Ook al lijkt het lang geleden, de ‘intelligente lock-down’ in Nederland werd pas vier maanden geleden een feit. In die periode hebben landen wereldwijd hun maatschappij op verschillende manieren op slot gedaan. Voor velen van ons hield dit in dat we niet meer mochten werken op onze bedrijfslocatie. Plotseling moesten we nieuwe routines bedenken om ons werk te doen en effectief samen te werken met collega’s, terwijl we tegelijkertijd voor familieleden moesten zorgen en als huiswerkbegeleider moesten optreden. Allemaal vanuit huis, op dezelfde vierkante meters. Dat was een totaal onverwacht begin van het ‘Nieuwe Normaal’.
Het is positief om te zien dat verschillende sectoren langzaam hun deuren openen en medewerkers stap voor stap kunnen terugkeren naar hun werkplek. We hebben gemerkt dat vastgoed- en facility managementteams tijdens de lock-down onmisbaar waren, omdat ze belangrijke bedrijfsactiviteiten op gang hielden en ervoor zorgden dat gebouwen die wel toegankelijk waren, veilig bleven en gesloten gebouwen goed werden onderhouden. Nu zien we dat diezelfde teams een essentiële rol spelen in het vormgeven van een strategie om medewerkers te laten terugkeren naar de werkomgeving. Om de Planon-community hierin te ondersteunen, heeft Planon een flink aantal use cases (de teller staat inmiddels op 50!) gedefinieerd binnen de volgende processen:
- Bezoekersregistratie
- Toegangsbeheer
- Reserveringen
- Ruimte- en werkplekbeheer
- Schoonmaakbeheer
- Bewaking van de binnenluchtkwaliteit
- Beheer van serviceaanvragen
- Voorraadbeheer
- Ondersteuning voor thuiswerken
Na de lancering van deze use cases hebben we een aantal zeer nuttige ronde tafel-sessies gehad met onze wereldwijde gebruikers-community. De feedback die we tijdens deze sessies hebben ontvangen heeft ons geholpen om de eerste reeks use cases nog verder aan te scherpen. Ik wil deze inzichten graag met u delen en vat daarom in deze blog samen wat we sinds de lancering hebben geleerd en welke aangescherpte en nieuwe use cases er inmiddels beschikbaar zijn.
Feedback en ’lessons learned’
De ervaringen tot nu toe – zowel op eigen Planon-kantoren als ervaringen van klanten – hebben geleid tot een aangescherpt inzicht voor wat betreft het voorbereiden van een veilige en gecontroleerde terugkeer naar de werkplek, met inachtneming van alle COVID-19-maatregelen. Ik deel graag vier inzichten met u.
Ten eerste blijkt dat ‘vertrouwen’ als meest belangrijk wordt ervaren. Mensen zijn pas bereid terug te keren naar hun werkplek wanneer zij vertrouwen hebben in de maatregelen die zijn genomen. Het is daarom van belang dat de ingevoerde maatregelen en oplossingen snel kunnen worden gerealiseerd, gemakkelijk in gebruik zijn en niet als micromanagement worden gezien.
Zo hebben we gemerkt dat veel facility managementteams het gedetailleerd bijhouden van de bezettingsgraad per verdieping als micromanagement ervaren. In plaats daarvan moet de focus liggen op de toegang tot het gehele gebouw: inzicht in wie wanneer in een gebouw aanwezig is. Wanneer mensen eenmaal binnen zijn, vertrouwen organisaties op het gezonde verstand en verantwoordelijkheidsgevoel van mensen om zich aan de regels voor social distancing te houden.
Een andere interessante bevinding betrof de hoeveelheid benodigde werkplekken. Terwijl we bij Planon dachten dat organisaties specifieke bureaus zouden willen toekennen, zien we in de realiteit dat het meer draait om het plannen van de hoeveelheid beschikbare werkplekken in het algemeen. Bijvoorbeeld, het maximumaantal mensen dat dagelijks op kantoor aanwezig mag zijn, is verdeeld in verschillende groepen (medewerkers, bezoekers, service providers). In de praktijk betekent dit dat werkplekgebruikers een plek reserveren om aanwezig te mogen zijn, en niet zozeer van tevoren een specifiek bureau claimen. Wanneer ze eenmaal in het gebouw zijn, kiezen ze een beschikbare werkplek en moeten ze inchecken om aan te geven dat de werkplek in gebruik is (geweest).
Dit houdt ook verband met het onderwerp ‘kostenreductie’ dat terugkeert op de managementagenda, vooral met betrekking tot schoonmaken. De reactie aan het begin van de pandemie kwam voornamelijk voort uit emotie (alles blijven schoonmaken!), terwijl organisaties daar nu wat rationeler naar kijken en overwegen alleen schoon dat te maken wat ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Dit bespaart kosten. Deze aanpak werkt echter alleen als je weet wat je moet schoonmaken, en daarvoor moeten mensen aangeven welke werkplek ze hebben gebruikt. En daar ontstaat een paradox: mensen vinden het niet altijd prettig om aan te geven waar ze zijn geweest, maar voor doelgericht en efficiënt schoonmaken moeten de facility managementteams dit wel weten.
Een andere uitdaging is het gebruik van het bedrijfsrestaurant. Moeten deze voorzieningen weer worden geopend, en zo ja, moeten mensen dan van tevoren reserveren om hier gebruik van te kunnen maken? En moeten bezetting en gebruik dan worden gemonitord? Het antwoord vinden op dit soort vragen is voor veel organisaties een behoorlijke uitdaging. Daarnaast wordt de besluitvorming rond dit onderwerp beïnvloed door regionale aspecten en gezondheidsvoorschriften. Zo is het op bepaalde plaatsen in de wereld verboden zelf je lunch mee te nemen, terwijl het elders juist actief wordt aangemoedigd.
Sharing is caring: een tweede reeks use cases van Planon
De gesprekken die we met onze gebruikers-community hebben gevoerd over de use cases als reactie op een pandemie, hebben ons geïnspireerd, dankzij de oplossingen en ideeën die klanten met ons deelden. Dit heeft ons ertoe bewogen een verbeterde versie van de use cases te ontwikkelen.
Deze vernieuwde reeks use cases bevat verbeterde en minder ingewikkelde configuraties. Daarnaast hebben we ervoor gezorgd dat elementen die verband houden met naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) extra aandacht hebben gekregen. Dit vergemakkelijkt de implementatie en verhoogt de acceptatie en bruikbaarheid van de use cases. Ook hebben we bestaande use cases uitgebreid en nieuwe toegevoegd voor de processen Lease Accounting, Planned Preventative Maintenance en Outbreak Control Management. Als u graag meer wilt weten over de beschikbare use cases kunt u hier de samenvatting downloaden, waarin u een overzicht van de use cases aantreft.
Het spreekt voor zich dat we deze use cases verder blijven ontwikkelen, zodat ze up-to-date blijven en steeds zijn afgestemd op de behoeften en verwachtingen van onze klanten. We nodigen u ook van harte uit om uw gedachten en ervaringen met ons te delen. Delen wat wel en niet werkt in deze tijd, kan eraan bijdragen dat we ons thuiskantoor weer achter ons kunnen laten en op onze vertrouwde werkplek kunnen werken.
