bureaus wordt aangegeven of ze al dan niet mogen worden gebruikt, om te zorgen dat er voldoende afstand wordt gehouden.
Visuele aanwijzingen zijn relatief eenvoudig te organiseren. Omgaan met de angst van medewerkers om op de werkplek in contact te komen met anderen is een stuk lastiger. Deskundigen adviseren werkgevers om snel en met empathie te reageren op de zorgen en persoonlijke omstandigheden van medewerkers, maar de doeltreffendheid van hun reacties verschilt. Het lijkt erop dat het in elk geval belangrijk is om flexibel te zijn: als een medewerker bijvoorbeeld mantelzorger is voor een familielid op leeftijd, is het wellicht het beste om tegemoet te komen aan de wens van deze werknemer om thuis te werken.
Wanneer kantoren (weer) opengaan, blijken er onverwachte gevolgen te zijn van een andere gedragsverandering. Veel medewerkers – en hun werkgevers – maken zich zorgen over de veiligheid van het openbaar vervoer. Het gevolg is dat medewerkers die in het verleden werden aangespoord om het openbaar vervoer te nemen, nu de auto pakken. Wat kan leiden tot overbelaste parkeervoorzieningen. Oplossingen voor dit probleem zijn onder andere het gebruikmaken van reserveringsapps om een parkeerplaats te reserveren – vergelijkbaar met het reserveren van een werkplek of vergaderruimte – en het realtime monitoren van de beschikbaarheid, zodat ongebruikte parkeerplaatsen (bijvoorbeeld doordat iemand niet is komen opdagen) opnieuw kunnen worden toegewezen. Sommige organisaties vragen medewerkers die een vaste parkeerplaats hebben om aan te geven wanneer ze deze niet gebruiken, zodat de betreffende parkeerplaats kan worden opgenomen in de pool met beschikbare parkeerplaatsen.
COVID-19 heeft een directe impact op werkplekinrichting, op een schaal die nog niet eerder is vertoond. Van de ene op de andere dag gingen kantoormedewerkers wereldwijd thuiswerken. Dat was de eerste golf. De tweede golf van impact van COVID-19 op de werkplekinrichting is te zien in de kantoren, waar programma's voor 'terugkeer naar kantoor' worden opgesteld. Waren kantoren voorheen ontworpen om veel medewerkers te kunnen herbergen, met als gevolg dat mensen dicht op elkaar zaten, nu zien we dat de inrichting wordt aangepast op basis van een lagere bezettingsgraad, met maatregelen zoals vaker schoonmaken en het naleven van regelgeving om afstand te houden. Wat zal het lange termijneffect zijn van COVID-19 op de werkplekinrichting, de derde golf? Wellicht moeten we de impact van COVID-19 op de werkplekinrichting op de lange termijn niet overschatten, maar moeten we deze crisis zien als een katalysator voor veranderingen die reeds in gang waren gezet.
Sinds eind jaren negentig hebben de digitalisering van werk, veranderende voorkeuren in de balans tussen werk en privé en wijzigingen in de aard van de werkzaamheden geleid tot veranderingen in de manier waarop we werken. Bedrijven die het Nieuwe Werken al vroeg hadden omarmd (veelal organisaties bestaande uit kenniswerkers) hadden virtueel en thuiswerken al mogelijk gemaakt en werden hiervoor tijdens de COVID-19-crisis beloond. De rest van de wereld overbrugde de kloof razendsnel en in een paar weken tijd waren het virtuele kantoor en werken op afstand gemeengoed. De early adopters zagen in dat voor het kantoor een andere functie is weggelegd. Het kantoor is niet langer een verzameling fulltime werkplekken, maar wordt een ontmoetingsplaats waar medewerkers inspiratie opdoen. In navolging van de early adopters zullen naar verwachting de meeste organisaties anders gaan kijken naar de rol van kantoren, in een wereld waarin werken op afstand een bewezen manier is om risico's te verminderen, die ook nog eens wordt gewaardeerd door medewerkers en mogelijkheden biedt voor aanzienlijke besparingen op het gebied van vastgoed en de kosten en uitstoot die gepaard gaan met woon-werkverkeer.
Recent onderzoek door de MIT Connection Science-groep zegt iets over de aard van de werkplek en de rol van gedistribueerde systemen. Dergelijke systemen zijn flexibeler en robuuster en verdelen invloed en besluitvorming over meerdere belanghebbenden. Gedistribueerde systemen zijn lokaler en meer bottom-up, en door hun aard beter bestand tegen gevaren en rampen. Als we de werkplek, inclusief alle digitale en virtuele componenten, zien als een systeem, zou een gedistribueerde werkplekinrichting de voorkeur kunnen hebben in de economische werkelijkheid na COVID-19.
Het is de vraag of COVID-19 echt nodig was om deze verandering aan te jagen; misschien was elke andere verstoring ook afdoende geweest. Het unieke aan COVID-19 was echter het onmiddellijke verbod op reizen en de terugdringing van de bezetting in kantoren, gecombineerd met een gevoel voor urgentie dat er niet is bij een 'gewone' economische crisis of een abstracter lange termijnrisico zoals klimaatverandering. Het schijnt dat onder hogere managers het aantal COVID-sceptici lager ligt dan het aantal klimaatsceptici.
Zoals we in de inleiding al aangaven, bestaat er geen kant-en-klare oplossing voor het flexibel en veerkrachtig omgaan met vastgoed tijdens COVID-19, of voor het veerkrachtig worden voor een volgende pandemie. Maar wat er nu gebeurt kan voor professionals in vastgoedbeheer en facility management een stimulans zijn om hun strategieën voor werkplekken en veerkracht binnen een breder perspectief te herzien en een integrale en multidisciplinaire benadering te hanteren. Het werkplek-ecosysteem leert snel en biedt nieuw beleid, technologische oplossingen en best practices die veerkracht helpen opbouwen. De echte waarde van het creëren van flexibele en veerkrachtige werkplekken zit echter niet alleen in het ondersteunen van organisaties, zodat ze hun activiteiten kunnen voortzetten bij een volgende COVID-19-golf. Een veerkrachtige werkplek kan ook een katalysator zijn voor een manier van werken die veerkrachtiger en flexibeler is, passend bij een nieuwe generatie kenniswerkers en een meer verbonden, duurzame organisatie die bestand is tegen meer dan alleen een toekomstig virus.
Als u meer wilt weten over het creëren van flexibele en veerkrachtige werkplekken kunt u hier het volledige artikel lezen (enkel beschikbaar in het Engels).
