Voor de meeste CFO’s en financiële teams staan nauwkeurigheid, inzicht en controle centraal in de financiële activiteiten. Toch is er één uitgavenpost die vaak onder de radar blijft: facility- en vastgoedmanagement. Terwijl het een van de grootste kosten op de balans vertegenwoordigt, wordt deze categorie vaak buiten het ERP-systeem beheerd — in losstaande tools of spreadsheets.
Dat lijkt misschien geen direct probleem, totdat het dat wél wordt.
De verborgen impact van facilities en vastgoed op finance
Het beheren van facilities en vastgoed via gefragmenteerde systemen maakt het lastig om een helder beeld te krijgen van de werkelijke situatie. Kosten verdwijnen uit zicht. Leasegegevens zijn moeilijk te volgen. Rapportages zijn handmatig en tijdrovend. En zodra de deadline voor IFRS 16 lease compliance nadert, ontstaat er haast om de juiste cijfers boven water te krijgen.
Dat is niet alleen inefficiënt, het is ook risicovol.
Wat wij zien bij financiële teams:
- Inconsistente rapportages, omdat data niet direct naar het ERP doorstroomt
- Compliance-verplichtingen die veel handmatig werk vergen en foutgevoelig zijn
- Beperkt inzicht in faciliteiten en leases — vaak een van de grootste kostenposten
Deze knelpunten blijven vaak onopgemerkt totdat er iets misgaat: een audit die niet goed verloopt, een gemiste rapportagedeadline, of de realisatie dat u te veel betaalt voor ongebruikte ruimte.
Geïntegreerd vastgoedbeheer als strategisch instrument
SAP en Planon hebben de krachten gebundeld om vastgoed- en facility management onderdeel te maken van uw financiële kernprocessen. Met Planon for SAP S/4HANA® is vastgoeddata niet langer een losse entiteit. Dankzij de ERP vastgoedintegratie is deze informatie volledig opgenomen in uw ERP-omgeving.
Wat dit concreet betekent:
- Leaseboekingen worden realtime bijgewerkt
- Compliance met IFRS 16 of ASC 842 verloopt veel minder handmatig
- U beschikt over één single-source-of-truth, zonder data te hoeven verzamelen uit meerdere systemen
Bovendien krijgt u toegang tot dashboards en analyses waarmee u kosten kunt verlagen, contracten kunt heronderhandelen of ruimtes kunt optimaliseren. Dit niveau van kostenbeheersing op faciliteiten is een essentiële stap vooruit voor financiële besluitvorming.
Oplossingsarchitectuur
Gecombineerde Planon- en SAP-kracht in gezamenlijk ontwikkelde out-of-the-box integratie
Key Planon Functionalities
- Portfolio Management
- Space & Workplace Services Management
- Maintenance Management
- Sustainability Management
SAP Cloud Integration Suite
- Master Data Integration
- One Domain Model for Real Estate
Key SAP functionalities
- Contract & Lease Management
- Real Estate Accounting
- Settlement Processes
Zoals SAP het verwoordt:
“Klanten profiteren van de data die via slimme technologieën naadloos doorstromen in ERP-processen. Dit ontsluit het potentieel van de enorme hoeveelheid vastgoeddata en creëert nieuwe kansen voor optimalisatie en waardecreatie.”
Waarom dit nú belangrijk is
Vastgoed en facilities veranderen in hoog tempo. Veranderende werkomgevingen, stijgende vastgoedprijzen en strengere boekhoudregels maken dit domein complexer — én belangrijker — dan ooit.
Financiële managers wenden zich tot digitale tools zoals lease accounting software om deze complexiteit te beheersen. Tegelijk wordt van Finance verwacht dat zij antwoorden leveren en besparingskansen blootleggen binnen de hele organisatie. Maar dat kan alleen met toegang tot actuele, betrouwbare data binnen systemen die u al gebruikt.
Komt dit bekend voor? Stel u dan de volgende vragen:
- Worden leasekosten accuraat weergegeven in onze financiële rapportages?
- Hoeveel tijd besteedt mijn team aan handmatige vastgoedgerelateerde taken?
- Kunnen we risico’s beperken of besparingen realiseren met beter inzicht?
Financieel gedreven digitale transformatie
Wanneer vastgoedbeheer wordt geïntegreerd in uw financiële processen, gaat het niet langer alleen over het “aanhouden van gebouwen”. Het wordt een hefboom voor betere prestaties, naleving van regelgeving en effectieve kostensturing — cruciaal voor een moderne vastgoed-finance-strategie.
Met Planon en SAP krijgen financiële teams de tools in handen om vastgoed net als ieder ander strategisch bedrijfsmiddel te beheren: duidelijk, efficiënt en volledig afgestemd op de bredere bedrijfsdoelen.
Meer weten?
Ontdek hoe Planon for SAP S/4HANA® u helpt bij uw financiële transformatie, beter vastgoedbeheer mogelijk maakt en langdurige waarde creëert.